Індексація зарплати сумісника: чи обов'язкова довідка з основного місця роботи?

Нараховувати індексацію зовнішньому суміснику без довідки з основного місця роботи категорично не можна. Це є прямим порушенням процедури, встановленої Порядком №1078.

Бажання роботодавця "перестрахуватися" є зрозумілим, але в даному випадку воно може призвести до неправомірної виплати коштів, що створить ризики для підприємства. Обов'язок надати довідку лежить на працівникові, а обов'язок роботодавця за сумісництвом — провести індексацію виключно на підставі цієї довідки. Якщо довідки немає, підстави для нарахування індексації відсутні.

Чому довідка з основного місця роботи є обов'язковою?

У п. 7 Порядку №1078 чітко зазначено, що особі, яка працює за сумісництвом, видається на її вимогу довідка з основного місця роботи про розмір доходу, що підлягає індексації, та проіндексованого доходу. На підставі цієї довідки провадиться індексація доходів від роботи за сумісництвом у межах суми, що не перевищує прожиткового мінімуму, встановленого для працездатних осіб, з урахуванням отриманої заробітної плати за основним місцем роботи.

Це положення є імперативним. Воно встановлює, що підставою для проведення індексації за сумісництвом є саме довідка. Без цієї підстави бухгалтер не має ані інформації, ані законного права проводити розрахунок.

Виходячи з норми розуміємо: індексації підлягає дохід фізичної особи в межах одного прожиткового мінімуму для працездатних осіб (у 2025 році — 3028 грн), незалежно від кількості місць роботи. Пріоритетним є основне місце роботи. Роботодавець за сумісництвом може проіндексувати лише ту частину доходу, яка залишається після індексації на основній роботі. Без довідки визначити цю частину неможливо.

Чи буде порушенням і штраф у разі нарахування індексації без довідки?

Так, це буде порушенням, але не того, за яке зазвичай штрафують (ненарахування індексації), а порушенням порядку її нарахування, що може призвести до інших негативних наслідків.

Оцінка ризиків:

1) Ризик зайвої виплати заробітної плати

Ситуація: бухгалтер нараховує індексацію без довідки. Згодом з'ясовується, що дохід працівника за основним місцем роботи перевищує 3028 грн, і вся сума індексації вже мала бути нарахована (або не нарахована через перевищення доходу) там. У такому випадку нарахована індексація є безпідставно виплаченими коштами.

Наслідки: Згідно зі ст. 127 КЗпП, утримати з працівника таку суму можна лише за його згодою (письмовою заявою), оскільки це не є лічильною помилкою. Як роз'яснено у статті Помилково проіндексували у 2025 році зарплату: що робити?, неправильне застосування норм законодавства не вважається лічильною помилкою. Якщо працівник відмовиться повертати кошти, підприємство зазнає збитків.

2) Ризик штрафів від Держпраці

• Ненарахування індексації, коли вона має бути нарахована, є порушенням мінімальних державних гарантій в оплаті праці. Штраф — 2 розміри мінімальної заробітної плати за кожного працівника (абз. 4 ч. 2 ст. 265 КЗпП). У даному випадку, не нараховуючи індексацію через відсутність довідки, не порушуєте закон, оскільки у роботодавця за сумісництвом немає підстав для її нарахування.
• Нарахування індексації з порушенням порядку (без довідки) може бути кваліфіковано як «інше порушення вимог законодавства про працю». Штраф — 1 розмір мінімальної заробітної плати (абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗпП).

Висновок щодо ризиків:

Не нараховувати індексацію без довідки — це найменш ризиковий варіант. Бо роботодавець діятиме в межах законодавства. Нарахування індексації без довідки створює фінансовий ризик для підприємства та потенційний ризик штрафу за порушення процедури.

Практичні рекомендації

Не нараховуйте індексацію. Це єдина правильна дія в ситуації, що склалася. Відповідальність за ненадання довідки лежить на працівникові, який через це втрачає право на індексацію за сумісництвом;

Письмово повідомте працівників. Складіть службову записку або надішліть працівникам-сумісникам офіційне повідомлення (з підтвердженням отримання) наприклад, такого змісту:

«Шановний (Ім'я, По батькові)

Повідомляємо Вас, що відповідно до п. 7 Порядку проведення індексації грошових доходів населення, затвердженого Постановою КМУ №1078, для нарахування індексації заробітної плати за місцем роботи за сумісництвом необхідно надати довідку з основного місця роботи про розмір доходу, що підлягає індексації. Оскільки таку довідку Ви не надали, підстави для нарахування індексації за (місяць) 2025 року на нашому підприємстві відсутні. Індексація буде проведена після надання Вами відповідної довідки».

Це зафіксує факт, що роботодавець виконав свої обов'язки і поінформував працівника.

Якщо довідку нададуть:

• якщо дохід за основним місцем роботи ≥ 3028 грн: індексація за сумісництвом не нараховується;
• якщо дохід за основним місцем роботи < 3028 грн: індексація нараховується на суму доходу за сумісництвом, але в межах різниці: 3028 грн - дохід за основним місцем роботи;
• якщо в довідці вказано, що дохід за основним місцем роботи відсутній (наприклад, працівник у відпустці без збереження зарплати), ви індексуєте його зарплату за сумісництвом у межах повного прожиткового мінімуму (3028 грн).

Висновки:

• Для нарахування індексації за сумісництвом потрібна довідка з основного місця роботи;
• Якщо довідку працівники не надають, індексація за сумісництвом не проводиться;
• Нарахування індексації без довідки є порушенням порядку.

Отже, щоб не порушувати закон і уникнути ризиків, індексацію сумісникам без довідки з основного місця роботи не варто нараховувати. Краще вимагати від працівника надання такої довідки для коректного нарахування індексації за сумісництвом.