Працівник зобов’язаний повернути лише невикористаний залишок авансу. Кошти, які були фактично витрачені на неповоротне бронювання готелю, згорілі авіаквитки, а також на проїзд до кордону й назад і добові за дні в дорозі, працівник не повертає, оскільки відрядження зірвалося не з його вини і витрати здійснені на виконання наказу роботодавця.
Пояснимо:
Які суми працівник повертає, а які - залишає
Працівник зобов'язаний повернути:
- Добові за заплановані дні за кордоном: оскільки поїздка до Барселони не відбулася, право на закордонні добові відсутнє;
- Решту невитраченого авансу: будь-яку частину коштів, яка не була витрачена та залишилася «на руках» або на картці. Якщо аванс видавався в іноземній валюті, невикористаний залишок має бути повернутий саме у тій валюті, в якій видавався.
Працівник має право не повертати (підприємство списує у витрати)
- Вартість незворотних авіаквитків та готелю: якщо за правилами тарифу кошти за квитки та номер не повертаються (або повертаються за вирахуванням штрафу), сума фактичних збитків визнається витратами на відрядження на підставі рішення керівника;
- Витрати на проїзд до державного кордону і назад: квитки на поїзд, автобус, витрати на пальне тощо (ст. 121 КЗпП);
- Добові за дні фактичного перебування в дорозі: за дні, коли працівник слідував до кордону і повертався назад (за нормами відряджень по Україні);
- Супутні витрати: комісії банку за конвертацію та проведення платежів.
Документальне оформлення
Щоб у контролюючих органів не виникло підстав визнати неповернуті кошти додатковим благом або надміру витраченими коштами (пп. 164.2.11, 164.2.17 ПКУ), необхідно оформити такий пакет документів:
- Службова записка працівника: подається відразу після повернення, де викладаються обставини та додається оригінал або копія рішення/відмови у перетині кордону.
- Наказ про скасування відрядження: керівник підприємства видає наказ про скасування відрядження із зазначенням причини (непропуск на кордоні), дати скасування, дозволу на відшкодування понесених незворотних витрат (квитки, готель, проїзд) та строку повернення невикористаного залишку авансу.
Підтвердні документи на втрачені витрати:
- маршрут-квитанції авіаквитків, ваучери на готель;
- платіжні документи (виписки банку, чеки);
- офіційна відповідь/правила авіакомпанії та готелю про те, що кошти є неповоротними (або розрахунок штрафу за скасування).
- Звіт про використання коштів (авансовий звіт): працівник надає звіт, до якого включає фактично понесені витрати (проїзд, готель, квитки, дні добових у дорозі), додаючи всі підтвердні первинні документи.
Строки повернення коштів
За нормами пп. 170.9.3 ПКУ, документальне підтвердження витрат і повернення коштів здійснюється до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому працівник мав завершити завдання.
Водночас щодо випадків скасування відрядження часто застосовують норми абз. 5 п. 11 розд. II та абз. 1 п. 18 розд. III Інструкції №59: повернення коштів протягом 3 банківських днів із дати видання наказу про скасування поїздки.
Щоб уникнути фіскальних ризиків, рекомендується зазначити строк повернення безпосередньо у наказі про скасування відрядження (наприклад, 3 робочих або банківських дні) і повернути невикористану суму в цей термін.
Висновки
- Працівник повертає лише невикористаний залишок авансу;
- Неповоротні витрати на квитки та готелі списує підприємство без податків;
- Необхідно оформити наказ, авансовий звіт і повернути кошти вчасно.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до повного тексту цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Ще не передплатник, проте теж хочете скористатись такою можливістю?
Оформіть пакет «Мій асистент» усього за 199 грн/міс або спробуйте безкоштовну передплату на 14 днів прямо зараз
