Норми чинного законодавства в цьому випадку досить прості і зрозумілі. Але щоб оформити таку заміну, треба буде скласти купу документів.
Перш за все, треба буде скласти наказ керівника підприємства про таку заміну. Його можна буде оформити як окремо, так і внести розпорядження про таку заміну у наказ про надання головному бухгалтеру відпустки у зв’язку із вагітністю та пологами.
Тут є важливий момент: примусити працівника виконувати обов’язки іншого роботодавець не може. Отже, або обов’язок замінювати головного бухгалтера повинен бути прописаний у посадовій інструкції такого бухгалтера-замісника, або він має надати згоду на таку заміну. Як правило, для засвідчення такої згоди достатньо рядка на наказі про ознайомлення із ним працівника-замісника (наприклад, із формулюванням «З наказом ознайомлений і не заперечую»).
В такому наказі обов’язково потрібно зазначити причину заміни (на час відпустки по вагітності та пологах), очікуваний термін такої заміни (зазначити строки такої відпустки), і порядок оплати праці працівника, який замінює головного бухгалтера (доплата у розмірі різниці в окладах або в іншому розмірі, на який домовиться роботодавець та працівник, чи без будь-якої доплати). При визначенні, скільки потрібно платити працівнику за таку заміну, слід користуватися роз’ясненням «Про порядок оплати тимчасового замісництва».
Період тимчасового замісництва не зазначається у трудовій книжці працівника-замісника.
Отже, після оформлення такого наказу, в строки, ним зазначені, працівник починає виконувати обов’язки головного бухгалтера на підприємстві.
Але, крім цього, він має виконувати обов’язки головного бухгалтера, представляючи інтереси підприємства за його межами. Тож, треба повідомити про заміну головного бухгалтера усі контролюючі органи та контрагентів, із якими такий замісник буде працювати протягом декретної відпустки головного бухгалтера.
Пакет документів, які треба оформити в кожному такому випадку, є різним (спільним в усіх цих випадках буде надання копії наказу про заміну).
Так, для банку, у якому відкрито рахунок підприємства, потрібно буде переоформити картку підписів (а вона нотаріально засвідчується). Інші документи (заяву тощо) слід буде надавати згідно із договором про відкриття рахунку.
Повідомити про заміну головного бухгалтера доведеться і податківців (для цього в десятиденний строк з дати заміни подається форма №1-ОПП) (Див.: Зміна керівника або головного бухгалтера: як внести зміни до облікових даних?).
А ось держреєстратору повідомляти не треба, адже в даних підприємства в ЄДР немає відомостей про головного бухгалтера.
Оскільки такий замісник буде складати і підписувати звітність підприємства, треба буде оформити на нього ключ та сертифікат ЕЦП. Для цього слід звернутися до сертифікованого центру, з яким співпрацює підприємство і подати пакет документів згідно із його вимогами. При цьому раніше створений ключ для головного бухгалтера не втрачає дії (до закінчення дії сертифікату або знищення такого ключа), але користуватися ним інша людина для підпису складених під час відсутності головного бухгалтера на роботі, звісно, не може.
Зробити це треба якнайшвидше, адже, оскільки підписуватися електронні документи, які надсилаються до контролюючих органів, будуть вже іншою людиною, треба буде, після оформлення ключа і сертифікату ЕЦП переукласти в електронному вигляді договори з такими органами (ДФС, ПФУ, управлінням статистики тощо).