Оформлення тімбілдингу як відрядження: умови та ризики

Оформлення такої поїздки як службового відрядження можливе, але вимагає ретельного документального обґрунтування та несе певні податкові ризики. Ключовим фактором для класифікації поїздки є її основна мета, яка повинна бути пов'язана з господарською діяльністю підприємства. 

1. Варіант оформлення як службового відрядження

Цей варіант можливий, якщо основною та метою поїздки є виконання службового доручення. 

Документальне обґрунтування 

У наказі про відрядження необхідно чітко вказати основну мету поїздки, пов'язану з господарською діяльністю, наприклад: "з метою вивчення та впровадження процесів Lean-менеджменту на підприємстві". Інші заходи (тренінги) можна вказати як складові програми відрядження, що сприяють підвищенню ефективності виконання основного завдання.

Необхідно мати документальне підтвердження зв'язку поїздки з діяльністю підприємства: запрошення від приймаючої сторони, програму заходу, де ділова частина є основною, звіт про відрядження, в якому працівники опишуть отриманий досвід та пропозиції щодо його застосування (ст. 121 КЗпП, пп. 170.9.1 ПКУ).

Податкові наслідки

При належному оформленні витрати на проїзд, проживання та добові не включатимуться до оподатковуваного доходу працівників.

Вартість тренінгів, якщо отримувачем послуг за договором є підприємство і вони обґрунтовані як необхідні для виконання службового завдання, також може не розглядатись як додаткове благо.

2. Варіант розгляду поїздки як навчання та тімбілдингу

Якщо податковий орган доведе, що основною метою поїздки був відпочинок та загальний розвиток працівників, а не виконання конкретного службового доручення, можливі негативні податкові наслідки.

Податкові ризики 

Вартість проживання, харчування та тренінгів може бути визнана додатковим благом для працівників (пп. 164.2.17 ПКУ). Такий дохід оподатковується ПДФО (18%) та військовим збором (5%).

Якщо витрати можна персоніфікувати (наприклад, вартість обідів чи тренінгу на одного працівника), вони стають базою для нарахування ЄСВ (22%).

Рекомендації:

• Зробіть акцент на навчальній та практичній складовій заходу, а термін "тімбілдінг" у внутрішніх документах замініть на "виїзний навчально-практичний семінар" або "корпоративний тренінг";
• Підготуйте максимально деталізований пакет документів, що підтверджує службову мету поїздки;
• Намагайтеся уникати персоніфікації витрат на харчування та проживання у первинних документах;
• За умови ретельної підготовки та правильного документального оформлення буде змога відстояти правомірність віднесення витрат на такий захід до складу витрат на відрядження та уникнути додаткових податкових нарахувань. 

Висновки:  Оформити тімбілдінг як службове відрядження є обґрунтованим, враховуючи його змістовне наповнення (обмін досвідом, тренінги). Однак успіх залежить від здатності довести виробничий характер поїздки.