Виправлення помилкової виплати зарплати без сплати податків працівнику критично важливого підприємства

Помилкова виплата коштів із призначенням "Зарплата" без одночасної сплати податків є критичним порушенням податкового законодавства (ст. 168 ПКУ), оскільки банк зобов’язаний приймати розрахункові документи на виплату доходу лише за умови одночасного подання платіжних інструкцій на сплату податків.

Для виправлення ситуації найбезпечнішим шляхом є документальне оформлення помилкового переказу з подальшим поверненням коштів та їх правильною виплатою (із перерахуванням податків). Варіанти «заміни» виплати на добові або матеріальну допомогу містять високі ризики при перевірці через наявність банківського запису з призначенням «Зарплата».

Обидва запропоновані (а та б) є ризикованими. Оскільки в банківській виписці вже зафіксовано призначення «Зарплата за лютий 2026 року», податкові органи під час перевірки розцінять це як виплату доходу без сплати податків у момент виплати, що є порушенням пп. 168.1.2 ПКУ.

Аналіз варіантів виправлення через касу

Варіант "а". Перекваліфікація у "добові"

Виплата добових має здійснюватися на підставі наказу про відрядження. Якщо працівник фактично не перебував у відрядженні, оформлення такої виплати є фіктивним. Згідно з пп. 170.9 ПКУ, добові не оподатковуються лише в межах граничних норм та за наявності підтвердних документів.

Ризик: При перевірці ДПС легко виявить відсутність зв'язку між виплатою та реальною виробничою необхідністю. Якщо відрядження не було, сума 4000,00 грн буде визнана додатковим благом із нарахуванням податків, штрафів та пені.

Варіант "б". Перекваліфікація у "разову матеріальну допомогу"

Відповідно до пп. 170.7.3 ПКУ, не оподатковується сума нецільової благодійної допомоги, яка сукупно за рік не перевищує граничний розмір доходу (у 2026 році цей поріг залежить від прожиткового мінімуму, встановленого на 1 січня).

Ризик: Суперечність між банківським документом («Зарплата») та касовим ордером («Матдопомога»). При перевірці податкова надасть пріоритет банківській виписці як беззаперечному факту виплати доходу, що належить до фонду оплати праці.

Головна проблема обох варіантів (а і б) полягає в призначенні початкового банківського платежу. У виписці банку вже зафіксовано "Зарплата". Повернення коштів у касу як "помилково отриманих" знімає питання заборгованості працівника перед підприємством, але не скасовує факт здійснення банківської операції з порушенням регламенту сплати податків при виплаті зарплати.

Ризик для статусу «критичності» 

Для підприємств, що мають статус критично важливих, відсутність заборгованості зі сплати податків та зборів є обов'язковою умовою. Несплата податків у момент виплати зарплати створює технічну недоїмку (навіть якщо «перекрити» її іншою операцією), що може бути виявлено під час звірки або перевірки та стати підставою для втрати статусу.

Ризики порушення податкового законодавства

Оскільки кошти пішли з призначенням "Зарплата", контролюючі органи трактуватимуть це як виплату доходу без утримання податків. Згідно зі ст. 124 ПКУ, за несплату або несвоєчасну сплату податків під час виплати доходу нарахуються:

• Штраф у розмірі 5% та 10% від суми податкового зобов'язання та залежно від кількості календарних днів затримки;
• Пеня за кожен день прострочення;
• Адміністративна відповідальність на посадових осіб (ст. 163-4 КУпАП).

Отже, для підприємства, що має статус критичного, наявність податкового боргу або зафіксованих порушень може стати підставою для перегляду такого статусу.

Алгоритм правильного виправлення (без порушень)

Найбільш безпечним шляхом (щоб мінімізувати ризики) є визнання платежу помилковим та сплата податків, що відповідають сумі "чистої" виплати Рекомендуємо діяти через процедуру виправлення помилкового платежу:

1. Документування помилки

Скласти акт про технічну/лічильну помилку або бухгалтерську довідку, де зазначити, що платіж від 16.03.2026 на суму 4000 грн був здійснений помилково (наприклад, через збій у програмі або помилку операціоніста).

2. Повернення коштів

Працівник повертає кошти в касу або на рахунок із призначенням: «Повернення помилково отриманих коштів згідно з актом №... від...». Згідно зі ст. 1212 ЦКУ, безпідставно набуті кошти мають бути повернуті.

3.  Повторна (правильна) виплата

Виплатити працівнику належну суму зарплати через банк, одночасно сплативши: ПДФО (18%), Військовий збір (5%) та нарахувавши ЄСВ — 22%.

4.  Звітність

У додатку 4ДФ та Додатку 1 єдиної звітності відобразити нарахування та виплату зарплати у загальному порядку. Оскільки повернення та правильна виплата відбулися в одному місяці, у звітності не буде неточностей, якщо бухгалтер встигне сплатити податки до кінця звітного періоду.

Звертаємо увагу, якщо бухгалтером вже проведено операцію через «добові» або «матдопомогу», найкраще — анулювати ці касові операції (якщо це ще можливо в межах одного дня) і провести повернення саме як помилково отриманих коштів. Це єдина законна підстава, яка пояснює, чому з виплати з призначенням «Зарплата» не були сплачені податки.

Висновки

• Запропоновані варіанти (а та б) є ризикованими, оскільки вони не змінюють первинне призначення платежу в банківській системі ("Зарплата");
• Податкова при звірці виписок банку та звітів (Додаток 4ДФ) побачить розбіжність;
• Для збереження статусу критичності найкраще оформити повернення коштів як помилкових та, якщо виплата дійсно була потрібна, провести її повторно з дотриманням усіх правил оподаткування.