Оподаткування пального, наданого працівникам підприємства

Оподаткування операцій з пальним, яке використовують працівники, залежить виключно від мети такого використання. Існує два ключових сценарії: пальне використовується для виконання трудових обов'язків (у господарській діяльності) або в особистих цілях працівника.

Розглянемо обидва варіанти.

Варіант 1: Пальне використовується у госпдіяльності

Якщо працівник використовує пальне для виконання своїх трудових обов'язків (наприклад, для поїздок у справах компанії на службовому автомобілі), то податкових наслідків для нього не виникає.

Для працівника

Вартість пального не є його доходом, оскільки воно використовується для потреб підприємства. Відповідно, ПДФО та військовий збір не утримуються.

Для підприємства

Податок на прибуток

Вартість списаного пального включається до складу витрат підприємства.

ПДВ

Підприємство має право на податковий кредит з ПДВ, сплаченого при купівлі пального (пп. 198.3 ПКУ).

Належне документальне підтвердження зв'язку поїздок з господарською діяльністю. Основним документом для цього є подорожній лист або інший первинний документ, розроблений та затверджений на підприємстві, який фіксує маршрут, пробіг та обсяг використаного пального. Хоча типові форми подорожніх листів скасовано, підприємства можуть використовувати власні форми, що містять обов'язкові реквізити первинного документа згідно з ст. 9 Закону про бухоблік.

Варіант 2: Пальне використовується в особистих цілях працівника

Якщо працівник використовує службовий автомобіль та пальне, придбане за рахунок підприємства, у власних, не пов'язаних з роботою цілях (наприклад, поїздки у вихідні дні), вартість такого пального кваліфікується як додаткове благо.

Для працівника (оподаткування доходу)

ПДФО

Вартість пального, визнана додатковим благом, включається до загального місячного оподатковуваного доходу працівника згідно з пп. «е» пп. 164.2.17 ПКУ. База оподаткування ПДФО (18%) визначається із застосуванням «натурального» коефіцієнта (у 2025 році — 1,219512) (пп. 164.5 ПКУ).

Військовий збір

З вартості пального утримується військовий збір (5%) без застосування «натурального» коефіцієнта.

Відображення у звітності

Такий дохід відображається у додатку 4ДФ до єдиної звітності з ознакою доходу «126».

Для підприємства (податки та внески)

ЄСВ

Вартість пального, наданого працівнику як додаткове благо, розглядається як виплата індивідуального характеру, що входить до фонду оплати праці. На цю суму підприємство зобов'язане нарахувати ЄСВ (22%) на підставі пп. 2.3.4 Інструкції №5.

ПДВ

Оскільки пальне використано не в господарській діяльності, підприємство втрачає право на податковий кредит. Воно зобов'язане нарахувати компенсуючі податкові зобов'язання з ПДВ згідно з пп. «г» п. 198.5 ПКУ.

Податок на прибуток

Вартість пального списується на інші операційні витрати (наприклад, Дт 949 «Інші витрати операційної діяльності»).

Як уникнути оподаткування додаткового блага?

Щоб уникнути податкових нарахувань, працівник може повернути підприємству вартість пального, використаного в особистих цілях, внісши кошти до каси або на поточний рахунок підприємства.

Висновки:

1. Використання пального для службових потреб є найбільш вигідним варіантом: вартість пального відноситься на витрати, підприємство отримує податковий кредит з ПДВ, а у працівника не виникає жодних податків;
2. Використання пального в особистих цілях працівника трактується як додаткове благо. Це призводить до нарахування ПДФО та ВЗ для працівника (які сплачує підприємство) та обов'язку підприємства нарахувати компенсуючі зобов'язання з ПДВ. ЄСВ у такому випадку не нараховується;
3. Будь-яке використання пального, яке не підтверджене документально як господарське, автоматично може бути розцінене перевіряючими органами як надане в особистих цілях з відповідними податковими наслідками.