Зберігати довідки за формою ОК-5 або ОК-7 (чи Додаток 9) разом із розрахунком лікарняного вкрай необхідно. Вони є документальним підтвердженням правильності визначення страхового стажу під час перевірок Пенсійного фонду України.
Пояснимо.
Підтвердження відсотка оплати лікарняного
Згідно з ч. 1 ст. 17 Закону №1105 розмір допомоги по тимчасовій непрацездатності безпосередньо залежить від набутого страхового стажу:
- до 3 років — 50% середньої зарплати;
- від 3 до 5 років — 60%;
- від 5 до 8 років — 70%;
- понад 8 років — 100%.
Загальний страховий стаж, що автоматично відображається в кабінеті страхувальника на порталі ПФУ при формуванні заяви-розрахунку, є довідковим. Саме довідка ОК-5, ОК-7 або Додаток 9 («Довідка про трудовий та страховий стаж») є офіційним документом із Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, що підтверджує право працівника на відповідний відсоток виплати.
Підтвердження стажу за останні 12 місяців
Якщо працівник за останні 12 місяців перед настанням хвороби має страховий стаж менше 6 місяців, сума допомоги обмежується фактичною заробітною платою, з якої сплачено внески, але не більше розміру мінімальної заробітної плати в розрахунку на місяць (у 2026 році — не більше 284,07 грн за календарний день).
Для нових працівників єдиним законним джерелом підтвердження наявності необхідних 6 місяців стажу за останній рік є довідка ОК-7 або ОК-5.
Вимоги перевіряючих органів
Відповідно до ст. 26 Закону №1105 Пенсійний фонд України має право перевіряти достовірність документів, які є підставою для призначення та виплати страхових коштів.
У разі перевірки контролери вимагають надати:
- електронний листок непрацездатності (роздруківку/дані реєстру);
- рішення уповноваженого (комісії) із соціального страхування про призначення допомоги;
- розрахунок середньої заробітної плати згідно з Порядком КМУ №1266;
- документи, на підставі яких визначено страховий стаж (довідки форми ОК-5, ОК-7, Додаток 9, за необхідності — копію трудової книжки за періоди до 01.01.2011).
Якщо довідки відсутні, а дані щодо стажу під час перевірки виявляться завищеними, ПФУ кваліфікує надміру виплачену допомогу як неправомірно отриману, що тягне за собою повернення коштів до Фонду та накладення фінансових штрафів на страхувальника.
Формат та строк зберігання
Електронні довідки ОК-5/ОК-7 із QR-кодом, згенеровані через портал ПФУ або застосунок «Дія», є офіційними документами (аналогами паперових). Їх можна зберігати або в електронному архіві бухгалтерії у форматі PDF, або в роздрукованому вигляді, підшитими безпосередньо до розрахунку лікарняного (рішення уповноваженого/заяви-розрахунку).
Документи, пов'язані з нарахуванням і виплатою матеріального забезпечення за рахунок коштів соцстрахування, зберігаються щонайменше 3–5 років після проведення відповідних виплат (або до завершення документальної перевірки ПФУ за відповідний період).
Висновки
- Зберігання довідок ОК-5, ОК-7 або Додатка 9 є обов'язковим, оскільки вони підтверджують правильність визначення страхового стажу та відсотка оплати лікарняного;
- Ці документи необхідні для проходження перевірок ПФУ та уникнення фінансових штрафів через завищення стажу;
- Довідки можна зберігати в електронному вигляді (у форматі PDF із QR-кодом) або роздрукованими разом із документами з розрахунку лікарняного протягом встановленого терміну.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до повного тексту цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Ще не передплатник, проте теж хочете скористатись такою можливістю?
Оформіть пакет «Мій асистент» усього за 199 грн/міс або спробуйте безкоштовну передплату на 14 днів прямо зараз
