Впровадження роз'їзного характеру роботи

Інструкція № 59 службовим відрядженням називає поїздку працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи. Проте це визначення обов’язкове лише для бюджетних підприємств та установ, а інші суб’єкти можуть розробити власне визначення того, що вони вважатимуть службовим відрядженням.

Поняття «роз’їзний (пересувний) характер робіт» законодавством не визначено. Роз’їзний характер робіт передбачає виконання робіт на об’єктах, розташованих на значній відстані від місця розташування організації, у зв’язку з поїздками в неробочий час від місцезнаходження організації до місця роботи на об’єкті й назад (див. листи Мінсоцполітики від 15.11.2013 р. № 491/13/116-13, Мінпраці від 17.11.2006 р. № 307/13/133-06). Тобто роз'їзною працею прийнято вважати випадки, коли постійна робота працівників проходить у дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер. Сюди належать екіпажі транспортних засобів (водії, провідники), експедитори, контролери, торгові регіональні представники та інші подібні категорії працівників. 

Документальне оформлення. З урахуванням специфіки своєї господарської діяльності підприємство має право самостійно встановити перелік робіт, посад, професій, роботи за якими носять роз’їзний (пересувний) характер (листи Мінпраці від 13.09.2006 р. № 905/13/84-06 і Мінфіну від 16.02.2017 р. № 31-08030-16-10/4313).

Тобто, враховуючи специфіку господарської діяльності, підприємство в колективному договорі встановлює роз’їзний характер роботи та надбавки до тарифних ставок співробітникам. Зокрема, у колдоговорі (положенні про оплату праці) можна вказати:

• перелік посад (професій), для яких уводиться роз’їзний характер роботи;
• розмір доплати за такі роботи;
• порядок обліку робочого часу працівників із роз’їзним характером роботи.

Отже, для належного врегулювання роз'їзного характеру роботи доцільно мати колективний договір із прописаним у ньому переліком посад і робіт, що мають роз'їзний характер і за які встановлюються відповідні надбавки. Замість колективного договору відповідне може бути встановлено в трудовому договорі (окремому документі, підписаному з кожним таким працівником) та/або зафіксовано в наказі про прийняття на роботу (що є обов'язковим письмовим оформленням трудового договору), це доцільно, якщо трудового договору не підписували і в колективному договорі таких положень непередбачили, то, зазначення цього лише в наказі про прийняття на роботу є повною мірою достатньо.

Також варто у внутрішньому положенні про відрядження (яке за наявності таких випадків варто назвати «Положення про відрядження та роз'їзний характер роботи») прописати порядок установлення та розміри надбавок за роз'їзний характер роботи та порядок оформлення роботи за межами населеного пункту (чи оформлюється наказ, чи завдання, чи звіт, чи робляться відповідні відмітки в табелі) та виплату або невиплату добових поряд із такими надбавками. Тут слід визначити також, яким чином та на підставі яких документів таким працівникам відшкодовуються витрати на оплату проїзду, наймання приміщень тощо.

При цьому такі правила можуть бути різними для різних категорій працівників. В даному випадку ідеться про регіональних менеджерів, то цілком можливо оформлювати їх поїздки при роз'їзній роботі так само, як і відрядження (із виданням наказу, підготовкою звіту тощо).

Також є сенс указати в посадових інструкціях, що робота працівника пов’язана з постійними роз’їздами.

Доплати. Доплати (надбавки) до тарифних ставок (окладів, посадових окладів) компенсаційного характеру — це виплати понад оплату за виконання посадових обов’язків у робочий час, які враховують додаткову роботу, а також умови та режими праці (п. 13 розд. I Методичних рекомендацій з організації матеріального стимулювання праці працівників підприємств та організацій, затверджених наказом Мінпраці та соцполітики від 29.01.2003 р. № 23).

Доцільність установлення надбавки та визначення її розміру — прерогатива самого підприємства (ст. 97 КЗпП; ст. 15 Закону про оплату праці»).

Згідно з рекомендаціями Мінсоцполітики (лист від 13.09.2006 р. № 905/13/84-06), якщо підприємство вирішило встановити надбавку за роз’їзний (пересувний) характер робіт, йому слід керуватися нормами постанови КМУ «Про надбавки (польове забезпечення) до тарифних ставок і посадових окладів працівників, направлених для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, та працівників, робота яких виконується вахтовим методом, постійно проводиться в дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер» від 31.03.1999 р. № 490 (далі — Постанова № 490).

У п. 1 Постанови № 490 визначено, що розмір надбавки за роз’їзний характер роботи не може перевищувати граничні розміри добових, установлені КМУ для відряджень по Україні. Якщо ж робота має роз’їзний характер за межами України, розмір надбавок не може перевищувати 80% граничних норм добових витрат, установлених КМУ для відряджень за кордон.

Однак зазначимо, що Постанова № 490 установлює правила для підприємств бюджетної сфери. Але вважаємо, що госпрозрахункові підприємства для встановлення граничного розміру надбавок (за аналогією з відрядними нормами) можуть використовувати суму добових, що не обкладається ПДФО, передбачену пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ для відряджених. У 2021 році в межах України це 600 грн. на день, за межами України — 80 євро на день за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, у розрахунку за кожний день.

Зазначимо, чи прив’язуватися до відрядних норм — це право підприємства, а не обов’язок, тому можна встановити власний розмір надбавок виходячи зі специфіки своєї госпдіяльності без будь-яких обмежень (але пам’ятайте про неоподатковуваний мінімум добових згідно з пп. 170.9.1 ПКУ – добові в сумі більше цього мінімуму можуть виплачуватися, але вже з оподаткуванням).

Проїзд та проживання. Що стосується витрат на проїзд до місця призначення й назад, а також наймання житла, понесених у зв’язку зі знаходженням працівника поза місцем основної роботи, то й тут варто орієнтуватися на порядок компенсації аналогічних витрат для відряджених (п. 3 Постанови № 490). Тобто для відшкодування витрат працівник повинен заповнити та подати Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. Строк його подання законодавчо не встановлено (адже це не відрядження), але радимо дотримуватися строків, установлених п. 170.9 ПК для відряджень.

Крім того, підприємству слід у внутрішньому документі зафіксувати кількість днів, за які працівникові належить надбавка за роз’їзний характер роботи.

Оподаткування доплат. Для цілей обкладення ПДФО дана доплата в розмірах, передбачених трудовим (колективним) договором, розглядається як зарплата (ЗІР, категорія 103.02). Отже;

1. із суми доплати:

утримується ПДФО за ставкою 18%;

утримується ВЗ за ставкою 1,5%.

2. доплата враховується під час визначення граничного розміру доходу, що дає право на податкову соціальну пільгу;

3. в Додатку 4ДФ зарплатної звітності доплати відображають у складі заробітної плати за ознакою доходу “101”.

Також зазначимо, що доплати за роз’їзний характер робіт не враховуються під час обчислення зарплати працівника для забезпечення її мінімального розміру. Тобто такі надбавки виплачують понад мінімальний розмір зарплати (у 2021 році — 6000 грн) (ст. 31 Закону № 108).

Крім того, доплати за роз’їзний характер роботи віднесені до виплат за рахунок коштів роботодавця, на які не нараховується ЄСВ (п. 10 розд. І Переліку № 1170). Це стосується суми доплат, що не перевищує граничного розміру, установленого в колдоговорі (Положенні про оплату праці, наказі по підприємству). Інакше доплати, виплачені понад затверджену межу, можуть бути розцінені під час перевірки як індивідуальні й на них доведеться нараховувати ЄСВ (пп. 2.3.4 Інструкції № 5).

Робота у вихідні та святкові. Робота працівників у вихідні та святкові дні оплачується відповідно до ст. 72 та 107 КЗпП.

Оплата за роботу у святковий  і неробочий день обчислюється, зокрема, працівникам, які одержують місячний оклад, – у розмірі одинарної годинної або денної ставки зверх окладу, якщо робота у святковий і неробочий день провадилася у межах місячної норми робочого часу, і в розмірі подвійної годинної або денної ставки зверх окладу, якщо робота провадилася понад місячну норму.

Робота у вихідний день може компенсуватися, за згодою сторін, наданням іншого дня відпочинку або у грошовій формі у подвійному розмірі. Оплата за роботу у вихідний день обчислюється за правилами визначеними в ст. 107 КЗпП.