Чи потрібно видавати наказ при відході на лікарняний по вагітності та пологам для заповнення Д5?

Видавати окремий наказ про надання відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами не є обов'язковим. Основною підставою для надання такої відпустки та призначення допомоги є листок непрацездатності. Якщо наказ не видавався, у графі 16 Додатка 5 об'єднаного звіту слід вказати реквізити листка непрацездатності (його номер та дату).

Деталі далі.

Чи обов'язковий наказ про надання відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами?

Законодавство не містить прямої вимоги до роботодавця видавати наказ про надання відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами.

Підстава для відпустки

Головним документом, що засвідчує право працівниці на таку відпустку та на отримання відповідної допомоги, є листок непрацездатності. Як зазначає Пенсійний фонд України, «підставою для призначення допомоги по вагітності та пологах є сформований на основі медичного висновку листок непрацездатності» посилаючись на ч. 1 ст. 23 Закону «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування»).

Практика: Незважаючи на відсутність обов'язку, більшість роботодавців видають такий наказ для внутрішнього обліку та чіткої фіксації періоду відсутності працівниці. Це допомагає уникнути плутанини в кадровому та бухгалтерському обліку.

Отже, відсутність наказу не є порушенням, якщо відпустка фактично надана та оплачена на підставі належним чином оформленого листка непрацездатності.

Що зазначати у графі 16 Додатка 5 Об'єднаного звіту?

У графі 16 "Документ-підстава про початок/кінець трудових відносин, переведення, відпустки..." Додатка 5 до Податкового розрахунку вказується документ, на підставі якого відбулася відповідна кадрова подія.

Щодо оформлення закінчення відпустки в графі 16 вказується: «той самий документ, на підставі якого особа йшла у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами (наказ або лікарняний листок)».

Таким чином, у бухгалтера є два варіанти заповнення графи 16 при відображенні початку відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами (категорія особи "5"):

якщо наказ видавався: вказується номер та дата наказу.

Приклад: Наказ №15-к від 25.03.2024.

якщо наказ не видавався: вказується номер та дата видачі листка непрацездатності.

Приклад: Листок непрацездатності №ХХХХХХХХХХ-Х від 25.03.2024.

Висновки: 

• Наказ не обов’язковий, у графі 16 Додатку 5 Об’єднаного звіту можна вказати номер і дату листка непрацездатності з причиною «Вагітність та пологи»;
• Листок непрацездатності — документ-підстава для відпустки, виплати допомоги та включення в звітність.