Е-лікарняний по вагітності та пологах на ФОПа: як провести оплату роботодавцю?

Пунктом 1 ст. 23 Закону №1105 передбачено, що підставою для призначення допомоги, зокрема по вагітності та пологах є сформований на основі медичного висновку про тимчасову непрацездатність. Е-лікарняний з причиною непрацездатності «Вагітність та пологи» вважається виданим через сім днів з дати відкриття листка непрацездатності (п. 1 розділу ІІІ Порядку №1234).

Нагадаємо, що, у разі роботи, зокрема за трудовим договором (контрактом) одночасно із здійсненням підприємницької чи іншої діяльності підставою для призначення допомоги є копія листка непрацездатності, засвідчена підписом керівника і печаткою (за наявності) за основним місцем роботи. 

З введенням в дію Е-лікарняних, навіть затверджена копія видрукованого е-лікарняного не є підставою для нарахування матеріального забезпечення за таким лікарняним листком;

В зазначеному випадку ФОП є найманим працівником, і це місце роботи є основним, а підприємництво місцем роботи не вважається. 

Тим паче, в зазначеному випадку ФОП є найманим працівником, тобто має основне місце роботи, а підприємництво місцем роботи не вважається. Тому, коли працівниця-ФОП відкривала е-лікарняний по вагітності та пологах, то він також мав бути виписаний і на роботодавця за основним місцем роботи, щоб це дало змогу роботодавцю побачити його в Е-реєстрі лікарняних листів та провести його розрахунок як для найманого працівника. 

Отже, е-лікарняний виписаний на підприємця не може бути взятий до розрахунку роботодавцем за основним місцем роботи.

В чому питання? 

Наразі зрозуміло, чому за отриманням допомоги працівниця звернулася до роботодавця. Тому що вона, як ФОП, за себе, від дати реєстрації (08.02.2022 року), не сплачувала ЄСВ, скориставшись пільгою, наданою п. 9-19 розділу VIII Закону про ЄСВ на час воєнного стану. А, згідно п. 3 Порядку №1266, середній заробіток на оплату допомоги у зв’язку із вагітністю та пологами, рахується шляхом ділення підприємницького доходу (з якого сплачено ЄСВ!) за 12 місяців, які передують місяцю настання страхового випадку, на кількість календарних днів провадження підприємницької діяльності. Якщо сплати ЄСВ з доходів немає, то немає і допомоги. 

Тому для підприємниці є вихід: сплатити ЄСВ за себе за попередні 12 місяців (серпень 2022 – липень 2023), подати відповідні декларації (уточнюючу за 2022 та звітну довідкову за 2023), самостійно розрахувати допомогу та подати заяву-розрахунок до ПФУ. Але, може статися, що отримана різниця між допомогою та сплатою ЄСВ, виявилася незначною. Тому ФОП-працівниці, звісно, хочеться отримати допомогу, без жодних як підприємцю доплат, а від  роботодавця за основним місцем роботи. 

Отримання права на допомогу за основним місцем роботи

У разі виявлення технічної неточності або недостовірної інформації у медичному висновку, зміни до такого медичного висновку вносяться не пізніше сьомого дня з дати його формування (п. 9 розділу IV Порядку №1066). На сьогодні цей термін минув і лікар вже не зможе внести відповідні зміни до медичного висновку за е-лікарняним. 

Проте, тут є виняток.

Якщо семиденний термін минув, для виправлення медичного висновку за е-лікарняним рішення про видачу, але вже паперового листка непрацездатності з вірною інформацією приймає лікарсько-консультативна комісія медичного закладу, а за її відсутності – головний лікар закладу. Це передбачено змінами внесеними Наказом МОЗ від 27.12.2022 р. №2360 до п. 6 Наказу МОЗ №1066, де встановлено, що видача паперових листків непрацездатності у випадках, передбачених п. 8 цього наказу, можлива на період дії воєнного стану та протягом трьох місяців з дня його припинення або скасування, а не до 1 січня 2023 р.

Тож, у ФОП-найманого працівника є всі шанси на отримання паперового лікарняного листа на роботодавця для отримання допомоги по вагітності та пологам за основним місцем роботи.

Визначення страхового стажу роботодавцем

Відповідно до ст. 19 Закону №1105 допомога по вагітності та пологах надається застрахованій особі у розмірі 100% середньої заробітної плати (доходу), обчисленої у порядку, встановленому КМУ, і не залежить від загального страхового стажу.

Звертаємо увагу, що відповідно до ч. 2 ст. 181 КЗпП та ч. 1 ст. 14 Закону №1105 період перебування у відпустці для догляду за дитиною до 3-х років включається до страхового стажу працівниці, для оплати лікарняного, як період, за який сплачено страхові внески виходячи з розміру мінімального страхового внеску. 

Тому що, жінка, яка перебуває у відпустці для догляду за дитиною до трьох років та особисто отримує допомогу по народженню дитини від соцзабезу, то про страховий стаж за цей період не варто хвилюватися – орган, який виплачував допомогу, сплачував за неї і ЄСВ, в розмірі, не меншому за мінімальний страховий внесок. Ми про це писали тут. 

Тож, роботодавцю, на підтвердження наявності такого стажу, варто лише отримати довідку від ПФУ (вона надається і в електронній формі). І, в результаті, при розрахунку лікарняного працівниця матиме страховий стаж, більший, ніж шість місяців у 12 місячному розрахунковому періоді, що вплине на розмір допомоги при розрахунку лікарняного.

Розрахунок лікарняного по вагітності та пологах і додаток 5

Після того, як працівниця принесе паперовий листок тимчасової непрацездатності виписаний на підприємство, роботодавець приймає його в роботу: перевіряє страховий стаж, комісія/уповноважений/керівник оформляє протокол/рішення/наказ про призначення допомоги та передає його до бухгалтерії для розрахунку та подає заяву-розрахунок до ПФУ для фінансування.

Перед розрахунком допомоги по вагітності та пологах, варто перервати відпустку для догляду за дитиною до 3-х років. Для цього працівниця має написати заяву, а роботодавець - оформити два накази:

• один - про переривання відпустки по догляду; 
• другий - про надання відпустки у зв’язку із вагітністю та пологами. 

Крім того, зміну видів відпусток потрібно зазначити у додатку 5 єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ, двома рядками: 

• в одному зазначається інформація про закінчення відпустки для догляду за дитиною до 3-х років (у графі 7 наводиться категорія особи «6»)
• в другому - інформація про початок відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (у графі 7 наводиться категорія особи «5»). 

Якщо у розрахунковому періоді перед настанням страхового випадку застрахована особа з поважних причин не мала заробітку, середня заробітна плата визначається виходячи з тарифної ставки (посадового окладу) або її частини, встановленої на день настання страхового випадку (п. 28 Порядку №1266).

При цьому середньоденна заробітна плата за один календарний день визначається шляхом ділення тарифної ставки (посадового окладу), або її частини (у разі, коли особа працює у режимі неповного робочого дня чи тижня), на середньомісячну кількість календарних днів (30,44) (п. 5 Порядку №1266).

Тож коли застрахована особа протягом 12 місяців, які передували місяцю настання страхового випадку (видачі листка непрацездатності у зв’язку із вагітністю та пологами), не мала заробітку з причини знаходження у відпустці для догляду за дитиною до 3-х років, середня заробітна плата обчислюється шляхом ділення тарифної ставки (посадового окладу), встановленої на день настання страхового випадку, на середньомісячну кількість календарних днів (30,44).

Приклад

Працівниці, яка перебуває у відпустці для догляду за дитиною до 3 років та отримувала допомогу при народженні дитини, що дає право на страховий стаж, який буде більшим, ніж шість місяців, що входять у 12-місячний розрахунковий період перед початком лікарняного, оформлено листок непрацездатності по вагітності та пологах. 

Оклад на момент настання страхового випадку — 8000,00 грн, що більший за мінімальну заробітну плату (6700,00 грн). Тож, для розрахунку допомоги по вагітності та пологам застосовується середньоденна, визначена з окладу.

Середньоденна зарплата становить: 262,81 грн (8000,00 грн : 30,44);

Сума допомоги:  33114,06 грн (262,81 грн х 126 к.д.).

Повідомлення ПФУ про виплату допомоги

Після отримання допомоги і виплати її працівнику роботодавець має подати до ПФУ повідомлення про виплату коштів застрахованій особі. Подається воно особисто до органів ПФУ за основним місцем обліку роботодавця в паперовому вигляді. 

Додатки 1 та 4ДФ єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ

Роботодавець має відобразити в додатку 4ДФ єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ нараховану та виплачену суму лікарняних по вагітності та пологах працівнику за ознакою доходу «128».

Допомога у зв’язку з вагітністю та пологами не оподатковується ПДФО і ВЗ. Отже, у додатку 4ДФ вона відображатиметься лише у графах 3 і 3а (в місяці нарахування і в місяці виплати). 

Але на суму такої допомоги нараховується ЄСВ – отже, її треба показати і в самому податковому розрахунку, і в додатку 1 до нього, у місяці нарахування, але з розбивкою за місяцями та зазначенням частини суми допомоги, що припадає на відповідний місяць.