Коротка відповідь
Так, ваша логіка та алгоритм дій є абсолютно правильними і відповідають вимогам чинного законодавства.
У разі прийняття на роботу працівника, чия паперова трудова книжка ще не була оцифрована, ви скануєте її, надсилаєте до Пенсійного фонду України (ПФУ) та повертаєте працівнику. Оскільки після завершення оцифрування паперові трудові книжки зберігаються безпосередньо у працівників, у роботодавця зникає обов'язок вести паперову Книгу обліку руху трудових книжок для таких документів.
Обґрунтування
1. Обов'язок оцифрування та повернення документа
Згідно з пп. 2 розділу II Законом №1217-IX та оновленою редакцією ст. 48 КЗпП, після внесення відомостей про трудову діяльність працівника до Реєстру застрахованих осіб ПФУ паперова трудова книжка видається працівникові особисто під підпис на зберігання.
2. Прийняття працівника з неоцифрованою книжкою
Якщо до вас працевлаштовується працівник, відомості про якого ще не внесені до реєстру ПФУ, ви як роботодавець (страхувальник) маєте право відсканувати та передати кольорові скан-копії сторінок його трудової книжки через портал електронних послуг ПФУ (Порядок ПФУ від 12.03.2021 р. №11-1). Після успішного опрацювання запиту (статус «Виконано») паперова книжка остаточно стає лише допоміжним документом.
3. Облік руху трудових книжок
Оскільки паперова трудова книжка після оцифрування повертається працівнику і надалі зберігається у нього, у роботодавця більше немає потреби вести Книгу обліку руху трудових книжок (типова форма №П-10) для таких працівників. Цей облік був призначений виключно для документів, що перебували на відповідальному зберіганні в сейфі кадрової служби підприємства.
4. Важливий нюанс щодо ведення записів
Навіть після повернення паперової трудової книжки працівнику на зберігання, за його вимогою ви зобов'язані вносити до неї записи про прийняття на роботу, переведення, заохочення та звільнення (стаття 48 КЗпП). Після внесення запису ви одразу повертаєте книжку працівнику, без залишення її у себе та без відображення в Книзі обліку.
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
