Виплати, окрім допомоги від ПФУ, у разі смерті працівника (аудіоверсія)

У разі смерті працівника підприємство може виплатити родичам неоподатковувану допомогу на поховання від роботодавця у розмірі до 9 320 грн у 2026 році. Усі належні померлому кошти (лікарняні, зарплата та компенсація за невикористану відпустку) виплачуються членам його сім'ї (або спадкоємцям) готівкою з каси чи на їхні особисті банківські рахунки. Перераховувати кошти на зарплатну картку померлого працівника категорично заборонено.

Розглянемо детально, які саме виплати роботодавець має провести у разі смерті працівника.

Виплата зарплати та компенсації за невикористані дні відпустки

Документальне оформлення

Припинення трудового договору оформлюється наказом керівника на підставі свідоцтва про смерть (п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП). Датою припинення трудових відносин у наказі зазначається саме дата смерті, вказана у свідоцтві (наказ видається поточною датою отримання документів).

Бухгалтерія нараховує заробітну плату за фактично відпрацьований час по день смерті включно та грошову компенсацію за всі невикористані дні щорічної та додаткової відпусток.

Оподаткування

ПДФО утримується з усієї суми остаточного розрахунку. На дату припинення відносин проводиться обов’язковий річний перерахунок ПДФО за місяці поточного року.

Військовий збір утримується на загальних підставах.

ЄСВ (22%/ 8,41%) нараховується роботодавцем на суму зарплати та компенсації відпустки, оскільки ці виплати нараховуються за період перебування у трудових відносинах.

Остаточний розрахунок виплачується членам сім'ї померлого (або спадкоємцям за свідоцтвом про право на спадщину) разом із лікарняними — готівкою або на картковий рахунок заявника (ст. 1227 ЦКУ).

У Додатку 1 та Додатку 4ДФ єдиної звітності суми остаточного розрахунку показують у місяці фактичного нарахування під РНОКПП (ІПН) померлого працівника з ознакою доходу «101». У Додатку Д5 датою закінчення трудових відносин зазначають дату смерті.

Виплата лікарняних, що надійшли на спецрахунок підприємства

Суми допомоги з тимчасової непрацездатності, які належали працівникові, але не були ним отримані за життя, передаються членам його сім'ї (подружжю, дітям, батькам, які проживали спільно), а у разі їх відсутності — входять до складу спадщини.

Виплата здійснюється готівкою з каси підприємства або перераховується на банківський рахунок (картку) родича, який звернувся із заявою. Перераховувати кошти на картку померлого не можна, оскільки його цивільна правоздатність припинилася зі смертю, а рахунок підлягає блокуванню банком.

Для цього необхідні наступні документи від отримувача:

• Заява про виплату належних померлому сум із зазначенням реквізитів власного банківського рахунку;
• Паспорт та РНОКПП заявника;
• Копія свідоцтва про смерть працівника;
• Документи, що підтверджують родинний зв'язок (свідоцтво про шлюб, свідоцтво про народження тощо) або факт спільного проживання.

Лікарняні нараховуються на ім'я померлого працівника за період по день смерті включно. З них також утримуються ПДФО та ВЗ. На суму лікарняних нараховується ЄСВ, оскільки вони стосуються періоду, коли особа мала статус застрахованої. У Додатку 4ДФ нараховані лікарняні відображаються за РНОКПП померлого працівника з ознакою доходу «101».

Неоподатковувана допомога на поховання від підприємства

Окрім обов'язкової допомоги на поховання за рахунок ПФУ, підприємство за власним рішенням (чи згідно з колективним договором) може надати додаткову допомогу на поховання від роботодавця.

Допомога на поховання від роботодавця за останнім місцем роботи померлого не включається до оподатковуваного доходу у розмірі, що не перевищує подвійний розмір граничного доходу для застосування ПСП (пп. «б» пп. 165.1.22 ПКУ). У 2026 році цей неоподатковуваний ліміт становить 9 320 грн (розрахунок: 4 660 × 2 = 9 320 грн).

Якщо підприємство виплачуватиме допомогу у більшій сумі, то сума перевищення понад 9 320 грн оподатковується ПДФО та  ВЗ. ЄСВ - не нараховується, оскільки ця виплата не належить до фонду оплати праці.

Виплата оформлюється на підставі заяви родича, копії свідоцтва про смерть та наказу керівника. У Додатку 4ДФ єдиної звітності сума допомоги відображається за РНОКПП родича-отримувача з ознакою доходу «146».

Нецільова матеральна допомога

Також підприємство може додатково виплатити членам сім'ї померлого працівника нецільову благодійну (матеріальну) допомогу. У 2026 році така допомога не оподатковується ПДФО та ВЗ у розмірі до 4 660 грн на рік. Вона надається незалежно від виплаченої допомоги на поховання.

Нецільова благодійна (матеріальна) допомога (пп. 170.7.3 ПКУ) — це окремий вид разової допомоги. Сукупно за 2026 рік вона не оподатковується в межах граничного доходу для застосування ПСП, що становить 4 660 грн. У Додатку 4ДФ вона відображається за ознакою доходу «169».

Оскільки це різні норми ПКУ, підприємство має право надати родичу померлого обидва види неоподатковуваної допомоги одночасно.

Якщо НМД надається в сумі, більшій за 4 660 грн, сума перевищення підлягає оподаткуванню ПДФО та ВЗ. ЄСВ не нараховується взагалі (незалежно від її розміру), оскільки вона має разовий характер, надається конкретній особі за сімейними обставинами та не входить до фонду оплати праці.

Документальне оформлення

• Заява від родича: у заяві вказується загальне формулювання: «Прошу надати мені нецільову благодійну допомогу у зв'язку із сімейними обставинами (або через скрутне матеріальне становище)».
• Наказ керівника видається на підставі заяви із формулюванням про надання нецільової благодійної допомоги та зазначенням суми.

У Додатку 4ДФ єдиної звітності виплата відображається за РНОКПП родича-отримувача з ознакою доходу «169».

Висновки

• Роботодавець виплачує неоподатковувану допомогу на поховання (ліміт у 2026 році — 9 320 грн);
• Лікарняні, зарплата та компенсація за невикористану відпустку виплачуються членам сім'ї померлого на їхні рахунки або готівкою (перераховувати на картку померлого заборонено);
• Усі виплати (крім допомоги на поховання в межах ліміту) оподатковуються ПДФО та військовим збором.