Стягнення зайво нарахованої зарплати: як виправити помилку?

Відрахування із заробітної плати можуть провадитися тільки у випадках, передбачених законодавством України. Вичерпний перелік підстав, які дають право роботодавцю проводити утримання із зарплати для погашення заборгованості працівника перед підприємством, наведено в ч. 2 ст. 127 КЗпП.

А саме:

1. для повернення авансу, виданого в рахунок заробітної плати; для повернення сум, зайво виплачених внаслідок лічильних помилок; для погашення невитраченого і своєчасно не поверненого авансу, виданого на службове відрядження або переведення до іншої місцевості; на господарські потреби, якщо працівник не оспорює підстав і розміру відрахування.
   У цих випадках власник або уповноважений ним орган вправі видати наказ (розпорядження) про відрахування не пізніше одного місяця з дня закінчення строку, встановленого для повернення авансу, погашення заборгованості або з дня виплати неправильно обчисленої суми;
2. при звільненні працівника до закінчення того робочого року, в рахунок якого він вже одержав відпустку, за невідроблені дні відпустки. Відрахування за ці дні не провадиться, якщо працівник звільняється з роботи з підстав, зазначених в п. 3, 5, 6 ст. 36 і пп. 1, 2 і 5 ст. 40 КЗпП, а також при направленні на навчання та в зв'язку з переходом на пенсію;
3. при відшкодуванні шкоди, завданої з вини працівника підприємству, установі, організації (ст. 136 КЗпП).

Отже, якщо працівникам внаслідок лічильної помилки було зайво нараховано зарплату, її можна утримати із зарплати працівників. Але право це зробити за ініціативою роботодавця (на підставі лише наказу) обмежено певним строком. Якщо цей строк минув, провести таке утримання можна буде або за власним бажанням працівників (на підставі їх заяви), або за рішенням суду, до якого доведеться звернутися роботодавцю. До отримання таких додаткових підстав роботодавець не може відображати в бухобліку сторнування зайво нарахованої зарплати – навіть у випадку, коли помилку було знайдено самостійно або під час перевірки.

Єдине, що може відобразити в такому випадку роботодавець – це зміну рахунків витрат, за якими здійснювалося таке нарахування. Оскільки зайво нарахована зарплата, по суті, не є зарплатою, а є зайво нарахованою сумою доходу (додатковим благом), на думку автора, витрати на її нарахування можна віднести до інших витрат (за дебетом субрахунку 949). Але для такої перекласифікації доходу автор радить отримати ІПК від податківців (якщо перевірка була не податкова, а від Держпраці). Якщо перевірка була податкова, то приписів від податківців достатньо для такої перекласифікації). На підставі якої внести виправлення в бухгалтерський облік і сторнувати суму ЄСВ, нараховану на суму такого додаткового блага. І внести виправлення в форму №1ДФ та Звіт з ЄСВ.

А саме:

1. Робимо бухгалтерську довідку із сторно проведення Дт рахунку витрат Кт 661 на суму зайво нарахованої зарплати. Одночасно в ній зазначаємо нове проведення на ту ж суму Дт 949 Кт 663. Робимо сторно утриманого із зарплати ПДФО та ВЗ і одночасно утримуємо їх (сума ПДФО та ВЗ не змінюється) за дебетом субрахунку 663 (щодо інших розрахунків з працівниками, крім зарплати). І сторнуємо суму ЄСВ, нарахованого на зайво нараховану суму зарплати.
2. Подаємо уточнюючий розрахунок до форми №1ДФ за І квартал 2018 року. В ньому у розділі І щодо кожного працівника буде три рядка:

• Перший із сторнуванням рядка щодо доходу у вигляді зарплати (із кодом доходу "101"). В графі 9 такого рядка зазначаємо код "1";
• Другий із зазначенням правильної суми зарплати (із кодом "101"). В графі 9 такого рядка зазначаємо код "0";
• Третій із зазначенням зайво нарахованої суми зарплати із кодом "126" (як додаткове благо).  В графі 9 такого рядка зазначаємо код "0".
  В розділі ІІ такого уточнюючого розрахунку нічого зазначати не треба, адже загальна сума нарахованого і виплаченого доходу, а також ВЗ не зміниться. Оскільки сума доходів та податків в формі №1ДФ не зміниться, на думку автора, штрафи за п. 119.2 ПКУ застосовувати до роботодавця підстав немає.

3. В поточному Звіті з ЄСВ слід показати сторнування суми зарплати та ЄСВ за січень 2018 р. Як саме це зробити, податківці роз’яснювали тут (дивіться першу частину прикладу, яка стосується сторнування зайво нарахованої зарплати у зв’язку із виправленням помилок).  На думку автора, аналогічно виправляється ця помилка й щодо звільненого працівника.

Щодо можливості фактичного отримання від працівників зайво виплачених сум зарплати через суд, то слід зазначити, що судова практика з цього питання не є однозначною. Наприклад, Верховний суд в постанові від 20.06.2018 р. у справі №501/2500/15-ц у такому отриманні роботодавцю відмовив. При цьому він зазначив, що за ст. 1215 ЦКУ не підлягає поверненню безпідставно набуті заробітна плата і платежі, що прирівнюються до неї, пенсії, допомоги, стипендії, відшкодування шкоди, завданої каліцтвом, іншим ушкодженням здоров'я або смертю, аліменти та інші грошові суми, надані фізичній особі як засіб до існування, якщо їх виплата проведена фізичною або юридичною особою добровільно, за відсутності рахункової помилки з її боку і недобросовісності з боку набувача.

До лічильних (рахункових) помилок належать неправильності в обчисленнях, дворазове нарахування заробітної плати за один і той ж період тощо. Не можуть вважатися ними не пов'язані з обчисленнями помилки в застосуванні закону та інших нормативно-правових актів, що має місце у цій справі. Це може бути, наприклад, отримання неправильного підсумку при складанні, неправильне написання суми, помилки при введенні початкових даних у комп'ютерну програму, які не вимагають правової оцінки. Таким чином, рахункова помилка – це результат неправильного застосування правил арифметики, – не більше того. Різновидом лічильної помилки може бути, наприклад, отримання неправильного результату при додаванні.