Розраховуємо і відображаємо декретні у звітності

Порядок виплати допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами регулюється ст. 19, 25-26, 30-33 Закону №1105, а порядок розрахунку середньої зарплати для її нарахування встановлено Постановою КМУ від 26.09.2001 р. № 1266.    

У випадку, зазначеному у запитанні, спеціальні правила, встановлені ч. 4 ст. 19 Закону № 1105 не застосовуються, і нарахування допомоги відбувається на підставі листка непрацездатності, у розмірі 100% середньої зарплати працівниці.  

При цьому сума допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами у розрахунку на місяць не повинна перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування єдиного внеску, з якої сплачувалися страхові внески до Фонду, та не може бути меншою, ніж розмір мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку. 

Алгоритм розрахунку допомоги з вагітності та пологів фахівці Мінсоцполітики наводили, наприклад, у листі від 17.09.2015 р. №529/18/99-15: 

1) розраховується середньоденна заробітна плата виходячи з фактичних виплат;

2) порівнюється розрахована середньоденна заробітна плата з максимальною виплатою (розрахованою з максимальної величини бази нарахування єдиного внеску);

3) якщо сума середньоденної заробітної плати не перевищує максимальну, то сума денної виплати помножується на кількість днів, що підлягають оплаті;

4) якщо сума середньоденної заробітної плати перевищує максимальну, то сума виплати (розрахована виходячи з максимальної величини бази нарахування єдиного внеску) помножується на кількість днів, що підлягають оплаті.

При цьому, якщо в повному місяці періоду тимчасової непрацездатності або відпустки з вагітності та пологів розрахована сума виплати перевищує максимальну величину бази нарахування єдиного внеску, то сума допомоги з тимчасової непрацездатності, з вагітності та пологів в цьому місяці обмежується максимальною величиною.

Відповідно зменшується загальна сума страхової виплати.

Покажемо, як працює цей алгоритм, на прикладі. Припустимо, що за розрахунковий період – 12 місяців перед місяцем, у якому стався страховий випадок – у підприємства є наступні дані про доходи працівниці (див. Таблицю).

Таблиця

За правилами, встановленими Порядком №1266, середньоденна заробітна плата в даному випадку обчислюється шляхом ділення нарахованої за розрахунковий період (12 календарних місяців) заробітної плати (доходу), на яку нарахований ЄСВ, на кількість календарних днів зайнятості (перебування у трудових відносинах) у розрахунковому періоді без урахування календарних днів, не відпрацьованих з поважних причин, - тимчасова непрацездатність, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та шестирічного віку за медичним висновком, відпустка без збереження заробітної плати. 

Отже, дні тимчасової втрати працездатності і самі лікарняні із розрахунку виключаються. А ось дні щорічної оплачуваної відпустки та самі відпускні – ні.  

Рахуємо середню зарплату виходячи із фактичного доходу працівниці: 

(16148,15 – 819,91) : (366 – 21 – 11) = 15328,24 : 334 = 45,89 грн. 

Оскільки протягом розрахункового періоду місячний дохід працівниці не перевищував максимальну величину доходу, на який нараховується ЄСВ (25 прожиткових мінімумів), то саме виходячи з середньої зарплати 45,89 грн і буде обраховуватися допомога звагітності т а пологів: 

За вересень 2016 року:  29 х 45,89 = 1330,81 грн.

За жовтень 2016 року: 31 х 45,89 = 1422,59 грн. 

За листопад 2016 року: 30 х 45,89 = 1376,70 грн.

За грудень 2016 року: 31 х 45,89 = 1422,59 грн.

За січень 2017 року: 5 х 45,89 = 229,45 грн.

Разом: 5782,14 грн.

Але, за нормами ч. 2 ст. 26 Закону № 1105, суму допомоги, розраховану за кожний місяць, слід порівняти із розміром мінімальної зарплати на час настання страхового випадку. Це мінімальна зарплата, яка була встановлена у вересні 2016 р. – 1450 грн. 

Виходячи із  ро'зяснення наданого у листі Міністерства соціальної політики України від 08.05.2015 р. №6811/0/14-15/18 «Про застосування норми частини другої статті 26 Закону №1105», роз'яснень наданих Виконавчою дирекцією Фонду соціального страхування з тимчасовою втратою працездатності у листах від 07.05.2015 р. №5.2-32-823, від 15.05.2015 р. №5.2-32-862 у разі коли сума допомоги з вагітності та пологів у розрахунку на місяць є меншою за розмір мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку, необхідно здійснювати доплату до суми допомоги до рівня мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку.

Для цього сума доплати розраховується як різниця між фактичним розміром допомоги та сумою допомоги, розрахованої таким чином:

1450 грн :30,44х126 к.д.= 6001,97 грн, і саме ця сума буде загальним розміром допомоги. А помісячно така допомога буде поділена так: 

За вересень 2016 року:  1381,40 грн.

За жовтень 2016 року: 1476,68 грн. 

За листопад 2016 року:  1429,04 грн.

За грудень 2016 року: 1476,68 грн.

За січень 2017 року: 238,17 грн.

Оподаткування розрахованої допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами відбуватиметься наступним чином. ПДФО та військовий збір з неї не утримується (пп. 165.1.1 ПКУ). А ось ЄСВ на суму такого доходу нараховується за ставкою 22%. При цьому з метою нарахування ЄСВ суму допомоги слід поділити на частини, пропорційно місяцям за які вона розрахована. Адже нарахування ЄСВ відбувається окремо за кожний такий місяць, в межах максимальної величини загального місячного доходу (це буде видно при складанні Звіту з ЄСВ).

Оскільки листок непрацездатності працівниця надала у вересні 2016 року, то нарахування допомоги з вагітності та пологів, і ЄСВ з її суми відбудеться в бухгалтерському обліку у вересні 2016 року: 

Дт 378 Кт 663 на суму 6001,97 грн.

Дт 23, 91-94 Кт 651 на суму ЄСВ (яку саме, розрахуємо далі). 

Така допомога у розмірі 100%  фінансується ФСС, а отже, для її отримання слід мати відкритий в банку спецрахунок та подати заяву-розрахунок  до ФСС з ТВП, а виплата її відбудеться тільки після отримання коштів від Фонду. Натомість ЄСВ з суми такої допомоги треба буде сплатити у загальновстановлені строки або при виплаті допомоги, або, якщо така виплата не відбудеться до 20.10.2016 р., то останній день сплати ЄСВ з такої виплати це 20.10.2016 р. (згідно із ч. 8 ст. 9 Закону про ЄСВ).   

Відповідно, відобразити суму допомоги буде потрібно у Звіті з ЄСВ за вересень 2016 року та у формі № 1 ДФ за 3 квартал 2016 року. 

Відображення у Звіті з ЄСВ. У Звіті з ЄСВ суму декретних потрібно відобразити: 

- у Таблиці 1 загальною сумою у рядках 1 та 1.5, 2 та 2.1;

- у Таблиці 6 окремими рядками із зазначенням місяців, за які суму такої допомоги було нараховано. 

При цьому слід врахувати наступне. Ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ вимагає від роботодавця сплати ЄСВ за кожний місяць в розрахунку на одного працівника в розмірі не меншому за розмір мінімального страхового внеску. Він розраховується як добуток мінімальної зарплати, встановленої в такому місяці і ставки ЄСВ. Але це правило не працює, якщо працівниця є зовнішньою сумісницею (її трудова книжка не зберігається у такого роботодавця). В такому випадку доплату робити не потрібно. 

Припустимо, що місце роботи у працівниці основне. Виходячи з розрахованої суми допомоги, її місячний розмір менший за мінімальну зарплату, встановлену у вересні-грудні 2016 року. Однак у вересні 2016 року працівниця мала ще один дохід – відпускні за 01.09.2016 р. (1419,32 : 24 = 59,14 грн). 

Отже, загальні місячні доходи, які має працівниця, складатимуть:   

За вересень 2016 року:  1381,40 + 59,14 = 1440,54 грн (різниця із розміром мінімальної зарплати 9,46 грн).

За жовтень 2016 року: 1476,68грн. 

За листопад 2016 року: 1429,04 грн (різниця із розміром мінімальної зарплати 20,96 грн).

За грудень 2016 року: 1476,68 грн (різниця із розміром мінімальної зарплати 123,32 грн).

За січень 2017 року: 238,17 грн.

Припустимо, що відпускні за вересень 2016 р. підприємство відобразило у Звіті з ЄСВ за серпень 2016 р. Тоді донарахування ЄСВ робити було не потрібно (сума ЄСВ нараховувалася і відображалася в Звіті виходячи з суми 59,14 грн, адже підприємство не знало, яким буде загальний місячний дохід працівниці за вересень 2016 року. Таке донарахування треба відобразити у Звіті з ЄСВ за вересень 2016 р.

Нагадаємо, що розмір мінімальної зарплати складає у вересні – листопаді 2016 року 1450 грн, а у грудні 2016 р.  - 1600 грн. Розміру мінімальної зарплати у січні 2017 р. ми ще не знаємо, але це зараз і не важливо, з причини, зазначеної вище. У вересні 2016 р., нараховуючи допомогу з вагітності та пологів за січень 2017 р., роботодавець не знає загальної суми доходу працівниці у січні 2017 р., тож не може здійснити і донарахування до мінімального страхового внеску. Це, за потреби, він зробить тоді, коли сума загального доходу працівниці за січень 2017 р. буде остаточно визначена. 

Зразок заповнення Таблиці 6 із зазначеними виплатами можна завантажити тут.

В податковому розрахунку за формою №1ДФ, в розділі І, сума допомоги відображатиметься окремим рядком, у загальному розмірі, із ознакою доходу 128. В розділі ІІ, на нашу думку, враховуючи роз’яснення податківців, відображати суму такого неоподаткованого доходу не потрібно. Роз’яснення податківців щодо заповнення форми №1ДФ див. тут. 

Дивиться також консультацію з цього приводу: Особливості подання звіту з ЄСВ при нарахуванні декретних.