Особливості надання послуг орендованим екскаватором

Оформлення документів на послуги екскаватора

Для використання орендованого екскаватора підприємству необхідно укласти договір оренди з фізичною особою та оформлювати акти надання послуг своїм замовникам.

1. Договір оренди екскаватора

Між підприємством (орендар) та фізичною особою-власником екскаватора (орендодавець) укладається письмовий договір оренди (найму) транспортного засобу або обладнання, який підлягає нотаріальному посвідченню (ч. 2 ст. 799 ЦКУ). У договорі слід зазначити:

• Предмет договору (марка, модель, характеристики екскаватора).
• Строк оренди.
• Розмір, порядок та строки внесення орендної плати.
• Права та обов'язки сторін (хто відповідає за технічне обслуговування, ремонт, страхування тощо).
• Порядок приймання-передачі екскаватора.
• Інші умови за згодою сторін.

2. Акти приймання-передачі:

• Акт приймання-передачі екскаватора в оренду: Складається при передачі екскаватора від фізичної особи підприємству. Фіксує технічний стан екскаватора на момент передачі;
• Акти наданих послуг з оренди (щомісячні/періодичні): Якщо це передбачено договором, складаються для підтвердження факту користування екскаватором та є підставою для нарахування орендної плати фізичній особі;
• Акт приймання-передачі екскаватора з оренди: Складається при поверненні екскаватора фізичній особі.

3. Документи на надання послуг підприємством.
Коли підприємство надає послуги екскаватором своїм клієнтам, воно укладає з ними окремі договори про надання послуг та оформлює акти наданих послуг, які є підставою для розрахунків з клієнтами.

Оподаткування орендної плати фізичній особі

Підприємство, як податковий агент, зобов'язане утримувати та сплачувати до бюджету податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) за ставкою 18% та військовий збір (ВЗ) за ставкою 5% із суми орендної плати. В додатку 4ДФ виплата такого доходу, як орендна плата, відображається з ознакою доходу «127».

Коди КВЕД для послуг екскаватора

Вибір КВЕД залежить від характеру послуг, що надаються. Можливі різні варіанти згідно з Національним класифікатором України ДК 009:2010 "Класифікація видів економічної діяльності", залежно від виду виконуваних робіт. Наприклад, це може бути код:

• 43.12 "Підготовчі роботи на будівельному майданчику" (якщо екскаватор використовується для виконання земляних робіт: виймання ґрунту, планування та вирівнювання будівельних майданчиків, риття траншей, видалення скельних порід тощо).

Для точного визначення КВЕД рекомендується звернутися до органів статистики.

Як списувати пальне?

Для списання пального слід затвердити відповідні норми витрат. Для деяких видів техніки норми витрат ПММ затверджені:

• для експлуатації техніки в будівництві — наказом Держбуду від 12.01.2000 р. №9;
• на роботу дорожно-будівельних і спеціальних машин — наказом корпорації «Укравтодор» від 14.08.96 р. №156.

Якими первинними документами оформляти роботу екскаватора?

Донедавна такі форми існували для будівельних машин (в тому числі спеціальної автомобільної техніки) та механізмів. Вони були затверджені Наказом Мінстату від 13.06.1997 р. №149. Але з 22.10.2021 р. цей документ втратив чинність.

Тому кожне підприємство самостійно розробляє форму первинних документів, якими оформляє роботу спеціальної техніки. При розробці власних форм можна за зразок взяти форми, встановлені Наказом №149 для будівельних машин. Про ці форми можна почитати тут.

Як нараховувати оплату за надані послуги?

Нараховується на підставі підписаних актів наданих послуг (виконаних робіт) та відповідно до умов договорів із замовниками.

Якщо підприємство є платником ПДВ, на вартість наданих послуг нараховується ПДВ за ставкою 20%. Підприємство виписує та реєструє податкову накладну на замовника.

Для нарахування оплати за послуги екскаватором можна використовувати різні підходи, залежно від типу робіт, домовленостей із клієнтом та ринкових практик. Одиниця виконаних робіт може визначатися на основі часу, обсягу виконаної роботи або інших параметрів.

Ось основні варіанти:

1. Оплата за одиницю часу:

• Одиниця: Година, зміна (наприклад, 8 годин) або день роботи екскаватора;
• Як нараховувати: Встановлюється погодинна ставка (наприклад, 1000 грн/год) або фіксована ціна за зміну;
• Час роботи фіксується за допомогою журналу, GPS-трекера або домовленості з клієнтом;
• Переваги: Простий облік, підходить для робіт із непередбачуваним обсягом;
• Недоліки: Не враховує продуктивність чи складність робіт.

2. Оплата за обсяг виконаної роботи:

Одиниці:

• Кубічний метр (м³): Для земляних робіт, таких як копання траншей, котлованів, переміщення ґрунту;
• Тона (т): Для переміщення сипучих матеріалів (пісок, щебінь);
• Метр погонний (м): Для копання траншей або канав, де важлива довжина;
• Квадратний метр (м²): Для планування території або зняття верхнього шару ґрунту.

Як нараховувати: Вимірюється обсяг виконаної роботи (наприклад, об’єм викопаного ґрунту за геодезичними замірами або оцінкою). Ціна встановлюється за одиницю (наприклад, 50 грн/м³).

Переваги: Справедлива оплата, що залежить від результату.

Недоліки: Потребує точних замірів, що може бути складно на деяких об’єктах.

3. Фіксована оплата за проєкт:

• Одиниця: Завершений об’єкт або етап робіт (наприклад, викопаний котлован, підготовлена ділянка);
• Як нараховувати: Сторони заздалегідь оцінюють обсяг робіт і домовляються про фіксовану суму за весь проєкт;
• Переваги: Простота для клієнта, прогнозовані витрати;
• Недоліки: Ризик для виконавця, якщо обсяг робіт перевищить очікування.

4. Комбінований підхід:

• Поєднання часу та обсягу. Наприклад, мінімальна оплата за зміну плюс бонус за перевиконання певного обсягу робіт;
• Як нараховувати: Наприклад, 8000 грн за зміну + 30 грн за кожен додатковий м³ викопаного ґрунту.

Практичні рекомендації:

• Договір: Укладіть договір із клієнтом, де чітко вказано одиницю виміру, ціну та спосіб підтвердження виконаних робіт (акти, заміри, журнали);
• Облік: Використовуйте GPS-трекери, лічильники мотогодин або геодезичні інструменти для точного обліку.
• Тип ґрунту: Враховуйте складність робіт (наприклад, глина, пісок, кам’янистий ґрунт) при визначенні ціни;
• Витрати: Додавайте до вартості амортизацію техніки, паливо, зарплату оператора та логістику (доставка екскаватора);
• Ринкові ціни: Дізнайтесь середні ціни у вашому регіоні через аналіз конкурентів або консультації з іншими підрядниками.

Висновки:

• Оформлення документів: Необхідно укласти нотаріально посвідчений договір оренди екскаватора з фізичною особою, складати акти приймання-передачі та акти наданих послуг для клієнтів. Орендна плата оподатковується ПДФО (18%) та ВЗ (1,5%), відображається в 4ДФ з ознакою «127»;
• КВЕД та списання пального: Для послуг екскаватора підходить КВЕД 43.12 («Підготовчі роботи на будівельному майданчику»). Пальне списується за затвердженими нормами (накази Держбуду чи Укравтодору) або власними формами, розробленими на основі скасованого наказу Мінстату №149;
• Нарахування оплати за послуги: Оплата нараховується на основі актів виконаних робіт за одиницю часу (година/зміна), обсяг (м³, т, м, м²), фіксовану суму за проєкт або комбінований підхід. Платники ПДВ нараховують 20% ПДВ і реєструють податкову накладну.