Відповідно до пп. «б» п.176.2 ст.176 розд. IV Податкового кодексу України від 2 грудня 2010 року № 2755-VI із змінами та доповненнями особи, які відповідно до цього Кодексу мають статус податкових агентів, зобов’язані подавати у строки, встановлені цим Кодексом для податкового кварталу, податковий розрахунок суми доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, а також суми утриманого з них податку до контролюючого органу за місцем свого розташування. Такий розрахунок подається лише у разі нарахування сум зазначених доходів платнику податку податковим агентом протягом звітного періоду. Запровадження інших форм звітності з зазначених питань не допускається.
Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, затверджено наказом Міністерства фінансів України від 13.01.2015 р. №4, зареєстрованим Міністерством юстиції України від 30 січня 2015 року за №111/26556 (далі – Порядок).
Згідно з п. 3.1 розд. III Порядку реквізити податкового розрахунку заповнюються наступним чином, зокрема, навпроти напису «Працювало за трудовими договорами» проставляється кількість працівників, які працюють за трудовими договорами (контрактами). Таким чином, якщо протягом звітного періоду кількість працівників змінювалась у зв’язку із прийняттям та звільненням з місця роботи, то в графі ”Працювало за трудовими договорами” податкового розрахунку за ф. 1ДФ слід зазначати максимальну кількість працівників, які фактично працювали за трудовими договорами протягом звітного кварталу.
Відповідно п. 2.1 Інструкції зі статистики кількості працівників, затвердженої наказом Державного комітету статистики України від 28.09.2005 р № 286, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 30.11.2005 за № 1442/11722 (далі – Інструкція) в облікову кількість штатних працівників включаються усі наймані працівники, які уклали письмово трудовий договір (контракт) і виконували постійну, тимчасову або сезонну роботу один день і більше, а також власники підприємства, якщо, крім доходу, вони отримували заробітну плату на цьому підприємстві.
Враховуючи вищевикладене, в графі «Працювало за трудовими договорами» податкового розрахунку за ф. 1ДФ проставляється кількість працівників, які працюють за трудовими договорами (контрактами) окрім тих які знаходяться у відпустках по вагітності та пологам, по догляду за дітьми, у відпустці без збереження зарплати, тощо, незалежно від того, нараховувався їм дохід чи ні.