Сплата за проживання працівників на відпочинку: як оформити?

Документальне оформлення

Надання додаткового блага працівника підприємства повинно бути оформлено розпорядженням керівника, зокрема, наказом. При цьому, підприємство самостійно має визначати причини надання такого додаткового блага на власний розсуд. Зокрема, це може бути заохоченням працівників або премія. В будь - якому випадку оподаткування такого доходу буде однаковим.

ПДФО та військовий збір

Згідно з пп. «е» пп. 164.2.17 ПКУ до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включається дохід, отриманий платником податку як додаткове благо, зокрема, у вигляді вартості безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг), визначеної за правилами звичайної ціни.

При цьому, якщо додаткове благо надається у негрошовій формі (зокрема, в даному випадку у вигляді проживання), сума податку об'єкта оподаткування обчислюється за правилами, визначеними пп. 164.5 ПКУ – із застосуванням натурального коефіцієнту (наразі він складає 1,219512).

Додаткові блага - кошти, матеріальні чи нематеріальні цінності, послуги, інші види доходу, що виплачуються (надаються) платнику податку податковим агентом, якщо такий дохід не є заробітною платою та не пов'язаний з виконанням обов'язків трудового найму або не є винагородою за цивільно-правовими договорами (угодами), укладеними з таким платником податку (пп. 14.1.47 ПКУ).

Крім того, вартість такого додаткового блага підлягає оподаткуванню військовим збором за ставкою 1,5%. Зверніть увагу, що при обчисленні військового збору натуральний коефіцієнт до бази оподаткування не застосовується.

Датою включення до доходу працівників відповідних сум вартості проживання буде саме дата фактичного надання таких послуг. Згідно з Довідником ознак доходів, доходи у вигляді додаткового блага відображаються під ознакою доходу «126».

ЄСВ

Пунктом 1 ч. 1  ст. 7 Закону про ЄСВ визначено, що базою нарахування ЄСВ для роботодавців є сума нарахованої кожній застрахованій особі заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, що визначаються відповідно до Закону «Про оплату праці», та сума винагороди фізичним особам за виконання робіт (надання послуг) за цивільно-правовими договорами.

Відповідно до ч. 7 ст. 7 Закону про ЄСВ передбачено, що Перелік видів виплат, на які не нараховується єдиний внесок, затверджується КМУ.

До Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок, що затверджено Постановою КМУ №1170, не включено вартість проживання у вигляді заохочення.

Крім того, згідно з п. 2.3.2 Інструкції №5 до інших заохочувальних та компенсаційних виплат включаються:

• винагороди та заохочення, що здійснюються раз на рік або мають одноразовий характер. Зокрема, одноразові заохочення, не пов'язані з конкретними результатами праці;
• інші виплати, що мають індивідуальний характер.

Таким чином, вважаємо, що вартість зазначених послуг з проживання є базою нарахування ЄСВ.

Бухоблік

Сума сплачена за розміщення у готелі згідно з актом потрапить до витрат підприємства. В бухобліку сплата за проживання у готелі працівників відображається записом Дт 631 Кт 311. Після надання актів виконаних робіт підприємство в обліку здійснює такі бухгалтерські записи:

• Дт 663 Кт 631;
• Дт 949 Кт 663.

Оскільки дохід надається у негрошовій формі, то ПДФО та ВЗ утримується за рахунок інших доходів такого працівника:

• Дт 661 Кт 641/ПДФО;
• Дт 661 Кт 642/Військовий збір.

Середня заробітна плата

У п. 3 Порядку №100 зазначено, що при обчисленні середньої заробітної плати у всіх  випадках її  збереження  включаються:  основна  заробітна  плата; доплати і надбавки  (за  надурочну  роботу та роботу в нічний час; суміщення професій  і  посад;  розширення  зон  обслуговування або виконання підвищених    обсягів   робіт   робітниками-почасовиками;   високі досягнення  в праці (високу професійну майстерність); умови праці; інтенсивність праці; керівництво бригадою, вислугу років та інші); виробничі  премії  та  премії за економію конкретних видів палива, електроенергії і теплової енергії; винагорода за підсумками річної роботи  та вислугу років тощо.

Водночас, у п. 4 Порядку №100 наведено перелік виплат, які не включаються до розрахунку. Зокрема, заохочувальних виплат у ньому не міститься. Таким чином, вважаємо, що вартість такого проживання включається до доходу при обрахунку середньої заробітної плати.