Компенсувати чи не компенсувати понесені власні витрати без доручення роботодавця
На думку фахівців Мінсоцполітики, яку вони висвітлили в листі від 14.09.2016 р. №13517/0/14-16/13, у разі якщо трудовим договором установлено обов'язок працівника купувати товар за власні кошти з наступним відшкодуванням цих коштів роботодавцем, то такі відносини слід розглядати з урахуванням вимог законодавства про працю. У такому випадку ці кошти мають входити до загальної суми, яку роботодавець має виплатити працівнику при його звільненні згідно з ст. 116 КЗпП.
Втім, вважаємо, що у трудовому договорі не можна передбачати такі обов’язки. Адже трудова угода передбачає виконання роботи з боку працівника, а з боку роботодавця – оплата цієї роботи та створення умов для її виконання. Ні про які «товарно-грошові» відносини в рамках трудової угоди у ст. 21 КЗпП не йдеться, на яку посилаються фахівці Мінсоцполітики.
Вважаємо, що між працівником та роботодавцем у такій ситуації придбання товарів (робіт, послуг) за власний кошт регулюються цивільним законодавством, а саме ст. 1159 і 1160 ЦКУ. Згідно з цими статтями підприємство має відшкодувати такі витрати фізособі, у разі якщо придбані товари (роботи, послуги) своєчасно та в повному обсязі оприбутковані й відображені в бухгалтерському обліку підприємства.
Про це зауважують, зокрема, фахівці НБУ у листах від 21.11.2016 р. №50-0004/95394, від 14.09.2016 р. №18-0005/76945, від 01.09.2006 р. №11-113/3225-9206 і від 13.04.2005 р. №11-113/1227-3746, фахівці ДФС у підкатегорії 109.14 ресурсу «ЗІР»*, фахівці Мінфіну в листах від 12.10.2010 р. №31-26030-12-29/27606 і від 28.08.2007 р.№31-34000-10-25/17266.
Розглянемо норми ЦКУ більш детально. Згідно з ч. 1 ст. 1158 ЦКУ, якщо майновим інтересам однієї особи (тобто підприємству) загрожує небезпека настання невигідних для неї майнових наслідків, інша особа (тобто працівник) має право без доручення вчинити дії, спрямовані на попередження, усунення або зменшення цих негативних наслідків.
Таким чином, несвоєчасна несплата підприємством послуги мобільного зв’язку могла, наприклад, призвести до того, що працівник вчасно не зв’язався із клієнтом підприємства, не домовився про зустріч чи не повідомив важливу інформацію тощо, що своєю чергою, могла сприяти економічним втратам самого підприємства. Тому працівник, аби уникнути таких негативних наслідків міг самостійно власними коштами оплатити послуги мобільного зв’язку.
Після чого, згідно з ч. 2 ст. 1158 ЦКУ, він повинен був за першої ж нагоди повідомити про свої дії керівництву підприємства. Якщо ж працівник не має такої можливості, то фактично він бере на себе всі зобов’язання завершити правочин (ч. 3 ст. 1158 ЦКУ). Втім, як тільки з’являється можливість, він повинен негайно нею скористатись і повідомити керівнику підприємства про свої дії, а також скласти звіт і передати керівнику все, що при цьому було одержано (ст. 1159 ЦКУ). На практиці додатково складається заява працівника про відшкодування фактично зроблених витрат згідно з ст. 1160 ЦКУ.
На замітку!
Під таким звітом податківці розуміють звичайний авансовий звіт, до якого працівник має підкласти усі документи, що підтверджують понесені витрати. Граничного строку звітування у такому випадку немає. Про це говорять й податківці у вищезгаданому ресурсі «ЗІР»: «оскільки чинним законодавством визначено строки звітування саме за одержані під звіт кошти на відрядження та на виконання цивільно-правових дій, а також установлено норму оподаткування надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернених у встановлені строки, то у разі несвоєчасного подання Звіту при придбанні за власні кошти товарів для потреб підприємства (використанні власних коштів у відрядженні) фінансові санкції не застосовуються».
Згідно з ч. 1 ст. 1160 ЦКУ, працівнику, який учинив дії в майнових інтересах підприємства без його доручення, надано право вимагати відшкодування фактично зроблених витрат. Проте якщо працівник за першої ж нагоди не повідомив керівнику про свої дії, то він своє право втрачає (ч. 2 ст. 1160 ЦКУ).
Що вважати першою нагодою та відповідно скільки може пройти часу від вчинення дії та повідомлення про її вчинення керівництва у ЦКУ немає, в будь-якому випадку це буде суб’єктивна оцінка керівництва. Щоправда, такий часовий проміжок може бути завчасно встановлений у внутрішньому наказі, наприклад, у Положенні про відрядження або у наказі про організацію документообороту на підприємстві. Якщо його немає, то вирішувати компенсувати чи ні власні витрачені кошти працівнику у зв’язку із тим, що він при першій же нагоді (чи навпаки не при першій нагоді) повідомив про свої дії, має безпосередньо керівник підприємства.
Втім, зауважимо, що фахівці НБУ у вищевказаних листах вважають, що якщо придбані товари (роботи, послуги) своєчасно та у повному обсязі оприбутковані та відображені у бухгалтерському обліку підприємства, то роботодавець на підставі статей 1159 і 1160 ЦКУ зобов'язаний відшкодувати витрати, які здійснила фізособа на користь підприємства за власні кошти.
Витрати, що не підтверджені документально
Що стосується витрачених власних коштів, які документально не підтверджені, то якщо керівництвом буде прийнято рішення компенсувати такі витрати за заявою працівника та на підставі авансового звіту, то відповідно наслідки в оподаткуванні будуть такими ж, як при неповерненні надміру витрачених коштів, тобто у підзвітної особи виникає оподатковуваний дохід згідно з пп. 164.2.11 ПКУ, з якого слід утримати ПДФО (із застосуванням натуркоефіцієнта - 1,21951) у розмірі 18% та військовий збір – 1,5%.
Зауважимо, що під витратами, підтвердженими документально, про які дослівно говориться у пп. 170.9.1 ПКУ, мається на увазі наявність саме документів, тобто оригіналів, а не копій документів.
Згідно з п. 44.1 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством. На це ми звертали увагу тут.
Ризики виникнення доходу
Оскільки, згідно з умовами запитання, працівник загубив підтвердні документи щодо понесених витрат, а послуги мобільного зв’язку були оплачені, то при проведенні звірки із контрагентом, що надає послуги зв’язку, виявиться, що здійснювати оплату за певний місяць підприємству не потрібно. Тобто мова йде про відсутність необхідності погашення раніше визнаної кредиторської заборгованості за такий період. А отже, вважаємо, що згідно з п. 5 П(С)БО 11 «Зобов’язання» прийдеться визнати дохід у сумі оплати послуг зв’язку працівником, що загубив первинні документи – Дт 631 Кт 718**.
* Запитання (чинне до 01.01.2017 р.): "Які строки звітування підзвітної особи, яка витратила власні кошти на закупівлю товарів (послуг) для потреб підприємства, та чи передбачена відповідальність за несвоєчасне звітування такої особи?"
** Вважаємо, що у цій ситуації слід використовувати саме субрахунок 718 "Дохід від безоплатно одержаних оборотних активів", адже ми не списуємо заборгованість, а отримали кошти, які не потрібно повертати.