Головна Усі консультації Праця та соціальний захист Трудові відносини

ФОП - «єдинник» вперше працевлаштовує працівників: які слід вести кадрові документи?

Фізособа - підприємець, платник ІІ групи ЄП, вперше працевлаштовує працівників. Які слід вести кадрові документи? Чи потрібно вести Табель обліку робочого часу і яка його форма? Які утримання із зарплати та нарахування на зарплату? Коли та які звіти подавати за наявності найманих працівників?

Ведення кадрової документації у ФОПа на найманих працівників відбувається майже аналогічно, які у юридичної особи. Та є одна відмінність: юрособи не зобов’язані укладати трудовий договір з працівником у письмовй формі, а ФОПи зобов’язані.

Почнемо з початку.

 

Укладення трудового договору та подання повідомлення про прийняття працівника до ДФС

Трудовий договір укладається, як правило, в письмовій формі. Додержання письмової форми є обов'язковим при укладенні трудового договору ФОПа з найманим працівником (ст. 24 КЗпП).

При укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати паспорт або інший документ, який посвідчує особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством, - також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я та інші документи.

Працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу, та повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому КМУ.

Повідомлення про прийняття працівника на роботу подається власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом (особою) чи фізичною особою до територіальних органів ДФС за місцем обліку їх як платника ЄСВ за формою згідно з додатком до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором одним із таких способів:

  • засобами електронного зв'язку з використанням електронного цифрового підпису відповідальних осіб відповідно до вимог законодавства у сфері електронного документообігу та електронного підпису;
  • на паперових носіях разом з копією в електронній формі;
  • на паперових носіях, якщо трудові договори укладено не більше ніж із п'ятьма особами.

Бланк можна переглянути тут, а зразок заповнення - тут>>

 

Утримання та нарахування ЄСВ

Звіт з ЄСВ 

Cтрахувальники - роботодавці та інші особи, які відповідно до Закону про ЄСВ зобов’язані сплачувати ЄСВ. Розмір ЄСВ  для кожної категорії платників визначається ст. 8 Закону про ЄСВ.

Частиною 1 ст. 7 Закону про ЄСВ визначено, що платники ЄСВ,  які є роботодавцями, нараховують ЄСВ на суми нарахованої кожній застрахованій особі заробітної плати за видами виплат, що включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі у натуральній формі, що визначаються відповідно до Закону «Про оплату праці».

ЄСВ  для платників, зазначених у ст. 4 Закону про ЄСВ, встановлюється у розмірі 22% до визначеної ст. 7 Закону про ЄСВ бази нарахування ЄСВ (ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ).

 

Строк сплати 

Відповідно до ч. 8 ст. 9 Закону про ЄСВ платники ЄСВ  – роботодавці зобов’язані сплачувати ЄСВ, нарахований за календарний місяць, не пізніше 20 числа наступного місяця, крім гірничих підприємств, які зобов’язані сплачувати ЄСВ, нарахований за календарний місяць, не пізніше 28 числа наступного місяця.

Порядок нарахування і сплати ЄВ затверджено наказом Мінфіну №449.

Згідно з п. 11 розд. ІV Інструкції №449 у разі, якщо останній день строків сплати ЄСВ, зазначених у Інструкції №449, припадає на вихідний або святковий день, останнім днем таких строків сплати ЄВ вважається перший робочий день, що настає за вихідним або святковим днем.

 

Подання 

Звіт з ЄСВ подається протягом 20 днів після звітного місяця. Відповідно до п. 65.1 ПКУ взяття на облік фізичної особи – підприємця  у контролюючих органах здійснюється за податковою адресою на підставі відомостей з Єдиного державного реєстру юросіб, фізосіб – підприємців та громадських формувань (далі – ЄДР), наданих державним реєстратором згідно із Законом №755.

Усе про зарплату і кадри
у вашій поштовій скриньці!

Нова тематична розсилка від редакції. Ви точно нічого не пропустите

Підписатись

Хочете подивитись, як це виглядає?

Податковою адресою платника податку – фізичної особи визначається місце її проживання, за яким вона береться на облік як платник податків у контролюючому органі (абз. 2 п. 45.1 ПКУ).

Згідно з абз. 3 п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону про ЄСВ платниками ЄСВ є ФОП, зокрема, ті, які використовують працю інших осіб на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством про працю, чи за цивільно-правовим договором (крім цивільно-правового договору, укладеного з ФОП, якщо виконувані роботи (надавані послуги) відповідають видам діяльності, відповідно до відомостей з ЄДР).

Платник ЄСВ зобов’язаний подавати звітність та сплачувати до контролюючого органу за основним місцем обліку платника ЄСВ у строки, порядку та за формою, встановленими центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну податкову і митну політику, за погодженням з Пенсійним фондом України та фондами загальнообов’язкового державного соціального страхування (п. 4 ч. 2 ст. 6 Закону про ЄСВ).

Отже, ФОП, який використовує працю найманих осіб, сплачує та подає звітність з ЄСВ за своїм місцем реєстрації, незалежно від територіального розташування робочих місць найманих працівників.

Бланк звіту з ЄСВ можна переглянути тут>> 

 

ПДФО та звіт за ф. №1ДФ

Під час нарахування доходів у формі заробітної плати база оподаткування ПДФО визначається як нарахована заробітна плата, зменшена на суми страхових внесків, а також на суму податкової соціальної пільги за її наявності, передбачених п. 164.6 ПКУ, але без зменшення на суму ЄСВ. При цьому, доходи у вигляді заробітної плати оподатковуються за ставкою 18%.

Відповідно до пп. «б» п. 176.2 та пп. 49.18.2 ПКУ, особи, які відповідно до ПКУ мають статус податкових агентів, зобов’язані подавати протягом 40 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного (податкового) кварталу, податковий розрахунок суми доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, а також суми утриманого з них податку до контролюючого органу за місцем свого обліку.

Даний звіт подається за місцем обліку ФОПа. 

 

Військовий збір: утримання та відображення

Ставка військового збору становить 1,5% об’єкта оподаткування, визначеного пп. 1.2 п. 16-1 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ (пп. 1.3 п. 16 - 1 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).

Порядок нарахування, утримання та сплати (перерахування) ПДФО і військового збору до бюджету здійснюються у порядку, встановленому ст. 168 ПКУ.

Відображається утриманий військовий збір у розділі ІІ ф. №1ДФ, зокрема: у рядку «Військовий збір» загальна сума нарахованого доходу, загальна сума виплаченого доходу, загальна сума нарахованого військового збору та загальна сума перерахованого до бюджету військового збору відображаються у грошовій формі, вираженій у національній валюті (у гривнях з копійками). Відомості про фізичну особу - платника податку, якій нараховані доходи, з яких утримується військовийзбір, не зазначаються.

Бланк можна переглянути тут, а зразок заповнення - тут>>

 

Кадрова документація у ФОПа

1) Працівник пише заяву про прийом на роботу;

2) ФОП видає розпорядження (наказ) про прийом працівника;

3) Між ФОПом та працівником укладається письмовий трудовий договір;

4) Заповнюється трудова книжка працівника;

5) Ведеться особова картка працівника.

6) Заповнюється табель обліку робочого часу.

ФОП, як і юрособи, повинні вести усю кадрову документацію щодо найманих працівників.  На цьому наполягає не лише Держпраці, а й інші органи державної влади (зокрема, Держкомпідприємництва у листах від 18.02.2011 р. №1751 та від 24.02.2011 р. №1875).

Єдиним документом, щодо якого й досі тривають дискусії, це штатний розпис. Більшість юристів схиляється до думки, що ФОПу він не потрібен, оскільки підприємець як фізособа, не має організаційної структури, і у нього не може бути відділів чи структурних підрозділів.

Однак Мінсоцполітики так не вважає. У листі від 21.11.2016 р. №5907/0/10-16/06 зазначалося, що складання штатного розпису є необхідним у роботі з персоналом. І ця необхідність стосується й підприємців. Адже саме на підставі штатного розпису приймаються рішення, зокрема, про прийняття, переведення працівників на іншу роботу, встановлення посадового окладу, тарифної ставки (окладу) конкретному працівникові. Наявність штатного розпису є гарантією забезпечення прав працівників на працю, захист від незаконного звільнення та оплату праці. 

Докладно про кадрову документацію читайте тут>>

Доступ до повного тексту цієї консультації можливий лише для передплатників електронного або паперового «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.

Або оформіть передплату, перейшовши за посиланням;  вартість мінімального пакету «Мій асистент» становить лише 36 грн на місяць.

Дякуємо за розуміння.

Автор:
Галина Казначей
Джерело
«Дебет-Кредит»
Рубрика:
Праця та соціальний захист / Трудові відносини
Теги:
1-ДФ , 2 група ЄП , Єдиний податок , Єдиний соціальний внесок , Звітність , ПДФО , Підприємці , Податок на прибуток , Трудові відносини , Договір

Коментарі: 3

Новини по темі

Консультації по темі