Лікарняні під час відпустки у 2026 році: алгоритм дій роботодавця та ризики при закритих листках (аудіоверсія)

Коротка відповідь

Дні хвороби, що припали на щорічну відпустку (з 21.07 по 29.07 — усього 9 календарних днів), підлягають оплаті як лікарняні, а невикористані дні відпустки мають бути продовжені або перенесені на інший період. Закриття е-лікарняного наперед до 29.07 є стандартною процедурою в електронній системі охорони здоров’я.

Покроковий алгоритм дій роботодавця

1. Отримати заяву від працівника

Рішення про те, що робити з відпусткою, приймає працівник. Він має подати заяву, в якій зазначить свій вибір:

• Продовжити відпустку одразу після закінчення лікарняного (тобто з 30.07 на 9 календарних днів);
• Перенести невикористані 9 днів відпустки на інший період.

2. Видати наказ

На підставі заяви працівника та сформованих е-лікарняних видайте наказ про продовження або перенесення щорічної відпустки відповідно до ч. 2 ст. 80 КЗпП та ч. 2 ст.11 Закону «Про відпустки».

3. Внести зміни до табеля обліку робочого часу

• Дні хвороби з 21.07 по 29.07 позначте як тимчасову непрацездатність («ТН» або «Т»);
• Дні продовженої відпустки (якщо обрано продовження) позначте як щорічну відпустку («В»).

4. Провести розрахунок (сторнування та нарахування)

Сторнування

Відпусткові, виплачені за 9 календарних днів (із 21.07 по 29.07), потрібно відсторнувати (зняти з нарахування), оскільки за цей період нараховуються лікарняні.

Оплата хвороби

Усі 3 е-лікарняні становлять один безперерв-ний випадок непрацездатності (з 21.07 по 29.07 — 9 днів):

• Перші 5 календарних днів (з 21.07 по 25.07) оплачуються за рахунок коштів роботодавця (ч. 2 ст. 15 Закону «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування»);
• З 6-го по 9-й день (з 26.07 по 29.07) оплата здійснюється за рахунок коштів Пенсійного фонду України (ПФУ) після подання заяви-розрахунку.

Варто зауважити, що якщо це один страховий випадок (другий і третій е-лікарняний продовження першого), то 5 днів рахуються один раз. Якщо це різні випадки — по кожному окремо.

Взаємозалік у бухгалтерському обліку

Щоб працівник не повертав зайво отримані відпускні готівкою/на рахунок, виплату лікарняних за перші 5 днів (коштом роботодавця) здійснюють із утриманням суми відсторнованих відпускних.

5. Оплата після зміни статусу е-лікарняного

Призначити та виплатити лікарняні можна після того, як е-лікарняні отримають статус «Готовий до сплати». Це відбувається автоматично через 7 днів після дати закриття листка непрацездатності.

Чому е-лікарняний закритий наперед (на 28.07–29.07)?

В Електронній системі охорони здоров’я (ЕСОЗ) лікар при формуванні медичного висновку зазначає прогнозовану дату закінчення непрацездатності (в даному випадку — 29.07). Якщо повторний огляд не призначається, система одразу створює листок непрацездатності зі статусом «Закритий».

Це є нормою технічної роботи системи. Для бухгалтерії та кадровика це означає, що період хвороби визначено (по 29.07 включно), але статус «Готовий до сплати» для останнього лікарняного настане лише через 7 днів після 29.07.

Варто зауважити, що щорічна відпустка не продовжується/ не переноситься, якщо непрацездатність пов’язана з доглядом за дитиною або іншим членом сім’ї.