Прийняття нового працівника до звільнення старого у 2026 році: алгоритм передачі справ за КЗпП (аудіоверсія)

Коротка відповідь: Законодавство України не дозволяє одночасно оформлювати двох працівників на одну й ту саму штатну одиницю. Для безпечного передання справ можна: 1) тимчасово ввести дублюючу посаду до штатного розпису; 2) перевести старого працівника на іншу тимчасову посаду (наприклад, консультанта); 3) залучити звільненого працівника за цивільно-правовим договором.

Обґрунтування та варіанти оформлення

За трудовим законодавством посада у штатному розписі є неподільною в межах однієї ставки (якщо це не неповний робочий час). Роботодавець не має права допустити до роботи нового працівника на вже зайняту штатну одиницю. Для вирішення цього питання існують три законні варіанти:

Варіант 1. Тимчасове введення додаткової посади до штатного розпису (найбільш рекомендований)

Щоб обидва працівники легально працювали одночасно, на підприємстві тимчасово збільшують штат.

• Процедура:
  1. Керівник видає наказ про внесення тимчасових змін до штатного розпису — введення додаткової штатної одиниці за аналогічною посадою (або її частини, наприклад, 0,5 ставки) на період передачі справ.
  2. Нового працівника приймають на цю тимчасову вакантну посаду. За потреби з ним укладають строковий трудовий договір відповідно до Кодексу законів про працю України, стаття 23.
  3. Протягом встановленого строку обидва працівники працюють паралельно, старий працівник передає справи.
  4. Після звільнення старого працівника за власним бажанням (КЗпП, стаття 38) або за угодою сторін (КЗпП, стаття 36, пункт 1), тимчасову посаду виводять із штатного розпису наказом керівника, а нового працівника (за потреби) переоформлюють на постійне місце роботи.

Варіант 2. Переведення старого працівника на посаду радника / консультанта

Якщо старий працівник згоден, його можна перемістити на іншу спеціально створену посаду, звільнивши його поточну ставку для нового фахівця.

• Процедура:
  1. До штатного розпису вводиться тимчасова посада (наприклад, «консультант з корпоративних питань» або «радник»).
  2. За письмовою згодою старого працівника його переводять на цю нову посаду на період передачі справ, що оформлюється наказом згідно з Кодексу законів про працю України, стаття 32.
  3. На звільнену основну посаду з першого дня передачі справ приймають нового співробітника.
  4. Після закінчення строку передачі справ старого працівника звільняють у загальному порядку.

Варіант 3. Укладення цивільно-правового договору (ЦПД) про надання послуг

Цей варіант виключає подвійне перебування у штаті за трудовими договорами.

• Процедура:
  1. Старого працівника звільняють із займаної посади у планований термін.
  2. Нового працівника одразу приймають на цю звільнену штатну посаду.
  3. Зі звільненим (старим) працівником укладають договір про надання послуг (ЦПД) відповідно до Цивільного кодексу України, стаття 901. Предметом договору визначають «надання консультаційних послуг щодо специфіки ведення обліку та ознайомлення з поточними справами підприємства».
  4. Важливо: У ЦПД не можна вказувати трудові функції, підпорядкування правилам внутрішнього трудового розпорядку чи графік роботи, оскільки Держпраці може кваліфікувати такі відносини як приховані трудові.