Відрядження за кордон на службовому авто: якими документами оформити?

З 1 квітня 2023 року

З 1 квітня 2023 року набув чинності Закон №2888, який виклав в новій редакції пп. 170.9 ПКУ, який визначає порядок оподаткування суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, отриманих на відрядження або під звіт, не повернутої у встановлений строк.

Та, поставив вимогу, що при відрядженні по Україні, одного наказу не достатньо, а повинні бути ще підтвердні документи, візначені пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ.

Змін щодо закордонного відрядження в цій частині не відбулося. Загальна зміна, щодо відрядження, яка відбулася це те, що з 1 квітня подавати авансові звіти зобов’язані не всі. 

Згідно з оновленим пп. 170.9.4 ПКУ, авансовий звіт подаватимуть у разі:

а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми ПДФО (а отже, і ВЗ);

б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

Підтвердними документами, про заправку службового автомобіля у закордонному відрядженні, окрім наказу, будуть безпосередньо документи, які підтверджують витрати на пальне (наприклад, чеки з заправних станцій) та подорожній лист легкового автомобіля (на сьогодні типова форма скасована, але її використання не заборонене законодавством, або такий бланк можна розробити самостійно, де мають міститися всі обов'язкові реквізити, передбачені для первинного документа згідно зі ст. 9 Закону №996 і Положенням №88), який фіксуватиме, скільки працівник витратив пального під час відрядження (відповідно до норм, затверджених наказом Мінтрансу від 10.02.1998 р. №43).

Тож, якщо під час відрядження працівник застосував особисту платіжну картку для проведення розрахунків у безготівковій формі (та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат) та за відсутності оподатковуваного доходу (підтвердним документом буде виписка та/або відомості з рахунку в електронній або паперовій формі), авансовий звіт про використання цих коштів, не складається і не подається.

І вже за наявності цих підтвердних документів, роботодавець проводить відшкодування понесених витрат працівником у закордонному відрядженні. Відшкодування витрат здійснюється у національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на день погашення заборгованості. Аналогічну думку з цього питання виклало Східне міжрегіональне управління ДПС по роботі з великими платниками податків у роз’ясненні.

З 13 липня 2023 року

З зазначеної дати було затверджено нову форму  Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (замість форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт) та Порядок його складання. 

Детальніше про це ми писали тут.