При перерахуванні зарплати на карткові рахунки у наявності має бути платіжна відомість

Частиною 2 ст. 9 Закону про бухоблік визначено перелік обов'язкових реквізитів первинних документів:

- назва документа;

- дата і місце складання;

- назва підприємства-роботодавця, від імені якого складено документ;

- зміст та обсяг господарської операції.;

- одиниця виміру господарської операції;

- посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення. 

- особистий підпис.

Згідно з п. 2.7 Положення №88, первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Разом з тим для документування господарських операцій можна використовувати виготовлені самостійно бланки документів, які повинні містити обов'язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм. Зміст цієї норми полягає в тому, що підприємства мають право затвердити власні форми первинних документів виходячи з власних потреб та особливостей.

Типові форми первинних документів з обліку зарплати затверджено наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. №489 (далі — Наказ №489), який набрав чинності з 01.01.2009 р. Ці форми затверджені саме для нарахування зарплати №п-6 «Розрахунково-платіжна відомість працівника» та №п-7 «Розрахунково-платіжна відомість (зведена)». 

Щодо платіжної відомості. На підставі підписаного між підприємством і банком договору про обслуговування зарплатного проекту підприємство у встановленому програмному забезпеченні формує платіжну відомість. 

Типова форма такої відомості не передбачена в законодавчих актах, тому установи банку самостійно розробляють їх для своїх клієнтів. Форма як правило містить:

- прізвище, ім'я, по батькові працівника;

- ідентифікаційний номер працівника;

- номер карткового рахунку співробітника;

- вид виплат, що перераховуються на картковий рахунок (зарплата, відрядні, лікарняні тощо);

- дату виплати;

- суму виплати, яку необхідно перерахувати на картрахунок співробітника.

Відомість може бути складена:

- у паперовій формі (повинна містити печатку і підпис керівника);

- у електронній формі і передаватися у банк або електронною поштою (“Клієнт-банк”), або на диску.

На підставі складеної платіжної відомості відповідальний працівник банку перевіряє наявність коштів на рахунку для зарахування заробітної плати, сплату ПДФО, ЄСВ, і військового збору. Після такої перевірки кошти перераховують  на поточні рахунки працівників.

На вимогу підприємства відповідальний працівник банку на платіжній відомості ставить відмітку (штамп банку з підписом). Такий документ є підтвердженням зарахування зарплати на поточні рахунки працівників і не потребує оформлення додаткових паперів. Отже, для підприємства переконанням, що кошти дійсно прийшли на відповідні поточні рахунки працівників, є виписка банку із даними про перерахування коштів та така відомість із позначкою банку, оскільки вона розшифровує, кому саме були перераховані кошти та їх суму, тобто, по суті, є первинним документом, який підтверджує виплату коштів (зарплати тощо) конкретним працівникам.