Ні, працівник не зобов'язаний повертати аванс у повному обсязі, якщо він поніс фактичні, документально підтверджені витрати, пов'язані з цим відрядженням. Він має повернути лише невикористаний залишок коштів. При цьому звітування за отриманий аванс є обов'язковим, навіть якщо поїздка не відбулася.
Документальне оформлення на підприємстві
Першим кроком для коректного відображення ситуації в обліку є видання наказу керівника про скасування (або переривання) відрядження. У наказі слід вказати причину скасування (наприклад, "у зв'язку з відмовою у перетині державного кордону працівнику на пункті пропуску...") та дату, з якої відрядження вважається скасованим. Цей документ є підставою для подальших дій бухгалтерії та працівника.
Терміни звітування та повернення коштів
Навіть, якщо відрядження не відбулося, працівник зобов'язаний відзвітувати за отриманий аванс.
Повернення авансу
Якщо працівник отримав аванс і не виїхав у відрядження, він повинен повернути невикористані кошти протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про скасування поїздки (тобто з дати наказу про скасування). Кошти повертаються до каси або на рахунок підприємства.
Подання авансового звіту
Щодо термінів подання звіту, ПКУ прямо не встановлює їх для скасованого відрядження, оскільки прив'язується до дати його завершення. Тому, краще авансовий звіт подати разом із поверненням залишку коштів, тобто протягом трьох банківських днів з дати наказу про скасування. Правила визначені пп. 170.9.3 ПКУ для скасованого відрядження не діють.
Які витрати можна не повертати?
Працівник має право не повертати ту частину авансу, яка покриває фактично понесені та документально підтверджені витрати, пов'язані зі скасованим відрядженням. До таких витрат можуть належати (це прямо передбачено Інструкцією №59):
- Транспортні витрати: вартість квитків на проїзд до пункту пропуску "Краківець" та у зворотному напрямку. Підтвердженням будуть квитки на поїзд, автобус або чеки на пальне, якщо поїздка здійснювалась на службовому автомобілі;
- Комісії банку: витрати на обмін валюти, якщо аванс видавався у гривні для закордонної поїздки;
- Вартість незворотних квитків або броні: якщо для відрядження були придбані, наприклад, авіаквитки або заброньований готель у Німеччині, і ці кошти не підлягають поверненню;
- Добові: Працівник має право на добові за час перебування в дорозі до кордону та назад, оскільки 11 листопада він фактично перебував у дорозі, виконуючи службове доручення. Однак добові за заплановані дні перебування за кордоном (з 12 по 15 листопада) не нараховуються.
Всі ці витрати мають бути підтверджені відповідними оригіналами документів (квитки, квитанції, чеки, виписки банку тощо), які працівник додає до авансового звіту.
Висновки:
Для врегулювання ситуації зі скасованим відрядженням необхідно дотримуватися такого алгоритму:
- Керівник підприємства видає наказ про скасування відрядження, вказуючи причину та дату.
Працівник протягом 3 банківських днів з дати наказу:
- Складає та подає до бухгалтерії "Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт";
- Додає до звіту всі наявні підтвердні документи на понесені витрати (проїзд до кордону і назад, комісії тощо).
Повертає до каси або на рахунок підприємства невикористаний залишок авансу (різницю між отриманою сумою та підтвердженими витратами).
Бухгалтерія на підставі наказу та авансового звіту з підтвердними документами списує фактично понесені витрати.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 139 грн/міс
Передплатити