Обов'язкові кадрові документи ФОПа: особова картка, військовий облік та графік відпусток

Чи потрібно ФОП вести особову картку П-2?

Так, ведення особових карток є необхідним для належного обліку персоналу, хоча сама форма П-2 має рекомендований характер.

Особова картка є основним документом з обліку особового складу. Типова форма №П-2 затверджена спільним наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 №495/656. Особові картки ведуться на всіх працівників підприємств, установ та організацій.

Хоча ФОП прямо не згаданий у наказі, він виступає роботодавцем і зобов'язаний вести облік своїх працівників. У розділі V особової картки, зокрема, ведеться облік наданих відпусток, що є важливим для дотримання трудового законодавства.

Водночас, наказ №495/656 не встановлює прямого обов'язку для роботодавців вести картки саме за цією формою. Проте її використання є усталеною практикою і найкращим способом систематизувати всю необхідну інформацію про працівника.

2. Чи потрібно ФОП вести військовий облік?

Ні, на фізичних осіб-підприємців не покладено обов'язок ведення військового обліку своїх найманих працівників. Обов'язок ведення військового обліку покладається на підприємства, установи та організації, як це визначено у ст. 21 Закону №3543 та деталізовано у Порядку №1487.

У зазначених нормативних актах фізичні особи-підприємці як суб'єкти, відповідальні за ведення військового обліку, не згадуються. Відповідно, ФОП не зобов'язаний:

• подавати списки військовозобов'язаних до ТЦК та СП;
• повідомляти ТЦК та СП про прийняття або звільнення працівників;
• здійснювати оповіщення працівників про їх виклик до ТЦК та СП.

Чи потрібно ФОП вести графік відпусток?

Так, складання графіка відпусток є обов'язком роботодавця.

Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються роботодавцем і доводяться до відома всіх працівників (ст. 10 Закону про відпустки).

Наявність графіка відпусток:

• є виконанням прямої вимоги законодавства;
• дозволяє контролювати використання працівниками відпусток та уникати їх накопичення;
• спрощує кадрове діловодство, оскільки сам графік є підставою для видання наказу про відпустку.

Заява від працівника потрібна у випадках, коли він бажає піти у відпустку поза межами затвердженого графіка або якщо графік на підприємстві відсутній, що є порушенням. Роботодавець зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше як за два тижні до встановленого графіком терміну.

Висновок:

• Ведення особових карток є рекомендованою практикою для належного обліку працівників, хоча форма П-2 не є обов'язковою;
• ФОП не зобов'язаний вести військовий облік своїх найманих працівників;
• Складання графіка відпусток є обов'язком роботодавця, навіть якщо працівники подають заяви.