Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця (пп. 170.9.3 ПКУ).
Тобто необхідно документально зафіксувати використання автомобіля у відрядженні та додатково вказати маршрут, який потрібен для обґрунтування витрат на сплату користування дорогами та витрат на стоянку. Нашу пам’ятку про документальне оформлення відряджень див. тут.
Звертаємо увагу, якщо працівник використовує власний автомобіль, то для його правомірного використання у відрядженні в діяльності підприємства потрібно укласти один з договорів: оренди автомобіля, позички автомобіля, використання автомобіля з компенсацією. В іншому випадку відшкодувати витрати без оподаткування не буде підстав. Більш детально читайте у нашій консультації тут.
Тепер, якщо ми документально все зафіксували та оформили, то розбираємося з підтвердженням витрат. Витрати, які понесені з карткового рахунку, підтверджуються випискою банку незалежно від того, чи була використана корпоративна картка, чи особиста картка працівника.
Так, відповідно до пп.170.9.1 ПКУ документи, які підтверджують витрати, поділять на чіткі категорії:
- транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
- документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
- документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано платіжні інструменти;
- документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
- інші документи, що засвідчують вартість витрат.
При цьому за пп. 14 розділу І Інструкції №59 у разі відрядження за кордон підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених за кордоном у зв'язку з таким відрядженням витрат, оформлюються згідно із законодавством відповідної держави. Ця інструкція для приватних підприємств носить лише рекомендаційний характер, тому приватні підприємства повинні прописати це у власному положенні про відрядження.
Отже:
1. Підприємство може відшкодувати витрати, понесені працівником на основі наданої виписки з карткового рахунку та чеків платіжного терміналу, які сформовані відповідно до законодавства відповідної держав;
2. Відшкодування витрат не включається до доходу працівника та не оподатковується ПДФО та ВЗ за умови, що відрядження має господарську мету, працівник не відхилявся від маршруту і має підтвердні документи, про які ми розповіли вище.
Зауважимо, що плата за користування дорогами є податком та чітко контролюється і навряд чи працівник міг сфальсифікувати такий документ. До того ж це легко перевірити, тому що було надано виписку з карткового рахунку.
***
Також читайте:
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 139 грн/міс
Передплатити