Витрати на річну «Зелену Картку» для короткого відрядження

Так, роботодавець має право включити повну вартість річного поліса «Зелена картка» до складу витрат підприємства. Ця сума не є додатковим благом керівника і, відповідно, не оподатковується ПДФО та ВЗ за умови належного документального оформлення.

Розглянемо детальніше.

1. «Зелена картка» — це обов'язкова витрата для відрядження на авто

Відповідно до законодавства, у разі виїзду зареєстрованого в Україні автомобіля на територію іншої країни-члена міжнародної системи автострахування «Зелена Картка», власник зобов’язаний укласти відповідний договір страхування. Наявність такого поліса контролюється прикордонною службою. Таким чином, придбання «Зеленої картки» є обов'язковою умовою для здійснення закордонного відрядження на службовому автомобілі.

2. Витрати на обов'язкове страхування не є доходом працівника

Підпункт «а» пп. 170.9.1 ПКУ визначає, що до оподатковуваного доходу платника податку не включається сума відшкодованих йому у встановленому порядку витрат на відрядження. До таких витрат, зокрема, належать витрати на обов'язкове страхування та інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження.

3. Термін дії поліса не змінює суті витрати

Той факт, що мінімальний або економічно доцільний термін дії поліса (у вашому випадку — один рік) перевищує тривалість відрядження (один тиждень), не змінює господарської спрямованості витрати. Підприємство придбаває поліс для забезпечення конкретного службового відрядження, виконуючи цим законодавчу вимогу. Без цього поліса відрядження на службовому авто було б неможливим. Отже, вся вартість поліса є витратою, пов'язаною з господарською діяльністю.

4. Відсутність додаткового блага

Оскільки придбання поліса безпосередньо пов'язане з виконанням керівником службових обов'язків (відрядженням), а не з його особистими потребами, вартість страхування не є його додатковим благом. Тож, оскільки страхується не особисте майно працівника, а актив підприємства (службовий автомобіль) для виконання ним трудових обов'язків, то додатковим благом ці витрати не вважаються. Додаткове благо виникає, коли майно чи послуги надаються для особистого користування, що не пов'язане з виконанням трудових функцій (пп. 164.2.17 ПКУ). А тут, працівник не отримує персональної вигоди.

Для підтвердження витрат з господарською діяльністю необхідно мати:

• наказ про відрядження, в якому зазначено мету поїздки, терміни та факт використання службового автомобіля;
• страховий поліс «Зелена картка»;
• документ, що підтверджує оплату страхового поліса (платіжне доручення, квитанція тощо).

Висновки:

1. Вся вартість полісу включається до складу адміністративних витрат підприємства як витрати, пов'язані з господарською діяльністю (страхування транспортного засобу);
2. Немає жодних законодавчих підстав ділити вартість полісу пропорційно дням відрядження. Витрата є разовою та неподільною;
3. На момент придбання полісу для відрядження ця сума не є додатковим благом керівника, оскільки пов'язана виключно з виконанням ним службових обов'язків.