Звільнення в останній день відпустки для догляду за дитиною: компенсація та єдина звітність з ПДФО, ВЗ та ЄСВ

Запитання: 

Працівниця прийнята на роботу 01.06.2020 р., з 10.06.2020 по 13.10.2020 рр. - відпустка по вагітності та пологам, з 14.10.2020 по 19.08.2023 рр. - відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку. 

1. Яку кількість днів компенсації за невикористану відпустку потрібно оплатити працівниці (у основній відпустці не була) при звільненні за власним бажанням 19.08.2023 р.? 

2.Чи можна звільнити працівницю за її власним бажанням 19.08.2023 р., якщо це субота? Коли сплатити податки? 

3. Чи можна звільнити працівницю за її власним бажанням 18.08.2023 р.  і зробити виплату компенсації і сплатити податки? Чи є у цьому випадку якісь особливості щодо заповнення єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ?

Відповідь:

Яку кількість днів компенсації за невикористану відпустку потрібно оплатити працівниці?

Працівниця має право на дні відпустки, відповідно і на їх компенсацію при звільненні, за період з 01.06.2020 по 13.10.2020, тобто на 24/365х135 = 9 к.днів. Оскільки за період перебування у відпустці для догляду за дитиною до 3-х років не зараховується до стажу який дає право на щорічну відпустку, на відміну від періоду відпустки по вагітності та пологах.  

Звільнення працівниці, яка перебуває у декретній відпустці, виходячи з умов запитання, може піти двома шляхами: або працівниця звільняється 18 серпня (у п’ятницю) або 19 серпня (у суботу). При цьому слід розуміти, що 19 серпня це не тільки останній день відпустки по догляду за дитиною до трьох років, а і субота, тобто, скоріш за все, вихідний день для адміністрації підприємства. 

Нагадаємо, що право звільнитися під час будь-якої відпустки є у кожного працівника. При цьому день в день звільнення такому працівнику не обов’язково ставати до роботи, а роботодавцю переробляти наказ про раніше надану відпустку. Чинне законодавство не містить такої вимоги, навіть, навпаки: ст. 116 КЗпП прямо говорить про можливість ситуації, у якої працівник у день звільнення не працював. Можливість звільнення останнім днем відпустки, тобто в день, коли працівник не працював, прямо передбачено і в ст. 3 Закону про відпустки.

Тому, дату звільнення за власним бажанням визначає сама працівниця.  А ми розглянемо обидва варіанти. 

Варіант перший: Звільнення відбувається 18.08.2023 р. 

Звісно, це можливо, якщо в заяві працівниці буде вказано дату звільнення саме 18.08.2023 р. І цей варіант кращий, адже цей день є робочим для адміністрації підприємства.  

В цей день проводиться остаточний розрахунок, а саме нараховується компенсація за невикористані дні відпустки за п. 4 Порядку №100, нараховуються/утримуються/ та сплачуються податки та збори, оскільки компенсація це частина зарплати.

Переробляти наказ на відпустку, як ми вже зазначили вище, не треба – достатньо наказу про звільнення працівниці за власним бажанням. Втім, сама процедура звільнення буде аналогічною тому, як це відбуватиметься 19 серпня (про що далі). Різниця тільки в тому, шо в робочий день її буде кому звільняти і не треба буде нікого виводити на роботу тільки заради її звільнення.

Варіант другий: Звільнення відбувається 19.08.2023 р.  

В данному випадку, працівниця звільняється останнім днем відпустки по догляду за дитиною за власним бажанням, тому має написати заяву, а роботодавець, якщо він не заперечує, видати відповідний наказ.

За загальним правилом у разі звільнення за власним бажанням працівник має попередити роботодавця про своє звільнення за два тижні. На практиці це реалізується шляхом подання заяви про звільнення за два тижні до бажаної дати звільнення. Але є виключення, коли таке попередження робити не обов’язково:

• за наявності обставин, передбачених ч. 1 ст. 38 КЗПП;
• через ведення бойових дій у районах, в яких розташоване підприємство та існування загрози для життя і здоров’я працівника (ст. 4 Закону №2136).

На практиці, якщо роботодавець згоден звільнити працівницю бажаною для неї датою, правило про попередження за два тижні можна не виконувати (навіть, якщо це не виключна ситуація, передбачена законом). 

І ще раз наголосимо, що трудовим законодавством не передбачено вимог щодо початку або закінчення трудових відносин саме в робочі дні тижня, не встановлено і заборони приймати на роботу або звільняти у вихідний день.

Для випадку звільнення у день, коли працівник не працював, у КЗпП передбачено норму щодо порядку проведення розрахунків із працівником, якого звільняють. Згідно зі ст. 116 КЗпП, якщо працівник у день звільнення не працював, то належні йому при звільненні суми мають бути виплачені не пізніше наступного дня після пред'явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок. 

Але виплата зарплати та інших належних звільненій працівниці виплат це ще не все! При цьому слід дотримуватися всіх трудових гарантій, зокрема й щодо внесення за бажанням працівниці до трудової книжки запису про звільнення, та видачі в день звільнення трудової книжки (якщо вона все ще зберігається у роботодавця) та копії наказу про звільнення. Тому звільняти у суботу варто лише тоді, коли підприємство зможе забезпечити дотримання цих гарантій саме у суботу. Отже, вихід на роботу, навіть на декілька годин, працівникам, які будуть звільняти цю працівницю, треба буде оплатити, за звичайними правилами оплати роботи у вихідний день. 

Чи є у цьому випадку якісь особливості щодо заповнення єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ?

ПДФО, згідно з пп. 168.1.2 ПКУ сплачується (перераховується) до відповідного бюджету під час виплати оподатковуваного доходу єдиним платіжним документом. Аналогічно сплачується і ВЗ. ЄСВ теж сплачується одночасно з виплатою нарахованої зарплати працівнику (абз. 1 та 2 ч. 8 ст. 9 Закону про ЄСВ).

Отже, якщо остаточний розрахунок із працівницею буде проведено у день звільнення (наприклад, перерахуванням на банківський рахунок), то тоді ж треба сплатити і ПДФО, ВЗ та ЄСВ. Якщо ж зарплата виплачується готівкою, а працівниці немає у день звільнення на роботі, то розрахунок з нею буде проведено на наступний день після пред’явлення вимоги, тоді ж будуть сплачені і ПДФО, ВЗ та ЄСВ – якщо цей розрахунок не затягнеться на кілька місяців. Адже не забувайте про граничні строки сплати ПДФО, ВЗ та ЄСВ для випадків, коли зарплата була нарахована, але не виплачена! Проте, сподіваємось, що це не той випадок і далі говоритимемо про складання об’єднаної звітності із урахуванням того, що зарплату (компенсацію) звільненій працівниці у серпні не лише нарахували, а і виплатили. 

Результат проведеного остаточного розрахунку потрібно відобразити у відповідних додатках єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ:

у додатку 5 інформація щодо такої працівниці відображається так: 

1-й рядок:  

• у графі 7 — код категорії «6»; 
• у графі 10 — дата закінчення відпустки для догляду за дитиною (а вона співпадатиме з датою звільнення); 
• у графі 13 — 15 — інформація про професійну назву роботи, КП та посаду не вказується; 
• у графі 16 — зазначається номер і дата наказу про надання відпустки для догляду за дитиною до 3-х років;

2-й рядок:  

• у графі 7 — код категорії «1» (основне місце роботи)/«2» (сумісник); 
• у графі 10 — дата звільнення; 
• у графах 13 — 15 — зазначається інформація про професійну назву роботи, КП та посаду; 
• у графі16 — номер і дату наказу, на підставі якого відбулося звільнення; 
• у графі 17 — підставу звільнення (в даному випадку,  КЗпП). 

у додатку 1 відображається виплачена працівниці компенсація за невикористану відпустку:

• у графі 8 — код категорії застрахованої особи «1»/або «2»;
• у графі 14 — кількість календарних днів у трудових відносинах у звітному місяці по дату звільнення включно; 
• у графі 16 і 17 — зазначається сума компенсації за невикористану відпустку; 
• у графі 20 — вказують суму ЄСВ, нарахована на суму компенсації. 

При цьому реквізит 09 за рядком із сумою компенсації за невикористану відпустку не заповнюється.

• графи 05,06,07,10,21-24 -заповнюються в загальному порядку;
• інші графи не заповнюються.

у додатку 4ДФ – нарахована та виплачена компенсація працівниці разом із податками відображається за ознакою доходу «101». Не забудьте зазначати дату звільнення працівниці у графі 8 цього додатку.