Використання автомобіля директора у відрядженні

ДФСУ у листі від 05.01.2017 р. №104/6/99-99-13-02-03-15 роз'яснила: «якщо юридична особа компенсує своєму найманому працівнику вартість палива, використаного під час виконання трудових обов’язків, то сума зазначеної компенсації підлягає оподаткуванню ПДФО та військовим збором як додаткове благо на підставі пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ».

При цьому така сума компенсації не є базою нарахування ЄСВ.

Проте у цьому листі було описано ситуацію, коли використання працівником свого автомобіля в госпдіяльності підприємства не було оформлене документально.

Якщо ж правильно оформити фактичне використання автомобіля працівника у госпдіяльності підприємства, то на час такого використання автомобіль стає «службовим» автомобілем, і витрати на пальне стають витратами підприємства. Як оформити такі відносини ми писали тут>>

Якщо автомобіль директора використовується лише на час відрядження, то на цей час  можна укласти договір оренди або позички автомобіля. Наявність такого договору убезпечить підприємство від оподаткування ПДФО та військовим збором вартості пального, яке витрачене за час відрядження. Далі за текстом ми виходимо з того, що використання автомобіля вже оформлено договором оренди або позички.

Як обліковувати пальне для автомобіля та відрядження працівників ми писали тут, тут та тут>>

Якщо коротко, то на час відрядження потрібний первинний документ, який підтверджує роботу орендованого або позиченого автомобіля у відрядженні. Таким документом може бути подорожній лист або інший первинний документ, що містить відповідну інформацію. Дещо про це можна прочитати у статті «Подорожній лист: куди їдемо?» у ДК №07/2017.

Висновки:

1. Потрібно оформити використання автомобіля директора договором оренди або позички;

2. Роботу автомобіля у відрядженні потрібно підтвердити подорожнім листом або іншим первинним документом;

3. Придбання пального у відрядженні підтверджується розрахунковими документами, які видаються на АЗС;

4. Витрати на пальне будуть витратами директора на відрядження, які можуть бути компенсовані йому відповідно до п. 170.9 ПКУ без оподаткування ПДФО та військовим збором;

5. Якщо п. 1 та п. 2 не будуть виконуватися, вартість пального, яка компенсується директору, оподатковується ПДФО та військовим збором.