Утримання зайво нарахованих відпускних: як оподатковувати та облікувати?

Якщо працівник уже скористався щорічною відпусткою повної тривалості за робочий рік, але звільняється до його завершення, частина відпустки виявляється наданою наперед — за період, який він фактично ще не відпрацював. У такому випадку виникає переплата відпускних.

Відповідно до ст. 22 Закону «Про відпустки», роботодавець має право утримати із заробітної плати працівника суму відпускних за дні, які були використані «наперед».

Врахуйте, що відрахування не провадиться, якщо працівник звільняється з роботи у зв'язку з:

• переведенням працівника за його згодою на інше підприємство або переходом на виборну посаду у випадках, передбачених законами України;
• відмовою від переведення на роботу в іншу місцевість разом з підприємством, а також відмовою від продовження роботи у зв'язку з істотною зміною умов праці;
• змінами в організації виробництва та праці, в тому числі ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням підприємства, скороченням чисельності або штату працівників;
• виявленням невідповідності працівника займаній посаді або виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації або стану здоров'я, що перешкоджають продовженню даної роботи;
• нез'явленням на роботу понад чотири місяці підряд внаслідок тимчасової непрацездатності, не рахуючи відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами, якщо законодавством не встановлено більш тривалий термін збереження місця роботи (посади) при певному захворюванні;
• поновленням на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу;
• направленням на навчання;
• виходом на пенсію.

Відрахування із заробітної плати за невідпрацьовані дні відпустки також не провадиться у разі смерті працівника.

Як визначити суму «зайвих» відпускних при звільненні

При звільненні працівника, який використав відпустку наперед (за невідпрацьовану частину робочого року), роботодавець має право утримати відповідну суму відпускних.

Розрахунок простий: Сума утримань = середньоденна зарплата × кількість днів відпустки, використаних наперед.

Важливо: нову середню зарплату обчислювати не потрібно. Беремо ту середню, яка була розрахована при наданні відпустки. Саме за цією середньою і проводимо відрахування.

Приклад розрахунку:

• У лютому 2025 року працівнику надано щорічну відпустку 24 календарні дні;
• Розрахунковий період: лютий 2024 – січень 2025 року;
• Зарплата за розрахунковий період: 289 000 грн;
• Кількість календарних днів у періоді: 366 днів (2024 рік високосний).

Середньоденна зарплата:
289 000 ÷ 366 = 789,62 грн.

Сума відпускних за 24 дні:
789,62 × 24 = 18 950,88 грн.

Працівник звільняється. До цього часу він «не заробив» 10 календарних днів відпустки (наданих наперед).

Сума до утримання:
789,62 × 10 = 7 896,20 грн.

Для бухобліку

При остаточному розрахунку ця сума відображається як сторно (зі знаком «мінус»). Тобто 7 896,20 грн потрібно відняти із загальної суми, що підлягає виплаті працівнику.

ПДФО, ЄСВ та ВЗ

Відображення сторнованих відпускних у звітності

Додаток Д1

Сума відсторнованих відпускних показується у звітності за той місяць, у якому проведено сторнування. Відповідно до Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку (затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4), допускається відображення від’ємних показників.

При цьому дані вносяться окремим рядком від заробітної плати із зазначенням:

• Графа 09 – код типу нарахувань «10»;
• Графа 10 – місяць та рік, за який були нараховані відпускні;
• Графи 16, 17 – сума відпускних зі знаком «мінус»;
• Графа 20 – від’ємне значення ЄСВ, нарахованого на ці відпускні.

Додаток 4ДФ

Сума відсторнованих відпускних відображається у складі заробітної плати з ознакою доходу «101». ПДФО буде за ставкою 18%, оскільки на той момент (виплата зайвих відпускних), з працівника утримали 18%, а не 5%.