Строки виплати, відокремлення та облік відпускних (аудіоверсія)

Ситуація

Робітник йде у відпустку з 06.11.2026. Заяву на відпустку написав 04.11.2026. Наказ теж від 04.11.2026. Заробітну плату за жовтень підприємство виплачує 05.11.2026. Розрахунок відпускних бухгалтер проводить у жовтневій зарплаті та виплачує разом з заробітною платою 05.11.2026.  В додатку 1 єдиної звітності за жовтень відпускні відображає з кодом 10, місяць 11 (листопад). Аналогічно бухгалтер робить, коли виплачує заробітну плату за першу половину місяця. 

Відповідь 

Строки виплати відпускних

Відповідно до ч. 5 ст. 115 КЗпП та ч. 1 ст. 21 Закону про відпустки, заробітна плата працівникам за весь час щорічної відпустки виплачується до початку відпустки, якщо інше не передбачено трудовим або колективним договором.

Якщо відпустка починається 06.11.2026, виплата 05.11.2026 здійснена до початку відпустки (не пізніше 00:00 дня початку), отже, вимогу закону повністю дотримано.

Якщо відпустка розпочинається 21–23 числа, а кошти виплачуються з авансом 20 числа — це також завчасна виплата до початку відпочинку, що є абсолютно правомірним. 

Чи потрібен окремий чек у банку/окрема відомість?

Окремий чек не потрібен.

Відпускні входять до складу фонду заробітної плати (пп. 2.2.12 Інструкції №5). Законодавство не зобов’язує розділяти виплату зарплати та відпускних різними чеками або різними платіжними дорученнями:

Кошти можна отримувати за одним чеком та виплачувати за загальною платіжною відомістю (або зараховувати на карткові рахунки разом із зарплатою/авансом). 

Головна вимога під час отримання коштів на виплату: одночасно перерахувати до бюджету ПДФО (18%), військовий збір (5%) та ЄСВ (22%, або 8,41% для працівників з інвалідністю). 

Таким чином, виплачувати відпускні разом із зарплатою чи авансом (одним чеком / в одній відомості) можна — законодавство не вимагає окремого чека. Строк виплати (05.11 перед відпусткою з 06.11) дотримано. 

Помилка щодо відображення у звіті за жовтень 

Оскільки працівник написав заяву 04.11.2026 і наказ видано 04.11.2026:

Нарахування відпускних у бухгалтерському обліку (проведення за кредитом субрахунку 661) здійснюється в листопаді 2026 року (датою наказу або розрахункової відомості листопада). Жовтень на цей момент уже закрито.

Фактична виплата коштів також відбувається в листопаді (05.11.2026).

Те, що 05.11 виплачується заробітна плата за жовтень, не перетворює відпускні на операцію жовтня.

Як правильно відобразити у звітності

Додаток Д1

Суми відпускних відображаються у звіті за той місяць, у якому їх фактично нараховано в бухобліку. Відпускні, нараховані та виплачені в листопаді, слід відображати у звіті за листопад 2026 року: окремим рядком, з кодом типу нарахувань (КТН) «10», у графі 10 зазначається місяць відпустки — «112026». До звіту за жовтень ці відпускні потрапляти не повинні.

Додаток 4ДФ 

Нараховані та виплачені 05.11 кошти відображаються у складі загальної суми доходу з ознакою «101» у звітності за листопад 2026 року. 

Таким чином, показувати ці відпускні у звітності за жовтень — помилка: оскільки заяву і наказ оформлено в листопаді (04.11), їх нарахування та виплата відбуваються у листопаді, відповідно і відображатися вони мають у звітності за листопад. 

Висновки 

• Виплата відпускних до початку відпустки повністю відповідає вимогам законодавства;
• Окремий чек у банку чи окрема відомість для виплати відпускних не є обов'язковими, їх можна виплачувати разом із зарплатою або авансом;
• Відпускні, нараховані та виплачені за наказом від 04 листопада, є доходом листопада, тому відображаються у звітності за листопад (а не за жовтень).