З 1 квітня 2023 року набуває чинності Закон №2888, який викладає в новій редакції пп. 170.9 ПКУ, який визначає порядок оподаткування суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, отриманих на відрядження або під звіт, не повернутої у встановлений строк.
Так, фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
Раніше таких доказів вимагало лише відрядження за кордон (відрядження по Україні підтверджували наказ та невизначені «первинні документи»). Тепер одного наказу про відрядження для цього недостатньо. Не допоможе вже в такому випадку і звіт про відрядження по Україні в довільній формі. Можливо, стане у пригоді посвідчення про відрядження із відмітками про вибуття та прибуття. Воно зараз не є обов’язковим, але ним можна підтвердити факт перебування працівника за місцем відрядження, якщо немає проїзних документів та документів про проживання.
Отже, якщо менеджери, які відряджаються по Україні та зупиняються у знайомих на ніч, а не в готелі, можна застосувати посвідчення про відрядження із відмітками про вибуття та прибуття, та на його підставі нараховувати та виплачувати добові працівникам. Звісно, що такі відмітки повинно поставити підприємство або ФОП, до якого відряджені працівники.
Про отримані працівниками добові, навіть якщо і не буде інших понесених витрат, потрібно буде скласти авансовий звіт.
Щодо списання пального проблем не виникає, є накладна від ОККО, шляховий лист, є наказ на відрядження, де зазначено, що працівники відбувають у відрядження на службовому автомобілі та звісно ж посвідчення з відмітками.
До речі, перебування у відрядженні можна буде підтвердити документами, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів або іншими документами, що засвідчують вартість витрат. На нашу думку, це можуть бути в тому числі документи про придбання пального в дорозі, харчування у закладах громадського харчування тощо. Проте наразі зміни ще не набрали чинності, отже, немає й практики їх застосування та роз’яснень податківців.
Про те, як правильно впровадити роз’їзний характер роботи для менеджерів ми писали тут.