Ситуація, що склалася, регулюється нормами трудового законодавства щодо службових відряджень. Розглянемо питання по черзі.
1. Чи може роботодавець компенсувати невикористаний квиток?
Так, може. Витрати на невикористаний квиток виникли не з вини працівника, а через виробничу необхідність — усунення несправностей обладнання. Такі витрати є обґрунтованими витратами підприємства, пов'язаними з відрядженням.
Для небюджетних підприємств ключовим є дозвіл керівника та наявність підтвердних документів. Хоча Інструкція №59 є обов'язковою для бюджетних установ, її норми можуть використовувати і приватні підприємства.
Пункт 12 розділу II Інструкції №59 передбачає, що витрати, понесені у зв'язку з поверненням квитка з поважних причин (наприклад, рішення про скасування або відкликання з відрядження), можуть бути відшкодовані з дозволу керівника. У даному випадку причина не повернення, а невикористання квитка є аналогічно поважною та пов'язаною з виконанням службового доручення.
2. Чи не буде це вважатись додатковим благом?
Ні, не буде, за умови правильного оформлення.
Додатковим благом вважається дохід, отриманий платником податку як додаткове добро, якщо він не є заробітною платою та не пов'язаний з виконанням обов'язків трудового найму (пп. 164.2.17 ПКУ).
Оскільки витрати на невикористаний квиток були понесені в інтересах роботодавця для завершення службового завдання, вони не є особистим доходом працівника. Це витрати підприємства, пов'язані з господарською діяльністю.
3. Чи треба видавати окремий наказ і як це оформити?
Так, правильне документальне оформлення є важливим для уникнення питань з боку контролюючих органів. Тому:
- Службова записка від працівника
Після повернення з відрядження працівник має подати на ім'я керівника службову записку, в якій детально пояснити ситуацію: чому він був змушений затриматися, причину невикористання першого квитка та необхідність придбання другого.
- Дозвіл керівника
Керівник на службовій записці ставить свою резолюцію, наприклад: «Дозволяю відшкодувати. Бухгалтерії провести оплату на підставі наданих документів».
- Наказ про зміну термінів відрядження (рекомендовано)
Видається наказ про внесення змін до початкового наказу про відрядження. У ньому слід продовжити термін відрядження до фактичної дати повернення (тобто до 5 днів, як і планувалося) та вказати причину затримки (виробнича необхідність). Цей наказ буде підставою для виплати добових за всі дні та компенсації всіх витрат.
- Авансовий звіт
До авансового звіту працівник має додати:
- обидва квитки (невикористаний та використаний);
- документи, що підтверджують оплату обох квитків;
- службову записку з резолюцією керівника (або копію наказу про зміну термінів).
4. Чи краще не показувати цей квиток взагалі?
Ні, приховувати квиток не варто. Це створить невідповідність:
- якщо роботодавець покаже лише другий квиток, дата якого відповідає 5-му дню, це буде правильно, але працівник втратить власні кошти, хоча діяв в інтересах підприємства;
- якщо роботодавець спробує приховати факт затримки, то звітність за 5-й день відрядження (наприклад, добові) не матиме підтвердження, оскільки дата повернення за першим квитком була б раніше.
Тож, варто документально все оформити – затримку у відрядженні як виробничу необхідність. Це дозволить відшкодувати працівнику всі витрати та віднести їх на витрати підприємства без податкових наслідків.
Висновок: Роботодавець може компенсувати вартість невикористаного квитка, і це не буде вважатися додатковим благом для працівника. Для цього необхідно належним чином документально оформити та вказати, що зміна дати повернення була пов'язана з виробничою необхідністю.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 139 грн/міс
Передплатити