Оформлення виплати за е-лікарняним: чи достатньо заяви-розрахунку?

Незважаючи на спрощення процедури завдяки електронним лікарняним, подання лише заяви-розрахунку до ПФУ та повідомлення про виплату є недостатнім. Законодавство вимагає від роботодавця прийняття внутрішнього рішення про призначення страхової виплати, яке має бути задокументоване перед подачею заяви-розрахунку. 

Розглянемо. 

Етап 1: Рішення про призначення виплати 

Після того, як електронний листок непрацездатності отримує статус «Готовий до сплати» в особистому кабінеті страхувальника на порталі ПФУ, роботодавець або уповноважені ним особи повинні розглянути його та ухвалити рішення про призначення або відмову у виплаті. 

Хто приймає рішення? 

З 1 січня 2023 року повноваження комісій із соціального страхування на підприємствах було передано безпосередньо страхувальнику (роботодавцю). Таким чином, рішення про призначення виплати за е-лікарняним приймає:

• керівник підприємства;
• або уповноважена ним особа (наприклад, головний бухгалтер чи начальник кадрової служби);
• або спеціально створена комісія з уповноважених осіб.

Повноваження конкретних осіб або комісії мають бути визначені внутрішнім наказом по підприємству. 

Як оформити рішення?

Форма документа, що фіксує це рішення, законодавством чітко не встановлена. Підприємство може самостійно визначити його формат у своїх внутрішніх документах.

Найпоширенішими варіантами є:

1. якщо рішення приймається одноосібно директором, достатньо видати відповідний наказ про призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності;

2. протокол (рішення) уповноваженої особи/комісії - якщо на підприємстві діє уповноважена особа або комісія, їхнє рішення оформлюється протоколом. За основу можна взяти форму протоколу, що раніше використовувалася комісіями із соцстрахування;

3. у документі (наказі чи протоколі) доцільно зазначити:

• ПІБ працівника;
• номер е-лікарняного;
• період непрацездатності;
• кількість днів, що підлягають оплаті (окремо за рахунок роботодавця та за рахунок ПФУ);
• розмір допомоги (у відсотках від середньої зарплати залежно від страхового стажу).

Отже, саме цей внутрішній документ є первинною підставою для бухгалтерії для здійснення розрахунку лікарняних.

Етап 2: Оплата перших п'яти днів та подання заяви-розрахунку

Оплата перших 5 днів:

На підставі ухваленого рішення (наказу/протоколу) та розрахованого е-лікарняного бухгалтерія нараховує оплату перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця. Окремий наказ саме на оплату цих п'яти днів не є обов'язковим, оскільки їх оплата передбачена законодавчо, а підставою є сам листок непрацездатності та загальне рішення про призначення виплати. 

Подання заяви-розрахунку до ПФУ:

Якщо тимчасова непрацездатність триває понад п'ять днів, для отримання фінансування від ПФУ на підставі того ж рішення (наказу/протоколу) формується та подається заява-розрахунок. Цей документ подається через особистий кабінет страхувальника на вебпорталі ПФУ. Важливо, що заява-розрахунок не замінює, а є наслідком внутрішнього рішення про призначення виплати.

Етап 3: Виплата коштів та звітування

Після отримання фінансування від ПФУ на спеціальний рахунок роботодавець зобов'язаний виплатити кошти працівнику у найближчий після дня призначення допомоги строк, установлений для виплати заробітної плати.

Протягом місяця з дня проведення виплати необхідно подати до ПФУ Повідомлення про проведення виплат застрахованим особам. Це також робиться через електронний кабінет на порталі ПФУ.

Висновки:

1) Таким чином, алгоритм дій роботодавця після отримання е-лікарняного зі статусом «Готовий до сплати» є таким:

• прийняття та документальне оформлення рішення про призначення виплати (наказом або протоколом). Це обов'язковий внутрішній етап;
• нарахування та виплата лікарняних за перші 5 днів за рахунок підприємства;
• подання заяви-розрахунку до ПФУ для отримання фінансування для оплати наступних днів непрацездатності (якщо це необхідно);
• виплата отриманих від ПФУ коштів працівнику;
• подання Повідомлення про проведені виплати до ПФУ.

2) Отже, просто подати заяву-розрахунок та повідомлення про виплату недостатньо. Відсутність належним чином оформленого внутрішнього рішення про призначення допомоги є порушенням порядку використання коштів соціального страхування.