Повернення/прощення відпускних

У випадку звільнення працівника до закінчення робочого року, протягом якого він уже перебував у щорічній відпустці повної тривалості, у нього виникає заборгованість перед підприємством. Адже відпускні нараховані працівникові за невідпрацьований робочий рік, і для покриття цього боргу роботодавець проводить відрахування із розрахунку при звільненні.

Цей випадок прописаний у ст. 127 КЗпП. Відрахування із заробітної плати працівника для покриття його заборгованості перед підприємством можуть провадитися за наказом директора (ч. 1 ст. 128 КЗпП), зокрема при звільненні до закінчення того робочого року, у рахунок якого він уже одержав відпустку за невідпрацьовані дні відпустки.

Відрахування за ці дні не провадиться, якщо працівник звільняється з підстав, зазначених у пунктах 3, 5, 6 ст. 36 КЗпП та пунктів 1, 2 і 5 ст. 40 КЗпП, а також у випадку направлення на навчання та у зв’язку з виходом на пенсію.

Якщо ж працівник звільняється, перебуваючи, наприклад, у навчальній відпустці (ст. 13-15 Закону про відпустки), соціальній відпустці на дітей (ст. 19 Закону про відпустки), додатковій відпустці учасників бойових дій (ст. 16-1 Закону про відпустки), то підстав для утримання відпускних за дні таких відпусток немає.

Звертаємо увагу, що, проводячи відрахування відпускних, отриманих за невідпрацьований період, не потрібно заново визначати середньоденну зарплату, виходячи з нового розрахункового періоду. Для розрахунку потрібно брати той середньоденний заробіток, який застосовували під час нарахування відпускних.

Варіант І. Утримання із зарплати

При остаточному розрахунку при звільненні працівника необхідно обчислити суму відпускних, яку було нараховано за дні невідпрацьованого ним періоду. Потім із зарплати за відпрацьований поточний місяць утримати суму незароблених відпускних. Попередньо відсторнувавши суму незароблених відпускних та нарахованих/утриманих, сплачених податків та зборів.

Варіант ІІ. Добровільне повернення на поточний рахунок чи в касу підприємства

Цей варіант застосовується коли суми коштів нарахованих при звільненні не вистачає для погашення заборгованості перед підприємством.

Варіант ІІІ. Стягнення суми заборгованості з працівника в судовому порядку

Так, відповідно до ч. 3 ст. 233 КЗпП для звернення роботодавця до суду в питаннях стягнення з працівника матеріальної шкоди, заподіяної підприємству, установі, організації, встановлюється строк в один рік з дня виявлення заподіяної працівником шкоди.

Варіант ІV. Прощення боргу

У разі прощення заборгованості по зайвоотриманій сумі відпускних працівнику, не потрібно проводити перерахунок ПДФО, ВЗ та ЄСВ. А прощена сума так і залишається виплаченою сумою відпускних, яка вже була оподаткована при нарахуванні та виплаті. Рішення про неутримання з працівника такої суми слід зазначити в наказі керівника.

Приклад. Працівнику, який працює за внутрішнім сумісництвом помилково виплачена наперед відпустка за робочий рік з 04.06.2022 р. по 04.06.2023 р. в сумі 3000,00 грн. 01.06.2022 р. він звільняється. Цей борг підприємство простило працівнику.

В обліку прощення роботодавцем боргу працівнику відображається так як показано в таблиці.

Таблиця