Видавати окремий наказ про надання відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами не є обов'язковим. Основною підставою для надання такої відпустки та призначення допомоги є листок непрацездатності. Якщо наказ не видавався, у графі 16 Додатка 5 об'єднаного звіту слід вказати реквізити листка непрацездатності (його номер та дату).
Деталі далі.
Чи обов'язковий наказ про надання відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами?
Законодавство не містить прямої вимоги до роботодавця видавати наказ про надання відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами.
Підстава для відпустки
Головним документом, що засвідчує право працівниці на таку відпустку та на отримання відповідної допомоги, є листок непрацездатності. Як зазначає Пенсійний фонд України, «підставою для призначення допомоги по вагітності та пологах є сформований на основі медичного висновку листок непрацездатності» посилаючись на ч. 1 ст. 23 Закону «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування»).
Практика: Незважаючи на відсутність обов'язку, більшість роботодавців видають такий наказ для внутрішнього обліку та чіткої фіксації періоду відсутності працівниці. Це допомагає уникнути плутанини в кадровому та бухгалтерському обліку.
Отже, відсутність наказу не є порушенням, якщо відпустка фактично надана та оплачена на підставі належним чином оформленого листка непрацездатності.
Що зазначати у графі 16 Додатка 5 Об'єднаного звіту?
У графі 16 "Документ-підстава про початок/кінець трудових відносин, переведення, відпустки..." Додатка 5 до Податкового розрахунку вказується документ, на підставі якого відбулася відповідна кадрова подія.
Щодо оформлення закінчення відпустки в графі 16 вказується: «той самий документ, на підставі якого особа йшла у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами (наказ або лікарняний листок)».
Таким чином, у бухгалтера є два варіанти заповнення графи 16 при відображенні початку відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами (категорія особи "5"):
якщо наказ видавався: вказується номер та дата наказу.
Приклад: Наказ №15-к від 25.03.2024.
якщо наказ не видавався: вказується номер та дата видачі листка непрацездатності.
Приклад: Листок непрацездатності №ХХХХХХХХХХ-Х від 25.03.2024.
Висновки:
- Наказ не обов’язковий, у графі 16 Додатку 5 Об’єднаного звіту можна вказати номер і дату листка непрацездатності з причиною «Вагітність та пологи»;
- Листок непрацездатності — документ-підстава для відпустки, виплати допомоги та включення в звітність.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 122 грн/міс
Передплатити