Співпраця благодійної організації з волонтерами: відшкодування витрат

Запитання: 

Благодійна організація бажає співпрацювати з волонтерами.

1) Чи може штатний працівник, в тому числі керівник, зареєструватись як волонтер, а благодійна організація потім укласти з ним договір, як з зареєстрованим волонтером? 

2) Якщо на виконання завдання благодійною організацією зі штатним працівником заключено договір доручення, чи має вона право за цим договором відшкодувати йому витрати на харчування? 

3) Чи має право благодійна організація відшкодувати та включити до витрат витрати на таксі для зареєстрованого незалежного волонтера за підписаним з ним договором доручення?

Відповідь:

1. Чи може штатний працівник, в тому числі керівник, зареєструватись як волонтер, а благодійна організація потім укласти з ним договір, як з зареєстрованим волонтером? 

Волонтер – це фізична особа, яка добровільно здійснює соціально спрямовану неприбуткову діяльність шляхом надання волонтерської допомоги (ч. 1 ст. 7 Закону №3236).

Організації та установи, які є неприбутковими та внесені до Реєстру неприбуткових установ та організацій, можуть на підставі ч. 1 ст. 5 Закону №3236 залучати волонтерів до своєї діяльності.

Зі ст. 1 Закону №3236 випливає, що волонтерська діяльність – це добровільна, соціально спрямована, неприбуткова діяльність, що здійснюється волонтерами шляхом надання волонтерської допомоги. Волонтерська допомога – це роботи та послуги, що безоплатно виконуються і надаються волонтерами. 

Тож, якщо люди добровільно беруть участь в роботі благодійної організації на волонтерських засадах, то вони є волонтерами і заробітна плата їм за це не нараховується та не виплачується. Відповідно, робота волонтерів не обмежується в часі, не потребує обліку та не впливає на статус благодійної організації.

Звісно, такі люди можуть працювати у благодійній організації й як наймані працівники, яким потрібно нараховувати зарплату за виконану роботу з дотриманням всіх норм трудового законодавства. 

Тому, якщо благодійна організація має найманих працівників, в т.ч. директора, які дотримуються трудового розпорядку, мають робоче місце, знаряддя праці, надані благодійною організацією, гарантований час відпочинку, страховий стаж, оплату праці, лікарняні та відпускні – гарантовані укладеним з ними трудовими договорами, то займатися волонтерством вони зможуть у вільний від роботи час.

Тож неприбуткова організація має право залучати до своєї діяльності волонтерів, на підставі:

• договору про провадження волонтерської діяльності, укладеного з такою організацією чи установою, або без такого договору (ч. 2 ст. 7 Закону №3236);
• видавати волонтерам посвідчення, що засвідчують їх особу та вид волонтерської діяльності в межах організації (ч. 2 ст. 5 Закону №3236).

Щодо роботи з зареєстрованими волонтерами

Згідно з ст. 7 Закону №3236 волонтерами можуть стати громадяни України, іноземці та особи без громадянства, які перебувають в Україні на законних підставах, які є дієздатними. 

Волонтери можуть надавати допомогу індивідуально. 

Проте, згідно з ст. 7 Закону №3236 зобов’язані повідомляти отримувачів волонтерської допомоги про те, що вони не співпрацюють з організаціями та установами, що залучають до своєї діяльності волонтерів. Посвідки таким волонтерам видають підрозділи Територіальної оборони, Збройні сили України, Держслужба з надзвичайних ситуацій та органи місцевої влади.

В Україні не існує єдиного державного реєстру волонтерів. Тож, щоб бути волонтером, дозвіл чи окрема реєстрація не потрібні. Тож можна волонтерити самостійно або стати членом волонтерської групи чи організації.

Проте є податковий реєстр волонтерів, який має на меті реєстрацію волонтерів-благодійників в органах ДПС виключно для того, щоб звільнити від оподаткування благодійні кошти, які волонтер збирає на свої особисті рахунки.  Докладніше про це – тут та тут. 

Отже, якщо волонтер не займається збором коштів на благодійні цілі, йому не потрібно ніде реєструватися, такий реєстр відсутній.

Таким чином, якщо Благодійна організація має намір співпрацювати з волонтерами з числа найманих працівників та її керівником, то реєстрація не відбувається, це потрібно тільки у разі збору ними коштів. Оформлятиметься така співпраця договором про провадження волонтерської діяльності та надання їм посвідчення волонтера. Працювати волонтерами вони зможуть лише у вільний від роботи час на безоплатній основі.

2. Чи має право благодійна організація відшкодувати та включити до витрат витрати на таксі для зареєстрованого незалежного волонтера за підписаним з ним договором доручення?

Ще раз наголошуємо, що з волонтерами укладається договір про провадження волонтерської діяльності, а не договір доручення.

Можна відшкодовувати волонтерам витрати, пов’язані з наданням ними волонтерської допомоги, передбачені ст. 11 Закону №3236 (пп. 165.1.65 ПКУ та ч. 2 ст. 5 Закону №3236), а саме:

• витрати на проїзд (включаючи перевезення багажу) до місця здійснення волонтерської діяльності;
• витрати на отримання візи;
• витрати на харчування, коли волонтерська діяльність триває більше 4 годин на добу;
• витрати на проживання у разі відрядження волонтера до іншого населеного пункту для провадження волонтерської діяльності, що триватиме більше 8 годин;
• витрати на поштові та телефонні послуги, пов’язані із здійсненням волонтерської діяльності;
• витрати на проведення медичного огляду, вакцинації та інших лікувально-профілактичних заходів, безпосередньо пов'язаних з наданням волонтерської допомоги.

Отже, враховуючи вищезазначене, оскільки серед переліку витрат, які можна відшкодовувати волонтеру передбачено витрати на проїзд, вважаємо, що благодійна організація матиме право відшкодувати йому витрати на проїзд таксі за наявності підтвердних документів (касовий чек чи розрахункова квитанція) та за дозволом керівника. Якщо керівник надасть дозвіл на відшкодування витрат на таксі волонтеру без підтвердних документів, то витрати на таксі будуть для нього доходом у вигляді додаткового блага з відповідним оподаткуванням.

Якщо організація планує відшкодування витрат, пов’язаних із наданням волонтерської допомоги, між волонтером та неприбутковою організацією обов’язково укладається договір про провадження волонтерської діяльності, такий договір має відповідати вимогам законодавства, зокрема, ст. 9 Закону №3236.

Крім того, відшкодування неприбутковою організацією особі — волонтеру, з якою укладено договір про провадження волонтерської діяльності, документально підтверджених витрат, не включаються до його загального місячного (річного) оподатковуваного доходу на підставі пп. 165.1.64 та пп. 165.1.65 ПКУ. ЄСВ також не буде. Адже витрати, що відшкодовуються, не є ані зарплатою, ані винагородою за виконані роботи, надані послуги за цивільно-правовим договором.

Незалежний волонтер не співпрацює з благодійними організація, тому понесені витрати він здійснює власним коштом.

Щодо включення до витрат відшкодованих волонтеру витрат на таксі, з яким укладено договір про провадження волонтерської діяльності, то, вважаємо, що це робити можна, оскільки витрати пов’язані з виконанням завдань та цілей благодійної організації. 

3. Якщо на виконання завдання благодійною організацією зі штатним працівником укладено договір доручення, чи має вона право за договором доручення відшкодувати йому витрати на харчування? 

Звертаємо увагу, що з волонтерами укладається договір про провадження волонтерської діяльності, а не договір доручення.

Волонтерам, які є працівниками благодійної організації, можна відшкодовувати лише ті витрати, які пов’язані з наданням ними волонтерської допомоги у вільний від роботи час, і які передбачені ст. 11 Закону №3236 (п. 165.1.65 ПКУ та ч. 2 ст. 5 Закону №3236), серед яких, зокрема, витрати на харчування, якщо волонтерська діяльність триває більше 4 годин на добу.

Отже, оскільки серед переліку витрат, які можна відшкодовувати волонтеру, передбачено витрати на харчування, то благодійна організація має право їх відшкодувати за умови, якщо його діяльність триватиме більше 4 годин на добу, і знову ж таки на підставі підтвердних документів.