Відрядження на власному авто: як списати пальне за картками?

Для правомірного використання власного авто працівника у відрядження (в діяльності підприємства) потрібно укласти один з договорів:

• оренди автомобіля;
• позички автомобіля;
• використання автомобіля з компенсацією.

Але, наразі, суть питання не в оформленні договорів, а власне у списанні виданих карток підприємством на таке відрядження.

Тож, списання палива за паливними картками залежить від того, чи був на підприємстві укладений один із зазначених вище договорів, чи ні.

Якщо договір укладено

Якщо один із договорів був укладений, то при безкоштовній передачі карток на бензин працівнику, використане пальне буде списуватися як і при використанні на службовому автомобілі, оскільки прослідковується робота автомобіля  в межах діяльності підприємства. 

Тобто вартість використаного палива списуватиметься на витратні рахунки, залежно від цілей використання автомобіля  — 23, 91, 92, 93, 94 проведенням: Дт 23, 92-94 Кт 203.

Однак, окрім договору, для списання палива за картками, працівник при поверненні з відрядження також має надати підтвердні документи (шляхові листи (підтверджують кількість витраченого палива за спідометром)), чеки терміналу та ЕККО про заправку картками).

Також пропонуємо аналітику про використання пального у діяльності підприємства.

Якщо договір не укладено

Якщо договору з працівником про використання власного авто під час відрядження не було укладено, то в останнього виникає додаткове благо у вигляді безоплатно отриманих (паливних карток) товарів, робіт, послуг на підставі пп. «е» пп. 164.2.17 ПКУ у розмірі вартості використаного пального з відображенням в Додатку 4ДФ об'єднаної звітності за ознакою доходу «126». ПДФО розраховується із врахуванням натурального коефіцієнту (1,219512) за ставкою 18%. Військовий збір без врахування коефіцієнта за ставкою 1,5%.

Також є ще способи надати працівнику пальне без оподаткування – див. нашу аналітику.

В обліку це відобразиться так:

Якщо використання автомобіля для потреб підприємства документально оформлено договором:

• Дт 203 Кт 203 – передано працівнику паливні картки;
• Дт 23, 92-94 Кт 203 – списано використане пальне (на підставі подорожних листів або актів на списання)

Якщо використання автомобіля для потреб підприємства не оформлено договором:

• Дт 23, 92-94 Кт 661 – нараховано додаткове благо на вартість паливних карток;
• Дт 949 Кт 203 – видано працівнику картки та списано їх на витрати;
• Дт 661 Кт 641/ПДФО, 642– утримано із зарплати ПДФО та ВЗ із вартості безкоштовно наданих карток;
• Дт 641/ПДФО, 642 Кт 311 – перераховано утриманий ПДФО та ВЗ до бюджету.