Коригування помилкової податкової накладної та штрафи

Статус помилкової ПН та інструмент виправлення

Податкова накладна, складена 28.11.2025 р. за відсутності постачання товарів/послуг або отримання коштів, класифікується як помилкова (або «зайва»). Оскільки об’єкта оподаткування не виникало, така ПН не підлягає відображенню у податковій звітності з ПДВ.

Єдиним нормативно визначеним способом анулювання такої накладної в ЄРПН є складання Розрахунку коригування (РК) з типом причини «103» (Повернення товару або авансових платежів).

Реєстрація РК покупцем: правило «дати отримання»

РК на зменшення суми компенсації до ПН, складеної на платника ПДВ, підлягає реєстрації отримувачем (покупцем).

У вашому випадку постачальник пропонує скласти РК датою помилкової накладної (28.11.2025 р.). Формально це призводить до того, що на момент складання РК у січні 2026 року граничні строки реєстрації за загальним правилом вже минули (для документів за листопад строк сплив 18 грудня).

Однак для покупців законодавство передбачає спеціальну норму, яка захищає від штрафів у разі затримки документообігу з вини постачальника.

Згідно з пп. 89 підрозд. 2 розд. ХХ ПКУ (який регулює строки на період воєнного стану та 6 місяців після нього), покупець має право зареєструвати «мінусовий» РК протягом 18 календарних днів з дня його отримання без застосування штрафних санкцій.

Тобто, до уваги береться дата отримання РК, а не дата самого РК. Хоча на практиці податкова служба орієнтується на дату самого РК, адже дати отримання РК покупцем вона не бачить. Тож податкова служба на цій підставі може накласти штраф, який потім доведеться оскаржувати.

Алгоритм безпечної реєстрації РК

Якщо ви погоджуєтесь на пропозицію постачальника прийняти РК датою 28.11.2025 р., для уникнення штрафів необхідно дотримуватися чіткої процедури:

Зафіксуйте дату отримання: Ваше програмне забезпечення для подання звітності (M.E.Doc, СОТА, ArtZvit тощо) повинно зафіксувати точний час та дату надходження РК від контрагента. Збережіть ці дані (скріншот, лог-файл, квитанцію доставки) як доказ на випадок запитів від ДПС.

Заповніть відповідне поле при реєстрації: Під час відправлення РК на реєстрацію в ЄРПН обов’язково заповніть поле «Дата отримання» (або аналогічне технічне поле в інтерфейсі програми), вказавши фактичну дату надходження документу у січні. Саме ця дата використовуватиметься системою ДПС для розрахунку граничного строку (18 днів).

Дотримайтеся строку: Зареєструйте документ не пізніше 18-го дня від зафіксованої дати отримання.

У разі порушення цього спеціального строку штрафні санкції будуть застосовані згідно з п. 90 підрозд. 2 розд. ХХ ПКУ (від 2% до 25% суми ПДВ залежно від кількості днів прострочення).

Альтернативний варіант: РК поточною датою

Якщо ви хочете мінімізувати ризики, ви можете запропонувати постачальнику скласти РК поточною датою (датою виявлення помилки у січні 2026 року).

Такий підхід також є прийнятним, оскільки РК з причиною «103» виконує технічну функцію відновлення ліміту в системі СЕА ПДВ, і його дата не впливає на період декларування податкових зобов'язань (адже операції не було). Це дозволить зареєструвати РК у стандартні строки для січня без застосування процедури підтвердження дати отримання.

Відображення у звітності та нова ПН

Декларація з ПДВ: Помилкова ПН та РК до неї не відображаються у декларації з ПДВ ні у постачальника, ні у покупця. Якщо постачальник помилково включив «зайву» ПН до зобов'язань за листопад, він повинен подати Уточнюючий розрахунок (УР) до декларації за цей період. РК у даному випадку не є підставою для коригування в декларації, а лише виправляє помилку в ЄРПН.

Нова Податкова накладна: Оскільки 31.12.2025 року було здійснено попередню оплату, ця подія є першою для реальної господарської операції (пп. 187.1 ПКУ). Постачальник зобов'язаний скласти та зареєструвати нову податкову накладну датою 31.12.2025 р.

Висновок: Приймати РК датою 28.11.2025 р. правомірно. Щоб уникнути штрафів, покупцю критично важливо зафіксувати дату отримання цього РК у січні та зареєструвати його протягом 18 календарних днів від цієї дати, керуючись нормами п. 201.10 ПКУ.