Відпустка без збереження зарплати під час воєнного стану: оформлення та звітність

Загальні правила оформлення відпустки

1) На який термін можна оформити таку відпустку?

Відпустка, що надається на підставі ч. 3 ст. 12 Закону №2136 є відпусткою без збереження заробітної плати, що надається за згодою сторін.

Закон не встановлює конкретної максимальної тривалості для цього виду відпустки. Вона надається на термін, про який домовились працівник та роботодавець, але її загальна тривалість обмежується періодом дії воєнного стану. Тобто, за згодою сторін, така відпустка може тривати хоч і до дня припинення чи скасування воєнного стану.

Для отримання такої відпустки працівник має написати заяву з проханням надати відпустку із зазначенням бажаної дати початку та тривалості. На підставі заяви ФОП видає наказ про надання відпустки.

2) Як табелювати таку відпустку?

 У табелі обліку використання робочого часу (типова форма №П-5) дні такої відпустки позначаються кодом "НА" (літерний) або "18" (цифровий) – відпустка без збереження заробітної плати за згодою сторін.

3) Як показати у звіті Д1, якщо відпустка триває повний місяць?

Якщо працівник перебуває у такій відпустці повний календарний місяць (наприклад, з 1 по 30 червня), у Додатку Д1 єдиної звітності за цей місяць на нього потрібно заповнити один рядок:

• у графі 13 - треба вказати загальну кількість календарних днів у місяці (наприклад, "30" для червня). Це показує, що трудові відносини не переривалися;
• у графа 14 - вказується та ж кількість днів, що й у графі 13 (тобто "30");
• графи 16, 17, 20  - залишаються порожніми, оскільки доходу не було;
• інші графи заповнюються в загальному парядку.

 4) Чи може працівник достроково вийти з відпустки?

 Так, може. Оскільки відпустка надається "за згодою сторін", її переривання також має відбуватися за взаємною згодою. Для цього працівнику слід написати заяву з проханням перервати відпустку та стати до роботи з певної дати, а роботодавець на підставі цієї заяви видає відповідний наказ.

 Вихід з відпустки посеред місяця

 Розглянемо ситуацію, коли, наприклад, працівник перебував у відпустці з 1 по 16 червня і вийшов на роботу 17 червня.

 1. Як показати це у додатку Д1 єдиної звітності?

 У Додатку Д1 за червень на такого працівника також заповнюється один рядок:

• у графі 13 – вказується «16" (період перебування у відпустці без збереження зарплати з 1 по 16 червня включно);
• у графі 14 – кількість днів перебуння у трудових відносинах "30";
• графи 16, 17, 20 - заповнюються на підставі фактично нарахованої заробітної плати за відпрацьований період (з 17 по 30 червня);
• інші графи заповнюються в загальному парядку.

 2. Як розрахувати зарплату та ЄСВ? Чи треба доплачувати до мінімуму?

 Припустимо, що це основне місце роботи працівника (прийнятий у штат ФОП), тоді:

• заробітна плата нараховується пропорційно відпрацьованому часу – тобто за робочі дні в періоді з 17 по 30 червня;
• розрахунок ЄСВ та правило мінімального внеску: загальне правило, встановлене ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ вимагає: якщо база нарахування ЄСВ для основного працівника є меншою за розмір мінімальної заробітної плати, сума ЄСВ розраховується як добуток розміру мінімальної заробітної плати та ставки ЄСВ (22%). У даному випадку зарплата за неповний місяць, скоріш за все, буде меншою за мінімальну. Тому потрібно доплачувати ЄСВ до мінімального страхового внеску, оскільки на час відпустки без збереження зарплати трудові відносини з працівником неперериваються.

Важливо: Правило доплати ЄСВ до мінімуму застосовується тільки для працівників за основним місцем роботи. Якщо цей водій працює у ФОП за сумісництвом, ЄСВ нараховується на фактично зароблену суму, навіть якщо вона менша за мінімальну зарплату.