Відрядження за кордон на один день

Відповідно до п. 1 розділу III Інструкції №59, відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства після затвердження  технічного завдання, в якому визначаються мета виїзду, завдання та очікувані результати відрядження, строк, умови перебування за кордоном, і кошторису витрат (але не обов’язково). 

Наказ (розпорядження) про відрядження — обов’язковий документ, в якому відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ зазначають:

• ПІБ і посаду відрядженого працівника;
• пункт призначення;
• мету відрядження;
• назву підприємства, на яке відряджається працівник;
• строк відрядження;
• розмір добових;
• інші умови відрядження залежно від конкретної ситуації. 

У разі масових перевезень на транспортному підприємстві повинен бути графік перевезень, згідно з яким і визначається, куди відряджати водіїв. 

Крім того, п. 6.2 Положення №340 передбачено, що облік робочого часу водіїв здійснюється на підставі табеля обліку використання робочого часу. При цьому перевізник щомісяця:

• складає графік змінності водіїв;
• веде відомість обліку робочого часу та відпочинку водія (додаток 2), в якій щодо кожної робочої зміни зазначаються планові та фактичні дані щодо маршруту, початок та кінець робочої зміни.

Водій, що керує транспортним засобом, який не обладнаний тахографом, веде індивідуальну контрольну книжку водія (додаток 3). Використання тахографів регламентоване Інструкцією №385.

Таким чином, обидва підприємства – і замовник, і перевізник повинні відрегулювати правильний та своєчасний облік замовлень та час роботи водіїв. При цьому у разі направлення водіїв у відрядження транспортне підприємство буде забезпечено інформацією про напрямок такого відрядження, щоб скласти відповідний наказ у довільній формі. Як правило, у наказі зазначається пункт призначення, найменування підприємства, куди відряджений працівник, строк та мета відрядження.

Керівник автомобільного перевізника може видати загальний наказ на відрядження водія із обов’язковим зазначенням у ньому (крім, пунктів призначення та мети відрядження):

• назви кожного підприємства, на яке відряджається водій, на підставі укладених договорів;
• строку відрядження на кожному – на підставі графіку виконання перевезень.

Службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить у дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер, можуть не вважаютися відрядженнями, якщо це передбачено колективним договором або трудовим договором (контрактом) між працівником і роботодавцем. Тоді прийдеться доплачувати таким водіям надбавки за роз'їзний (пересувний) характер роботи.

Згідно з ст. 121 КЗпП, працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями. Тобто відповідно до наказів про відрядження водіям виплачуються добові витрати.

Згідно з пп. 16.2 п. 16 розділу ІІІ Інструкції №59, добові витрати за час перебування у відрядженні відшкодовуються в межах затверджених сум, зокрема, за кожний день перебування у відрядженні, включаючи день вибуття та прибуття, - за нормами, що встановлені для держави, до якої відряджено працівника.

Тож у разі відрядження працівника строком на один день добові відшкодовуються як за повну добу.

З метою оподаткування ПДФО та ВЗ сума «неоподатковуваних» добових (80 євро) відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ визначається за курсом НБУ на кожен день перебування у відрядженні. Однак такий розмір визначається виключно з метою оподаткування ПДФО та ВЗ і не впливає на бухгалтерське відображення операції з визнання витрат.

Згідно з Інструкцією №5, сума добових не включаються до фонду оплати праці, тому не є об’єктом нарахування та утримання ЄСВ.

Сума збільшення розміру добових витрат на відрядження понад встановлені норми включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку (оподатковується ПДФО за ставкою 18% та військовим збором за ставкою 1,5%) та відображається в податковому розрахунку за формою №1ДФ як додаткове благо.