Помилково провели видаткову накладну на товар та зареєстрували ПН: як виправити?

Запитання:

ТОВ - платник ПДВ та податку на прибуток (квартальний). У грудні 2018 року поставило товар, надало накладну та зареєструвало ПН. Включило ці суми до декларації з ПДВ за грудень та до річної декларації з прибутку. Зворотньої накладної з підписами покупця не отримало. Оплати не було. Інших підтвердних документів теж нема. На даний час покупець вимагає скасувати податкові накладні, оскільки, на його думку, не було поставки. Постачальник не має можливості довести зворотнє. Оформляти документи на повернення покупець відмовляється, оскільки говорить, що у нього цей товар не оприбуткований. Які податкові та бухгалтерські наслідки цієї ситуації для постачальника? Як це все відобразити в обліку?

Відповідь:

Якщо виходити з того, що постачальник не може довести факт постачання товару, то цю ситуацію слід розглядати як відсутність господарської операції взагалі і, відповідно, як помилку в обліку постачальника. Дійсно, постачальник повинен був пересвідчитися в тому, що госпоперація завершена і постачання відбулося, а для цього потрібно було отримати від покупця другий примірник видаткової накладної з підписом особи, яка прийняла товар, та мати довіреність від покупця на таку особу, яка уповноважує її прийняти товар від постачальника.

Документи на повернення товару від покупця в даному випадку не можна оформити, тому що покупець цей товар не отримував, не оприбутковував і тому повернути його не може.

Отже, слід розглядати бухгалтерські записи, що зроблені в обліку постачальника за цією відатковою накладною, як помилкові записи, а саму цю видаткову накладну до уваги не брати і не вважати її первинним документом – оскільки доведеного факту господарської операції не було.

Це рішення оформлюється бухгалтерською довідкою. На нашу думку, наказу керівника видавати не потрібно, оскільки формально це помилка тієї особи, яка веде бухоблік та складає звітність – оскільки до обліку було прийнято недооформлений документ. Саме тому буде достатньо бухдовідки. Як її скласти та оформити, ми писали тут.

В даному випадку у бухдовідці слід буде навести бухгалтерські записи, фактично здійснені за помилковою видатковою накладною в грудні 2018 р., зробити коригуючі записи та вивести суму, яка вплинула на балансові рахунки внаслідок виправлення помилки – для прикладу див. таблицю (суми умовні):

Примітки до таблиці:

*) коригуючі записи робляться у кореспонденції з рахунком нерозподіленого прибутку на дату складання бухдовідки;

**) після цього запису на складі буде обліковуватися залишок цього товару, який був зазначений у видатковій накладній. Його потрібно буде врегулювати окремо в залежності від ситуації, зокрема, він підлягає подальшому списанню (Дт 947 Кт 281), якщо цього товару фактично вже немає і він був втрачений під час операції, що розглядається. Якщо ж виявиться, що фактично товар є в наявності, то в цьому випадку буде просто відновлений його залишок на складі. Також після цієї операції залишок нерозподіленого прибутку буде зменшено на 450 грн – 250 грн власне відкоригованого прибутку 2018 року та 200 грн суми ПДВ, що залишається невідкоригованою на дату складання довідки;

***) Коригування ПДВ можна буде зробити лише після реєстрації РК до ПН на це помилкове постачання. Пропонуємо кореспонденцію субрахунку 641 з субрахунком 719, оскільки в 2018 році на суму ПДВ було зменшено дохід, а отже, зараз треба навпаки, - збільшити дохід. Це вже не дохід від продажу товарів, але він залишається операційним доходом, тому обираємо субрахунок 719. Рахунок 441 тут вже не задіяний, тому що коригування ПДВ відбувається в поточному періоді на підставі реєстрації РК до ПН.

Оскільки помилкові записи були здійснені ще у 2018 році, фінансову звітність за 2018 слід виправляти за правилами, передбаченими П(С)БО 6 – шляхом коригування сальдо нерозподіленого прибутку (за умовами прикладу – на 450 грн). Сума ПДВ буде відкоригована у поточній фінансовій звітності за 2020 рік (тобто за той рік, в якому буде зареєстрований РК до ПН).

Як скласти такий РК на сторнування показників ПН, ми писали тут>>

Звертаємо увагу, що цей РК підлягає реєстрації в ЄРПН отримувачем товарів/послуг, на якого була складена така податкова накладна, тобто тим покупцем, на кого була складена податкова накладна, що коригується. Декларацію з ПДВ за грудень не потрібно вже виправляти, оскільки ПН вже зареєстровано, і виправлення декларації за грудень з виключенням з неї зареєстрованої ПН  призведе до виникнення суми перевищення у грудні 2018 року. Натомість у поточній декларації з ПДВ слід буде відобразити зареєстрований РК, таким чином ПЗ з ПДВ за поточний період будуть зменшені.

Внаслідок зменшення суми оподатковуваного фінрезультату слід виправити і податкову декларацію з податку на прибуток за 2018 рік (оскільки помилка виникла у грудні 2018 року). Якщо 2018 рік був збитковим і неправильна сума збитку за 2018 р. вплинула на показники подальших декларацій з  податку на прибуток, їх теж слід буде виправити. Більш докладно про виправлення декларації читайте тут, тут та тут>>