Як правильно перейменувати посади за Класифікатором: чи потрібно переводити працівників і оновлювати посадові інструкції?

В першу чергу, врахуйте зазначене в ч. 3 ст. 32 КЗпП, у зв'язку із змінами в організації виробництва і праці допускається зміна істотних умов праці при продовженні роботи за тією ж спеціальністю, кваліфікацією чи посадою. Про зміну істотних умов праці - систем та розмірів оплати праці, пільг, режиму роботи, встановлення або скасування неповного робочого часу, суміщення професій, зміну розрядів і найменування посад та інших - працівник повинен бути повідомлений не пізніше ніж за два місяці.

Якщо колишні істотні умови праці не може бути збережено, а працівник не згоден на продовження роботи в нових умовах, то трудовий договір припиняється за пп. 6 ст. 36 КЗпП.

У період дії воєнного стану норми ч. 3 ст. 32 щодо повідомлення працівника про зміну істотних умов праці не застосовуються згідно із Законом №2136-IX від 15.03.2022 р.

Є різні підстави чому відбувається зміна назв посад і від цього залежить як саме вносити виправлення. 

Варіант 1 

Якщо в попередні періоди при формуванні назв посад була допущена помилка, ситуація легко виправляється. 

Дійте покроково:

1. Підготуйте наказ про коригування найменувань посад.

У наказі зафіксуйте приведення назв посад працівників у відповідність до Класифікатора професій.

2. Внесіть зміни до штатного розпису.

Оформіть окремий наказ про коригування штатного розпису з урахуванням правильних найменувань.

3. Виправте кадрові накази минулих періодів.

Складіть наказ про внесення змін до наказу про прийняття на роботу або переведення, у якому назву посади було зазначено неправильно.

4. Оновіть записи у трудовій книжці.

На підставі наказу про виправлення внесіть відповідну інформацію до трудової книжки працівника — за потреби або якщо вона ведеться у роботодавця.

Варіант 2 

В Класифікаторі професійз з’явилася нова назва посади

Рекомендації кадровику у разі появи нової назви посади в Класифікаторі професій

Якщо в в КП з’явилась назва посади, яка точніше відповідає фактичній роботі працівника, і сам працівник погоджується на зміну, варто діяти за таким алгоритмом:

1. Оновіть штатний розпис: Видати наказ про внесення змін до штатного розпису (додавання нової посади та вилучення старої) або ж затвердити новий штатний розпис із визначеної дати;

2. Підготуйте посадову інструкцію: Розробити та затвердити інструкцію за новою посадою;

3. Оформіть переведення працівника: Підготувати наказ про переведення на нову посаду та ознайомити працівника з посадовою інструкцією під підпис;

4. Внесіть зміни до кадрових документів: Зробити запис про переведення в особовій картці. У трудовій книжці — за вимогою працівника або якщо вона зберігається у роботодавця;

5. Прослідкуйте за відображенням змін у звітності: У складі Об’єднаної звітності за 4 квартал бухгалтерія подає додаток 5 із відображенням факту переведення. Кадровику бажано проконтролювати, щоб ці дані були коректно передані і відобразились у електронній трудовій книжці;

6. Повідомте ТЦК про зміну облікових даних: Якщо працівник є військовозобов’язаним, слід подати повідомлення про зміну посади;

7. Оновіть оперативні відомості щодо заброньованих працівників: Якщо працівник підлягає бронюванню, подайте інформацію про переведення через портал ПФУ.

Варіант 3 

В Класифікаторі професій Змінилася назва посади (перейменування посади в КП)

Рекомендації кадровику: що робити, якщо в Класифікаторі професій перейменували назву посади

Коли в Класифікаторі професій з’являється директива «ЗМІНИТИ», це означає, що посаду просто перейменували. У такому випадку кадровику слід діяти за таким алгоритмом:

1. Оновіть штатний розпис та посадову інструкцію: Внесіть коректні назви посад до штатного розпису та відредагуйте відповідні інструкції;

2. Оформіть наказ про приведення назв посад у відповідність до КП;

3. Ознайомте працівників із оновленими посадовими інструкціями (під підпис);

4. За потреби внесіть зміни до трудових книжок.

Запис про перейменування роблять:

• на вимогу працівника, якщо паперова трудова книжка зберігається у нього;
• обов’язково — якщо трудова книжка зберігається у роботодавця.

5. Зафіксуйте зміни у кадрових документах: Внесіть оновлену назву посади до особової картки.

6. Перевірте відображення змін у звітності: У додатку 5 Об’єднаної звітності потрібно позначити факт перейменування посади (механізм аналогічний відображенню переведення).

Важливо!

Не змінюйте й не переписуйте старі заяви або накази про прийняття чи переведення на посаду. На момент їх оформлення дані були правильними, тому вносити правки у минулі документи — помилка.

Висновки:

1. Зміна назви посади = зміна істотної умови праці (ч. 3 ст. 32 КЗпП), але під час воєнного стану 2-місячне попередження не потрібне.

2. Як оформлювати — залежить від причини зміни:

• Помилка в старій назві → просто виправлення (наказ про коригування, не переведення);
• Нова точніша посада в КП → повне переведення (заява, наказ, запис у трудкнижку, Д5);
• Офіційне перейменування в КП (директива «ЗМІНИТИ») → наказ про приведення у відповідність + оновлення штатного, інструкцій, особової картки і Д5 (без переведення).

3. Посадові інструкції потрібно оновлювати тільки у варіантах 2 і 3 (нова посада або офіційне перейменування); при простому виправленні помилки — не обов’язково.

 ***

Читайте також:  Класифікатор професій ДК 003:2010 у 2025 році: покроковий алгоритм користування для кадровиків і бухгалтерів