Витрати на відрядження, які включають до податкових: перелік та підтвердження

ПКУ докладно прописує витрати, які можуть бути включені до складу податкових у разі відрядження фізосіб, у пп. 140.1.7:

— витрати на проїзд (у т. ч. перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження, всіма видами транспорту, у т. ч. на орендованому транспорті; чартерними рейсами; а також проїзд, що підтверджується електронним квитком (за наявності посадкового талона та документа про сплату);

— оплата вартості проживання у готелях (мотелях), витрати на найм інших житлових приміщень; витрати на бронювання місць у місцях проживання;

— витрати на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), які включено до готельних рахунків;

— оплата телефонних розмов;

— оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз);

— витрати на обов'язкове страхування, у т. ч. витрати на страхування життя або здоров'я відрядженої особи чи її цивільної відповідальності (у разі використання транспортних засобів), якщо згідно із законами країни відрядження або країн, територією яких здійснюється транзитний рух до країни відрядження, таке страхування є обов'язковим;

— інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, у т. ч. будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат.

Серед первинних документів, які підтверджують понесені працівником затрати, зокрема, мають бути:

1) транспортні квитки з термінами прибуття/вибуття до/з місця відрядження, транспортні рахунки (багажні квитанції), у т. ч. електронні квитки за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту; У разі використання електронного авіаквитка підставою для відшкодування витрат на його придбання є такий пакет документів (див. пп. 140.1.7 ПКУ):

— оригінал розрахункового документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунка, квитанція до прибуткового касового ордера тощо);

— оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира. За відсутності (втрати) посадкового талона віднести вартість електронного авіаквитка до складу податкових витрат сумнівно: адже ми порушуємо одну з вимог ПКУ. Тому радимо звертати на цей момент увагу працівників, які скеровуються у відрядження і купують електронні авіаквитки;

2) готельні рахунки або рахунки (чи інші документи) від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізособи, і терміни перебування, зазначені в них;

3) документи, що підтверджують витрати на отримання закордонного паспорта, візи (дозволу на в'їзд), та страхові поліси;

4) інші документи, що підтверджують понесені витрати.

Витрати, понесені у зв'язку з відрядженням, що не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються.

Важливо завжди пам'ятати, що згідно зі ст. 140 ПКУ витрати на відрядження є витратами подвійного призначення. Відповідно до пп. 140.1.7 ПКУ, будь-які витрати на відрядження можуть бути включені до складу податкових витрат за наявності документів, що підтверджують зв'язок відрядження з діяльністю платника, зокрема:

1) запрошення приймаючої сторони, діяльність якої збігається з діяльністю платника;

2) укладеного договору або контракту;

3) інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;

4) документів, що засвідчують участь особи, що відряджається, у переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, що проводяться з тематики, що збігається з господарською діяльністю СГД.