Перехідні лікарняні у додатку 1 єдиної звітності

Розрахунок лікарняних

Керуючись пп. 25 – 27 Порядку №1266, розрахунковим періодом, за який обчислюється середня заробітна плата, за основним місцем роботи застрахованої особи, що передують місяцю, в якому настав страховий випадок, є:

• 12 календарних місяців перебування у трудових відносинах (з першого до першого числа);
• менше 12 календарних місяців - фактично відпрацьовані календарні місяці (з першого до першого числа);
• менше ніж календарний місяць - фактично відпрацьований час (календарні дні). 

Оскільки працівник, який захворів у лютому 2024 р., та за умови, що він працює на підприємстві більше року, то розрахунковий період для обчисленні лікарняних буде лютий 2023 – січень 2024 рр.

Розрахунок проводиться за нормами Порядку №1266 – за визначений розрахунковий період підсумовується заробітна плата працівника, на яку нараховано ЄСВ (п. 3 Порядку №1266).  

Нагадаємо: виплати, що входять до фонду оплати праці – це основна та додаткова заробітна плата, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, на які нараховуються ЄСВ. Всі ці виплати включаються до розрахунку у тому місяці, у якому їх було нараховано. І оскільки ці виплати включаються в розрахунок лікарняних, відповідно і дні, на які припадають дані виплати, включаються у розрахунковий період. 

Звертаємо увагу, що з розрахункового періоду виключатимуться тільки дні, невідпрацьовані з поважних причин, вичерпний перелік яких зазначено в п. 3 Порядку №1266.

Підсумовану зарплату за визначений розрахунковий період ділимо на кількість календарних днів у розрахунковому періоді, і отримуємо середню зарплату. При цьому потрібно врахувати розмір страхового стажу  працівника, визначений ст. 17 Закону №1105, помноживши середню зарплату на відповідний відсоток в залежності від стажу. Отриманий результат потрібно окремо помножити на кількість календарних днів тимчасової непрацездатності:

• на перші 5 к.д. за рахунок роботодавця, що припали на лютий;
• дні, починаючи з 6 к.д. за рахунок ПФУ (4 к.д.), що припали на лютий;
• на решту 5 к.д. за рахунок ПФУ, що припали на березень.

Відображення в додатку 1 єдиної звітності

Нараховані лікарняні відображають у додатку 1 єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ у тому місяці, в якому роботодавець їх фактично нарахував у бухгалтерському обліку. У графі 8 зазначається код застрахованої особи «29» — якщо хворів працівник, у якого ставка ЄСВ 22%, або «36» — якщо хворів працівник з інвалідністю та у якого ставка ЄСВ 8,41%.

Суму лікарняних відображають у додатку 1 звітності окремо від інших виплат із розподілом за місяцями, на дні яких припадає період тимчасової непрацездатності та за які нараховано лікарняні. У графі 10 зазначають місяць та рік, на який припадає період тимчасової непрацездатності, а у графі 12 — кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які припали на відповідний місяць. Iнші графи, де відображені лікарняні за рядками, заповнюють в загальному порядку.

Звертаємо увагу, що графу 14 (кількість календарних днів у трудових відносинах) за рядком з сумою лікарняних заповнюють лише тоді, коли зарплата у звітному місяці працівникові не нараховувалася. Якщо зарплата працівникові нараховувалася, то графа 14 заповнюються в рядку, в якому відображається нарахована заробітна плата.

Тож за працівником, який хворів з 21.02.2024 по 05.03.2024 р., відображення нарахованих йому лікарняних проводиться у березні І кварталу 2024 р. У додатку 1 єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ за лютий буде тільки нарахована зарплата.

Таким чином, перехідні лікарняні повністю будуть відображені у додатку 1 за березень (за місяць нарахування) І кварталу 2023 р., з таким розподілом по рядках:

І-рядок – зарплата за березень 2024 р.:

• у графі 8 – код застрахованої особи «1» (або «2»);
• у графі 10 — місяць та рік, на який нараховано зарплата: 032024;
• у графі 14 — кількість календарних днів у трудових відносинах «31»;
• у графах 16 та 17 — вся сума нарахованої зарплати;
• у графі 20 — сума ЄСВ, нараховану на суму зарплати.

Iнші графи заповнюють у загальному порядку.

ІІ-рядок – лікарняні, що припадають на дні лютого 2024 р.:

• у графі 8 — код застрахованої особи «29» (або «36»);
• у графі 10 — місяць та рік, на який припадає період тимчасової непрацездатності: 022024;
• у графі 12 — кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які припали на наведений у графі 10 місяць (в даному випадку 9 к.днів);
• у графах 16 та 17 — вказується сума нарахованих лікарняних за лютий;
• у графі 20 — сума ЄСВ, нарахована на суму лікарняних.

Iнші графи заповнюють у загальному порядку.

ІІІ-рядок відображаються лікарняні за травень 2023 р.:

• у графі 8 — код застрахованої особи «29» (або «36»);
• у графі 10 — місяць та рік, на який припадає період тимчасової непрацездатності: 032024;
• у графі 12 — кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які припали на наведений у графі 10 місяць (в даному випадку 5 к.днів);
• у графах 16 та 17 — суму нарахованих лікарняних за березень;
• у графі 20 — суму ЄСВ, нараховану на суму березневих лікарняних.

Iнші графи заповнюють у загальному порядку.

Також потрібно буде проконтролювати, чи сплачено кожного місяця мінімальний внесок з ЄСВ і чи не потрібно його донараховувати/сплачувати та відображати з КТН «13» у графі 09. 

Лікарняні у додатку 4ДФ єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ відображають одним рядком із зарплатою за ознакою доходу «101», тому що ПКУ для потреб оподаткування лікарняних відносить їх до зарплати (пп. 169.4.1 ПКУ).

Тож якщо лікарняні виплачують у встановлені строки в місяці, наступному за місяцем нарахування, то суму лікарняних та суму сплачених ПДФО і ВЗ у додатку 4ДФ відображають у тому звітному періоді, до якого входить місяць нарахування лікарняних (пп. 4 розділу IV Порядку №4).