Виправлення помилки минулих періодів в частині неправильного нарахування відрядження

Запитання:

Протягом декількох років неправильно нараховувалися оплати за дні відрядження – виплати були за окладом (тому що оклади весь час підвищуються). В липні виявилося, що середня зарплата за 2 місяці більше окладу, отже, потрібно було нараховувати за середньою зарплатою. Як виправити помилку і за скільки років? Чи потрібно коригувати все відпускні та лікарняні цим співробітникам у зв'язку з виправленням помилки? Як повернути гроші працівниці, яка перебуває у декретній відпустці і що зі звітом по ЄСВ? Які штрафи?

Відповідь: 

Згідно зі ст. 121 КЗпП робота працівника, направленого у відрядження, оплачується відповідно до умов трудового або колективного договору. При цьому розмір такої оплати не може бути нижчим від середньої заробітної плати.

Отже, щоб розрахувати суму, яку належить виплатити співробітнику за час відрядження, необхідно розрахувати і порівняти дві величини:

1) середньоденну зарплату;

2) денну заробітну плату, розраховану виходячи з тарифної ставки (окладу) працівника, за місяць, у якому він перебував у відрядженні.

З цих величин необхідно вибрати більшу і на її підставі розрахувати суму оплати часу відрядження. При цьому оплачуються всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем роботи, з якого відряджено особу.

Згідно пп. 2.1.5 Інструкції № 5 оплата  праці  за  час  перебування  у відрядженні (не включає відшкодування витрат у зв'язку  з  відрядженням:  добових, вартості проїзду, витрат на наймання житлового приміщення) відноситься до фонду основної заробітної плати.

Тому, у разі виявлення помилки у розрахунку заробітної плати вона підлягає виправленню шляхом донарахування цих сум, тому що роботодавець зобов'язаний виплачувати працівнику належну йому зарплату в повному розмірі. Виправлення здійснюється за бухгалтерською довідкою із зазначенням причини такого донарахування, наприклад, неправильне застосування чинного законодавства.

Відповідно до ст. 225 КЗпП працівник може звернутися до комісії по трудових спорах у тримісячний строк з дня, коли він дізнався або повинен був дізнатися про порушення свого права, а у спорах про виплату належної йому заробітної плати - без обмеження будь-яким строком.

Відповідно до пп. 1.6.2 Інструкції № 5 якщо  нарахування  фонду  оплати праці здійснюються за попередній  період, зокрема у зв'язку з уточненням кількості 

відпрацьованого  часу,  виявленням помилок,  вони відображаються у фонді  оплати  праці  того  місяця, у якому були здійснені нарахування.

Отже, після перерахунку сум відрядження у бік збільшення, бухгалтеру потрібно буде зробити перерахунок сум відпускних та лікарняних, для цього потрібно:

• розрахувати середню заробітну плату за той самий розрахунковий період, враховуючи суми доплати;
• відобразити донарахування відпускних (лікарняних) на різницю між сумою попередньо визначених відпускних (лікарняних) та сумою відпускних (лікарняних), визначених з урахуванням доплати.

Суму донарахованої зарплати для розрахунку допомоги по тимчасовій непрацездатності (включаючи догляд за хворою дитиною) та допомоги по вагітності та пологах також враховують у тому місяці, в якому вона нарахована. 

Крім цього, потрібно звернути увагу, чи має право працівник на ПСП та застосувати її.

Таким чином, сума донарахованої заробітної плати включається в базу для нарахування ЄСВ, утримання ПДФО і військового збору у місяці, в якому здійснено донарахування.

Донараховану зарплату відображають у місяці її безпосереднього донарахування разом із іншими виплатами працівнику у поточному місяці. При цьому записи у бухгалтерському обліку ідентичні, як і при нарахуванні зарплати.

Отже, виправлення помилки таким чином дає можливість уникнути штрафів щодо ЄСВ, ПДФО та військового збору, а також не потребує коригування раніше поданої звітності.