Особливості оформлення роз'їзного характеру робіт на підприємстві

Документальне оформлення 

Для належного врегулювання роз'їзного характеру роботи доцільно мати колективний договір із прописаним у ньому переліком посад і робіт, що мають роз'їзний характер і за які встановлюються відповідні надбавки. Замість колективного договору це може бути встановлено в трудовому договорі (окремому документі, підписаному з кожним таким працівником) та/або зафіксовано в наказі про прийняття на роботу (що є обов'язковим письмовим оформленням трудового договору).

Зазначаючи «та/або», маємо на увазі, що, незважаючи на наявність відповідних положень у колективному договорі або в трудовому договорі, інформацію про роз'їзний характер праці слід, на нашу думку, обов'язково зазначати в наказі про прийняття на роботу. Якщо ж трудового договору (як окремого документа) не підписували і в колективному договорі таких положень немає, вважаємо, зазначення про це лише в наказі про прийняття на роботу є повною мірою достатнім.

Також варто у внутрішньому положенні про відрядження (яке за наявності таких випадків варто назвати «Положення про відрядження та роз'їзний характер роботи») прописати порядок установлення та розміри надбавок за роз'їзний характер роботи та порядок оформлення роботи за межами населеного пункту (чи оформлюється наказ, чи завдання, чи звіт, чи робляться відповідні відмітки в табелі) та виплату або невиплату добових поряд із такими надбавками. Тут слід визначити також, яким чином та на підставі яких документів таким працівникам відшкодовуються витрати на оплату проїзду, наймання приміщень тощо.

При цьому такі правила можуть бути різними для різних категорій працівників. Якщо це, наприклад, водії у міжміському сполученні (вантажному або пасажирському), то посвідчення про відрядження, навіть якщо воно практикується підприємством, зазвичай не потрібне, адже маршрути оформлюються іншими документами. Якщо ж йдеться про торгових представників, то цілком можливо, що підприємству доцільно оформлювати їх поїздки при роз'їзній роботі аналогічно, як і відрядження (із виданням наказу, підготовкою звіту тощо). 

Взагалі, необхідність застосування такого документа, як посвідчення про відрядження, законодавство вже не передбачає, тож підприємства можуть застосовувати його на власний розсуд.

Роз'їзний характер роботи з виплатою доплати і виплатою або невиплатою добових має бути передбачений у трудовому договорі та/або наказі?  Річ у тім, що КЗпП у ст. 121 передбачає гарантії та компенсації у зв'язку зі службовими відрядженнями та, зокрема, виплату добових. При цьому в законі немає визначення поняття відрядження. Гарантії і компенсації працівникам за роботу в польових умовах згадується у  ст. 12 Закону про оплату праці  серед норм і гарантій щодо оплати праці, що визначаються законодавством.

Тому підприємство мусить визначити в своєму внутрішньому документі, які поїздки вважаються відрядженнями, а які — роз'їзною роботою. Ризик у тому, що у разі, коли такого визначення немає або працівник із ним не ознайомлений, невиплата добових та інших гарантій у зв'язку з відрядженнями може вважатися порушенням трудових прав працівника.

Відповідно із наказом про прийняття на роботу та з усіма нормативними документами (колективним договором, положенням про відрядження та роз'їзний характер роботи) працівник має бути ознайомлений під підпис (з огляду на ст. 29 КЗпП).

Облік робочого часу та табелювання

Факт роз'їзного характеру роботи не впливає на порядок обліку робочого часу працівників. Проте для деяких категорій працівників законодавством можуть бути встановлені особливості організації робочого часу та його обліку.

Дні поїздок працівників до інших населених пунктів табелюють як звичайні робочі дні.

Оподаткування ПДФО і ВЗ

Згідно з пп. 14.1.48 ПКУ надбавка до тарифних ставок (посадових окладів) за роз'їзний (пересувний) характер робіт відповідає визначенню заробітної плати з метою розділу ІV ПКУ, а отже, і з метою справляння ПДФО та ВЗ.

Щодо оподаткування ПДФО надбавок за роз'їзний характер праці, то судова практика довгий час була дуже проблематичною: суди касаційної інстанції на підставі законодавства, що діяло раніше (до прийняття ПКУ), приймали за позовами до податкових органів діаметрально протилежні рішення. На сьогодні є прецедентна (за результатами перегляду справи внаслідок неоднакового застосування правової норми судом касаційної інстанції) постанова Верховного суду від 05.12.2013 р. у справі №21-411а13.

У ній зазначається, що «надбавки (польове забезпечення) до тарифних ставок і посадових окладів працівників, робота яких постійно проводиться в дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер, у розмірах, передбачених колективними договорами або за погодженням із замовником, включаються до складу заробітної плати і оподатковуються в її складі».

Суд виходив із того, що Мінфін не мав права визначити в Інструкції №59 право підприємства в колдоговорі відносити роз'їзну роботу до видів відряджень. Але чи мав право Мінфін в цій Інструкції встановити виняток і виключити роз'їзну роботу з числа відряджень, — суд перед собою таке запитання вочевидь не ставив.

Незважаючи на те що згадана постанова ВСУ прийнята ще на підставі законодавства, чинного до прийняття ПКУ, враховуючи, що підзаконні акти не змінилися, мусимо констатувати, що підприємство повинне оподатковувати ПДФО надбавки за роз'їзний характер роботи.

Трапляється також судова практика, відповідно до якої слід оподатковувати ПДФО не лише суми надбавки, а й компенсацію витрат на наймання житлового приміщення та проїзд. Така думка висловлювалася і в статтях податківців у «Віснику ДФС»>>

Щодо цих витрат ми категорично не погоджуємося, бо працівник в цьому разі діє від імені підприємства, і якщо ці виплати і не можна розглядати як витрати на відрядження, то їх можна розглядати як підзвітні кошти.

Звичайно, підприємство може спробувати відстояти й іншу точку зору, проте чи буде це доцільним (враховуючи можливий судовий спір) - сказати важко.

Виплати надбавок за роз'їзний характер праці відображаються у формі №1ДФ у складі зарплати (код 101), і при вирішенні питання, чи працівник має право на податкову соціальну пільгу, їх враховують у доході, який визначає наявність чи відсутність такого права.

ЄСВ

Надбавка до тарифних ставок (посадових окладів) за роз'їзний (пересувний) характер робіт відповідає визначенню заробітної плати лише для застосування ПДФО. Щодо ЄСВ, то на надбавки за роз'їзний характер праці він не нараховується відповідно до Переліку №1170 (п. 10 розділу І).