Працівник загубив підтвердні документи щодо понесених витрат: наслідки в оподаткуванні

Щодо підзвітних коштів. Відповідно до п. 2.12 глави 2 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою НБУ від 15.12.2004 р. №637, фізичні особи - довірені особи підприємств (юридичних осіб), які відповідно до законодавства України одержали готівку з поточного рахунку із застосуванням корпоративного електронного платіжного засобу або особистого електронного платіжного засобу, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі. Зазначені довірені особи подають до бухгалтерії підприємства звіт про використання коштів разом із підтвердними документами в установлені строки і порядку, що визначені для підзвітних осіб законодавством України, а також документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала тощо) разом з невитраченим залишком готівки.

Згідно з абз. 2 пп. «б» пп. 170.9.1 ПКУ не оподатковуються ПДФО та військовим збором суми коштів, отримані під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій, які є документально підтвердженими.

Щодо власних коштів. Питання відшкодування витрат, понесених працівником при придбанні товарів для підприємства, та інші питання правомірності використання власних готівкових коштів працівниками підприємства для вирішення виробничих (господарських) питань відносяться до майнових відносин між суб’єктом господарювання та працівником та регулюються Цивільним кодексом України, а саме ст. 1159, 1160 ЦКУ. Про це податківці роз’яснювали у підкатегорії 109.14 ресурсу «ЗІР».

При цьому у такому роз’ясненні податківці наголошують, що у разі придбання працівником товарів для потреб підприємства за допомогою власних коштів, подається у визначені законодавством строки до бухгалтерської служби Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, а також підтвердні документи про використання коштів.

Зауважимо, що під витратами, підттвердженими документально, про які дослівно говориться у пп. 170.9.1 ПКУ, мається на увазі наявність саме документів, тобто оригіналів, а не копій документів.

Згідно з п. 44.1 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Згідно з абз. 2 п. 3 Порядку складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. №841 за наявності надміру витрачених коштів така сума повертається платником податку в касу або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або при поданні зазначеного Звіту. Теж саме сказано й пп. 170.9.2 ПКУ. Тобто кошти зняті із корпоративного рахунку можна повернути як до каси, так і на рахунок підприємства.

Що слід розуміти під надміру витраченими коштами випливає із абз. 2 пп. «б» пп. 170.9.1 ПКУ, згідно з яким до суми перевищення не включаються та не оподатковуються документально підтверджені витрати, здійснені за рахунок готівкових чи безготівкових коштів, наданих платнику податку під звіт роботодавцем.

Таким чином, надміру витрачені кошти у вигляді документально не підтверджених витрат повинні бути повернені підприємству. Якщо такі підзвітні кошти не будуть повернені, то відповідно до у працівника - підзвітної особи виникає оподатковуваний дохід згідно з пп. 164.2.11 ПКУ, з якого слід утримати ПДФО (із застосуванням натуркоефіцієнта - 1,21951) у розмірі 18% та військовий збір – 1,5%.

Що стосується витрачених власних коштів, що документально не підтверджено, то якщо керівництвом буде прийнято рішення компенсувати такі витрати за заявою працівника, то відповідно наслідки в оподаткуванні будуть такими ж, як при неповерненні надміру витрачених коштів.