Виплата відпускних: порушення принципів, на яких ґрунтуються бухоблік

Ситуація, викладена у запитанні, сталася тому, що були порушені принципи, на яких ґрунтуються бухгалтерський облік та фінансова звітність (ст. 4 Закону про бухоблік). До таких принципів, зокрема, належать:

• нарахування – доходи і витрати відображаються в бухобліку та фінзвітності в момент їх виникнення, незалежно від дати надходження або сплати грошових коштів;
• превалювання сутності над формою – операції обліковуються відповідно до їх сутності, а не лише виходячи з юридичної форми.

Тобто, відпускні спочатку необхідно було нарахувати та відобразити у складі витрат, а вже потім виплачувати їх працівникам, а не навпаки.

Дійсно, у ст. 21 Закону «Про відпустки»  зазначено, що заробітна плата працівникам за час відпустки виплачується не пізніше ніж за три дні до її початку.

Але також треба звертати увагу на ч. 11 ст. 10 Закону «Про відпустки», якою передбачено, що конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником та власником або уповноваженим ним органом, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.

Протягом двох тижнів до початку відпустки працівника бухгалтерія має нарахувати відпускні, утримати (нарахувати) з них податки та збори, а вже потім виплатити такому працівнику належну йому суму не пізніше ніж за три дні до початку відпустки.

При цьому «не пізніше ніж за три дні до початку відпустки» означає, що відпускні можна виплачувати і раніше, залежно від облікової політики та фінансового стану підприємства (наприклад, за 7 чи 10 днів до початку відпустки). Виплата відпускних часто здійснюється у дні, встановлені для виплати авансу чи зарплати. 

Нагадаємо, що Порядок обчислення середньої заробітної плати затверджено постановою Кабміну від 08.02.1995 р. №100.

Цей Порядок застосовується у випадках, зокрема, надання працівникам щорічної відпустки, додаткових відпусток у зв'язку з навчанням, додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, або виплати їм компенсації за невикористані відпустки, а також надання працівникам творчої відпустки.

Відповідно до п. 5 розд. ІV Порядку №100 нарахування виплат у всіх випадках збереження середньої заробітної плати провадиться виходячи з розміру середньоденної (годинної) заробітної плати.

Пунктом 7 цього Порядку встановлено, що нарахування виплат за час відпусток провадиться шляхом ділення сумарного заробітку за останні перед наданням відпустки 12 місяців або за менший фактично відпрацьований період на відповідну кількість календарних днів року чи меншого відпрацьованого періоду (за винятком святкових і неробочих днів, встановлених законодавством). Одержаний результат перемножується на число календарних днів відпустки.

Мінсоцполіти у листі від 06.02.2017 р. №272/0/101-17/282 повідомляє, що у випадку, коли середня зарплата нараховується до закриття відомостей на заробітну плату, після проведення нарахування усіх виплат працівнику можуть здійснити перерахунок середньої зарплати з урахуванням донарахованих сум.

У випадку, коли зазначене стосується працівників-відрядників, то розрахунки можуть проводитись з урахуванням останнього абзацу п. 2 Порядку №100, яким передбачено, що коли відсутні оперативні дані для розрахунку заробітку за останній місяць розрахункового періоду для працівників з відрядною оплатою праці, цей місяць може замінюватись іншим місяцем, що безпосередньо передує розрахунковому періоду.

Щодо виправлення помилки зазначимо таке.

Відповідно до п. 4.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. №88, помилки в облікових регістрах за минулий звітний період виправляються способом сторно. 

Цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки, в яку помилка (сума, кореспонденція рахунків) заноситься червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо або із знаком «мінус», а правильний запис (сума, кореспонденція рахунків) заноситься чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору. 

Внесенням цих даних до облікового регістру у місяці, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис та відображається правильна сума і кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку. 

Довідка має наводити причину помилки, посилання на документи та облікові регістри, у яких допущено помилку, і підписується працівником, який склав довідку, та після її перевірки – головним бухгалтером.

Виходячи з того, що виплату не нарахованих відпускних було відображено у бухобліку проведенням Дт 661 Кт 301 (або 311), то «нейтралізувати» від’ємний показник щодо залишку на рахунку по розрахункам з оплати праці можна коригуючим проведенням Дт 661 Кт 377 сторно. 

Після нарахування відпускних та утримання з них податків та зборів розрахунки з раніше виплачених відпускних необхідно закрити проведенням Дт 661 Кт 377. 

Нагадаємо, що на субрахунку 377 «Розрахунки з іншими дебіторами» ведеться облік розрахунків за іншими операціями, облік яких не відображається на інших субрахунках рахунку 37, зокрема усі види розрахунків з працівниками (крім розрахунків з оплати праці та з підзвітними особами), інші розрахунки.

Також пропонуємо ознайомитися ще з однією консультацією на цю тему.