Яка відповідальність за неукладання студентського трудового договору та порушення звітності?

Насамперед, звертаємо увагу, що нові правила щодо студентських трудових договорів діють з 12 вересня 2025 року, а не з 12 червня.

Відповідальність за неукладення студентського трудового договору

З 12 вересня 2025 року, з набранням чинності Законом №4574, було введено поняття «студентський трудовий договір». Це особливий вид трудового договору, який укладається, якщо студент закладу професійної освіти проходить практику з виконанням трудових функцій.

Якщо студент виконує оплачувану роботу, укладення такого договору є обов'язковим. Відсутність договору в такому випадку розцінюється як використання незадекларованої праці. За таке порушення передбачено два види відповідальності:

• Фінансова відповідальність накладається на підприємство або ФОП: За допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору передбачено штраф у 10-кратному розмірі мінімальної заробітної плати за кожного працівника, щодо якого скоєно порушення. У 2025 році мінімальна зарплата становить 8000 грн, отже, штраф складе 80 000 грн (ч. 2 ст. 265 КЗпП);
• Адміністративна відповідальність накладається на посадових осіб підприємства або на ФОП: За фактичний допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту) передбачено штраф від 500 до 1000 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, що у 2025 році становить від 8 500 до 17 000 грн (ч. 3 ст. 41 КУпАП).

Контролюючий орган

Органом, уповноваженим здійснювати державний нагляд та контроль за додержанням законодавства про працю, є Державна служба України з питань праці (Держпраці) та її територіальні органи. Саме інспектори праці проводять перевірки, виявляють порушення (включно з неоформленими працівниками) та виносять приписи й постанови про накладення штрафів.

Відповідальність за неповне відображення у звітності

Прийняття студента на роботу за студентським трудовим договором вимагає виконання всіх стандартних кадрових процедур, як і для будь-якого іншого працівника. Це включає:

• Видання наказу про прийняття на роботу
• Подання повідомлення до ДПС про прийняття працівника.
• Відображення даних про початок трудових відносин у Додатку 5 до єдиної звітності.
• Нарахування зарплати та ЄСВ з відображенням у Додатку 1 до єдиної звітності.

Код категорії застрахованої особи «69» у Додатку 1 дійсно використовується для практикантів, які отримують зарплату. Однак подання Додатку 1 без відповідного запису про прийняття на роботу в Додатку 5 є порушенням встановленого порядку ведення кадрового обліку та звітності.

Таке порушення кваліфікується як «порушення інших вимог трудового законодавства». За це передбачено фінансовий штраф у розмірі 1 мінімальної заробітної плати (ч. 2 ст. 265 КЗпП), що у 2025 році становить 8 000 грн.

Додатково на посадових осіб може бути накладено адміністративний штраф за «інші порушення вимог законодавства про працю» в розмірі від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 510 до 1700 грн) (ч. 1 ст. 41 КпАП).

Висновок:

• Відповідальність за неукладення договору

Неукладення студентського трудового договору, коли студент фактично виконує роботу, прирівнюється до допуску працівника до роботи без оформлення трудових відносин. Це загрожує роботодавцю фінансовим штрафом у розмірі 10 мінімальних зарплат (80 000 грн у 2025 році) за кожного такого працівника та адміністративним штрафом на посадових осіб (від 8 500 до 17 000 грн).

• Контролюючий орган

Контроль за дотриманням трудового законодавства, включно з укладенням студентських трудових договорів, здійснює Державна служба України з питань праці (Держпраці).

• Штрафи за неповну звітність

Відображення практиканта у Додатку 1 (з кодом 69), але без подання інформації про прийняття на роботу у Додатку Д5, є порушенням порядку оформлення трудових відносин. Це кваліфікується як «інше порушення трудового законодавства» і тягне за собою фінансовий штраф у розмірі 1 мінімальної зарплати (8 000 грн у 2025 році).