Як простити борг працівнику за неповернутими авансом та відпускними?

Борг за відпускними за дні незаробленої відпустки

Відповідно до пп. 2 ч. 2 ст. 127 КЗпП при звільненні працівника до закінчення робочого року, в рахунок якого він уже отримав відпустку повної тривалості, для покриття його заборгованості роботодавець проводить відрахування із зарплати за дні відпустки, що були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року.

Тобто при проведенні остаточного розрахунку із працівником роботодавець має право утримати із зарплати працівника суму відпускних за дні відпустки, надані «наперед». Але відрахування за ці дні не провадиться, якщо працівник звільняється з підстав, зазначених у пп. 3, 5, 6 ст. 36 і пп. 1, 2, 5 ст. 40 КЗпП.

Відрахування із заробітної плати працівників для покриття заборгованості перед підприємством здійснюється за наказом керівника з урахуванням обмежень встановлених ч. 1 ст. 128 КЗпП.

Якщо коштів для погашення боргу недостатньо, то решту працівник:

• може внести або в касу підприємства, або на поточний рахунок підприємства; 
• можна подати позов до суду про стягнення боргу (це можна зробити протягом одного року з дня виникнення права (ч. 3 ст. 233 КЗпП);
• або простити борг.

У ситуації, що розглядається, роботодавець має намір простити борг працівнику. Тож, якщо ці суми будуть «прощені» працівнику, то проводити перерахунок ПДФО, ВЗ та ЄСВ не потрібно. 

Таким чином, прощена сума так і залишається виплаченою сумою відпускних, яка вже була оподаткована при нарахуванні та виплаті. Рішення про неутримання з працівника такої суми слід зазначити в наказі керівника.

Приклад. Працівнику була виплачена наперед відпустка за робочий рік з 04.09.2022 р. по 03.09.2023 р. в сумі 1500,00 грн. 01.06.2023 р. він звільняється. Цей борг підприємство простило працівнику. 

В обліку прощення роботодавцем боргу працівнику відображається так як показано в таблиці.

 Таблиця

Борг за неповернутим авансом

Відповідно до п. 1 ч. 2 ст. 127 КЗпП відрахування із заробітної плати працівника для покриття його заборгованості перед підприємством провадитись за наказом (розпорядженням) роботодавця, зокрема для погашення невитраченого і своєчасно не поверненого авансу, виданого на службове відрядження або на господарські потреби, якщо працівник не оспорює підстав і розміру відрахування. Але наказ про відрахування повинен бути виданий не пізніше одного місяця з дня закінчення строку, встановленого для повернення авансу.

Але не завжди все можна встигнути зробити вчасно.

Нагадаємо, що до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу включається сума видана працівнику під звіт та не повернута у встановлені строки, розмір якої обчислюється відповідно до пп. 170.9 ПКУ (пп. 164.2.11 ПКУ).

Тобто, із цієї суми за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) підзвітної особи за відповідний місяць, якщо не було утримано вчасно, потрібно утримати ПДФО з застосуванням натурального коефіцієнта (1,219512) за ставкою 18% та військовий збір — 1,5%. При цьому працівник усе одно зобов’язаний повернути кошти, які належать підприємству.

Обов’язок утримати податок, нарахований на суму такого перевищення, покладається на роботодавця: 

• за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку за відповідний місяць;
• у разі недостатності суми доходу – за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.

Але розглядається інша ситуація, коли працівник не повернув/ не має наміру повертати витрачені кошти та звільнився, а роботодавець бажає простити такий борг.

Знаємо, що сума податку утримується за рахунок останньої виплати оподатковуваного доходу під час проведення остаточного розрахунку. А у разі недостатності суми такого доходу непогашена частина податку включається до податкового зобов'язання платника податку за наслідками звітного (податкового) року. Тобто, якщо при звільненні працівнику нарахували зарплату та суму остаточного розрахунку, то утримати з неї нараховані з суми боргу ПДФО та ВЗ можна без обмежень. 

А ось суму боргу при цьому (без заяви працівника) можна відрахувати в межах, що не перевищує 20% від такої зарплати після утримання з неї податків і то, за наказом керівника, якщо з моменту його отримання не пройшло одного місяця. А оскільки роботодавцю не хочеться йти до суду, то працівник може лише внести суму в касу або на поточний рахунок підприємства добровільно.

Незважаючи на те, поверне працівник борг чи ні, через те, що він не повернув підзвітні кошти вчасно, вони є оподаткованим доходом працівника. 

Тому роботодавець утримує ПДФО та ВЗ з такого доходу в місяці виникнення такого доходу (якщо дохід виник у місяці звільнення – то у місяці звільнення). 

Якщо доходу не вистачило на утримання податків – різниця утримується з працівника в наступних місяцях, проте проводка робиться одразу на всю суму ПДФО та ВЗ: Д-т 66 К-т 64. Відповідно, якщо доходу не вистачить, виникне дебітове сальдо – заборгованість працівника, яка погашатиметься у наступних звітних періодах. Але сплатити такі ПДФО та ВЗ треба одразу, в повному обсязі показати в додатку 4ДФ єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ. 

Якщо працівник звільняється, різницю він сплачує вже сам!

Наприклад, сума до виплати становить 1500,00 грн, а утримати треба 1536,58 грн. ПДФО та 105,0 грн. ВЗ. Роботодавець утримує лише 1500,00 грн. 

Тобто у роботодавця не виникає дебітове сальдо за розрахунками із працівником за податками – він утримує ПДФО та ВЗ в межах доходу при звільненні. А працівник має подати за рік, у якому виник дохід, декларацію про доходи, у якій зазначити решта суми ПДФО та ВЗ (в нашому прикладі 141,58 грн), які сплатить самостійно. Щоб він знав про ці суми, роботодавець зобов’язаний надати йому розрахунковий лист (повідомлення про суми, які належать йому до виплати), у якому зазначити усі ці розрахунки та суми боргів з ПДФО та ВЗ. 

Згідно з Довідником ознак доходу суми коштів, отримані працівником на відрядження aбо під звіт, в тoму числі надміру витрачені тa не повернуті у встановлені законодавствoм строки (пп. 164.2.11 та пп. 165.1.11 ПКУ) відображаються у додатку 4ДФ за ознакою доходу 118.

Отже, вся сума коштів, виданих на відрядження або під звіт і яка не була повернута працівником при звільненні, відображається у графах 3 та 3а з ознакою доходу 118. У графі 4 та 4а необхідно показати лише суму податку, що фактично була утримана і сплачена, тобто сума податку за вирахунком суми зобов’язання, яку працівник включає до податкового зобов'язання за наслідками звітного (податкового) року (яка не могла бути утримана з неї в зв’язку з недостатністю суми доходу при звільненні). У графах 5 та 5а - суму утриманого та нарахованого військового збору вказувати ту, яка фактично була отримана з доходу працівника.

Тепер у підприємства виникла дебіторська заборгованість. 

У бухгалтерському обліку таку дебіторську заборгованість можна бути списати тоді, коли вона буде визнана безнадійною, тобто безнадійна дебіторська заборгованість визначається тоді, якщо існує впевненість про її неповернення боржником або за якою минув строк позивної давності, відповідно до П(С)БО 10.

Якщо підприємство впевнене у тому, що працівник не буде повертати борг і вирішило простити йому цей борг, заборгованість можна списати з бухобліку на дату прийняття такого рішення, не чекаючи спливу строку позовної давності. Якщо підприємство не коригує фінрезультат, то з метою оподаткування воно не збільшує фінрезультат на суму такої заборгованості.

У тому випадку, коли підприємство зобов’язане коригувати фінрезультат, воно повинне зважати на пп. 14.1.11 ПКУ, за яким безнадійна заборгованість - це заборгованість, що відповідає одній з таких ознак, зокрема заборгованість за зобов’язаннями, щодо яких минув строк позовної давності.

Отже, в бухобліку можна списати заборгованість працівника на дату прийняття рішення про прощення або дочекатись спливу строку позовної давності. Ті платники, які коригують фінрезультат,  також враховують норми пп. 139.2 ПКУ і зменшують фінрезультат тільки після спливу строку позовної давності.

Списання заборгованості за виданими та неповернутими авансами здійснюється записами:

• Дт 944 Кт 372 - списання на витрати суми прощеного боргу;
• Дт 791 Кт 944 - віднесено на фінансовий результат витрати від списання боргу.